Buku Besar atau biasa disebut juga dengan General Ledger merupakan langkah kedua dalam siklus akuntansi setelah pencatatan transaksi kedalam jurnal. Buku Besar yang berisikan hasil dari mutasi-mutasi transaksi hasil postingan dari jurnal ini berfungsi untuk melihat kumpulan-kumpulan mutasi per akun, saldo awal, serta saldo akhir yang nantinya akan digunakan lagi untuk membuat jurnal penyesuaian sampai kepada laporan keuangan.

Secara konvensional, untuk memposting jurnal ke dalam buku besar diperlukan adanya ketelitian dalam proses menghitung satu persatu nilai akun yang masih terdapat dari jurnal dengan menambahkan atau mengurangi nilainya berdasarkan posisinya yan dari debit atau kredit. Jika sudah ditemukan nilai akhirnya, maka barulah nilai saldo akhir yang telah diperoleh tersebut dapat dimasukkan ke dalam akun yang berada di buku besar, begitu pula dengan akun-akun lainnya sehingga nilai aktiva dan pasiva bisa seimbang.

Tentunya saja cara seperti ini cukup rumit dan masih rentan akan terjadinya kesalahan. Dan yang paling umum dan banyak terjadi adalah terjadinya ketidakseimbangan antara posisi aktiva dan pasiva di Buku Besar. Jika sudah terjadi seperti ini, maka langkah selanjutnya dalam membuat laporan keuangan juga masih belum bisa dilakukan. Dengan terjadinya peristiwa seperti ini juga, sudah sepantasnya kita harus mencari perangkat untuk mendukung pencatatan secara otomatis. Perangkat yang dimaksudkan disini adalah berupa software General Ledger (GL).

Software General Ledger merupakan software akuntansi yang digunakan untuk mencatat segala macam jenis transaksi jurnal, buku besar, sampai dengan menghasilkan laporan keuangan seperti Neraca, Laba-Rugi, Arus Kas, dan lain sebagainya secara otomatis. Software General Ledger biasanya dibuat secara lebih sederhana untuk mencatat data-data master (akun, nama, dan lain sebagainya) dan jurnal double entry yaitu berupa posisi debit dan kredit yang langsung berada di form yang sebelumnya sudah disediakan pada setiap menunya masing-masing.

Penerapannya sebenarnya hanya cukup memasukkan akun-akun yang nantinya akan dilibatkan pada jurnal, kemudian isi data-data penunjang lainnya, seperti: nama tujuan, nilai kurs (jika menggunakan mata uang asing), departemen, dan lain sebagainya. Ketika pengguna telah memutuskan untuk merekam transaksi jurnal tersebut, maka sistem secara otomatis sudah memposting jurnal ke dalam buku besar sekaligus langsung menghasilkan laporan keuangan tanpa harus menutup buku akhir bulan terlebih dahulu.

Karena begitu mudah dan simpelnya software General Ledger ini, namun hanya mendukung untuk pencatatan jurnal double entry saja tidak sama seperti software akuntansi yang jauh lebih lengkap untuk proses pencatatan transaksi yang jauh lebih spesifik, software General Ledger ini memang sangat tepat untuk digunakan dalam proses dari alur bisnis yang terbilang masih sederhana tanpa adanya kontrol terhadap persediaan, bahkan untuk proses pencatatan keuangan bagi pembukuan rumah tangga.

Saat ini sudah sangat banyak para penyedia software General Ledger yang membuat hanya berdasarkan keperluan dan kebutuhannya saja, sehingga banyak juga variasi dan jenis dari fasilitas yang dimasukkan.
Ada juga yang sudah menyediakan software seperti ini tanpa ada bayaran apapun alias dengan cuma-cuma.

Secara umum standar dari fitur-fitur dan fasilitas dalam software General Ledger ini adalah meliputi:

1. Data-data untuk master (nama, akun, departemen, dan lain sebagainya).
2. Fitur Jurnal Umum Double Entry (debit-kredit).
3. Mampu menampilkan dan mencetak voucer jurnal (journal voucher).
4. Menyediakan fasilitas Buku Besar (General Leder).
5. Fitur Neraca Saldo.
6. Fitur Neraca.
7. Laporan Laba-Rugi.
8. Fasilitas Ekspor laporan (Biasanya yang paling banyak adalah berupa file JPEG, Excel dan PDF).

Beberapa keuntungan dalam menggunakan bantuan dari software General Ledger (GL), yaitu:

1. Memiliki tampilan yang sangat sederhana, sehingga akan bisa digunakan oleh kebanyakan orang yang sebenarnya hanya mengetahui tentang pembukuan keuangan dasar saja.
2. Penggunanya hanya perlu menginput jurnal umum pada satu tempat dengan cara memasukkan akun-akun yang terkait tanpa harus mengatur ulang akun pentingnya (control account).
3. Laporan keuangan akan langsung dapat dilihat tanpa harus didahului dengan langkah tutup buku akhir bulan/tahun.
4. Ukuran database sangat ringan karena tidak memiliki alur yang lebih kompleks.

Namun software General Ledger ini juga memiliki beberapa keterbatasan, yaitu:

• Tidak mengutamakan tampilan yang user friendly, karena hanya lebih berfokus kepada pencatatan yang lebih sederhana.
• Lebih beresiku untuk terjadinya kesalahan pengguna dalam memasukkan akun-akun (keterbalikan akun) pada jurnal karena salah penginputan akun yang sudah dilakukan dengan bebas oleh si penggunanya.
• Kurang efektif jika diterapkan oleh jenis bidang usaha dengan alur bisnis yang lebih spesifik. Seperti contoh transaksi procurement, transaksi yang lebih banyak melibatkan barang-barang, harta tetap, produksi, dan lain sebagainya.
• Kurang efektif dan efisien apabila diterapkan oleh jenis usaha yang memiliki frekuensi transaksi yang terlalu sering dan rutin, misalnya seperti transaksi yang terjadi secara berulang-ulang (recurring).
• Tidak dapat mengontrol persediaan, hutang-piutang jatuh tempo, dan lain sebagainya.

Dari berbagai keunggulan dan keterbatasan tersebut setidaknya akan bisa dijadikan sebagai salah satu dasar acuan apakah bisnis Anda sudah sangat cukup untuk hanya menggunakan software General Ledger saja, ataukah harus menggunakan lebih daripada itu. Semoga bisa bermanfaat bagi Anda sekalian dan salam sukses.

Apabila pembaca sekalian membutuhkan software Accounting, serta software HRD dan Payroll silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda!