Pada kesempatan kali ini implementor software akuntansi akan memberikan tips tentang pengelolaan kas kecil (Petty Cash). Pertama-tama kita perlu mengetahui definisi sebenarnya dari kas kecil, kas kecil (Petty Cash) merupakan uang tunai yang sudah disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif lebih kecil dari pengeluaran uang perusahaan dan menjadi tidak ekonomis jika dibayarkan melalui check atau transfer Bank. Tujuan dari dibentuknya dana dari kas kecil adalah untuk menunjang berbagai kegiatan operasional perusahaan seperti halnya untuk membeli keperluan-keperluan kantor yang besarnya transaksi hanya cukup jika dibayarkan dengan menggunakan uang tunai saja.

Berikut ini merupakan beberapa tips untuk mengelola kas kecil (Petty Cash) dari implementor software akuntansi:

• Penetapan Metode yang Digunakan.

Penetapan dana kas kecil yang dilakukan pada awal pembentukan kas kecil. Dana yang akan dialokasikan harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan hindari untuk pengalokasian dana yang terlalu besar dari berbagai kebutuhan perusahaan. Sesuaikan dana kas kecil dengan histori dari pengeluaran kas kecil untuk pembayaran-pembayaran dari kegiatan operasional. Kegiatan seperti ini biasanya akan dicatat pada pos beban administrasi dan umum (administrative and general expense). Pengeluaran-pengeluaran yang membutuhkan adanya dana kas kecil biasanya melibatkan pembayaran untuk membeli Alat Tulis Kantor (ATK), materai, air minum, listrik, air, pulsa, dan beberapa beban-beban lain yang memiliki sifat harus segera dilunasi.

Hal yang paling mendasar yang harus dilakukan oleh perusahaan pada saat membentuk kas kecil adalah penentuan metode seperti apa yang nantinya akan digunakan untuk mencatat kas kecil. Perusahaan dapat memilih salah satu diantara dua macam metode pencatatan dari kas kecil.

Pertama dengan menggunakan metode tetap (Imprest Fund System), dan yang kedua adalah dengan menggunakan metode fluktuatif (Fluctuating fund system).

“Perbedaan pada kedua jenis metode tersebut terletak pada pencatatan saat pengisian kembali dana dari kas kecil.”

Jika menggunakan metode fluktuatif, maka jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (menyesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan). Metode seperti ini sangat cocok untuk digunakan pada jenis perusahaan yang memilki kegiatan operasional yang juga tidak menentu. Penepatan jumlah kas kecil sebesar sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.

Seperti contoh: Perusahaan telah menetapkan jumlah kas kecilnya adalah sebesar Rp 10.000.000,-, kemudian dari total dana tersebut hanya digunakan sebagian, maka pada saat pengisiannya kembali adalah sebesar uang yang sudah dikeluarkan tersebut.

Misalnya pada tanggal 1 Desember 2014 dana dari kas kecil adalah sebesar Rp 10.000.000,- dan Transaksi yang terjadi pada bulan Desember adalah sebagi berikut:

Dengan cara menggunakan metode Fluktuatif dari transaksi-transaksi seperti diatas akan dicatat dengan cara sebagai berikut:

Pada tanggal 31 Desember 2018 tidak perlu dilakukan pembuatan jurnal penyesuaian lagi karena, kasir sudah membukukan transaksi pada setiap tejadinya transaksi setiap periodenya.

Manfaat dari mengunakan metode Fluktuasi (Fluctuating fund system) adalah:

1. Saldo kas kecil dapat diketahui setiap saat.
2. Apabila dana dari kas kecil tidak cukup, maka administrasi atau petugas dari kas kecil dapat meminta untuk mengambil dananya kembali.
3. Sangat mudah untuk dilakukan pengontrolan terhadap buku kas.
Akan tetapi perusahan harus tetap memperhatikan bahwa dengan cara menggunakan metode seperti ini maka pengeluaran yang akan terjadi tidak akan mudah untuk bisa ditelusuri.

….. Berlanjut

Nah, itulah sedikit tips tentang bagaimana caranya dalam mengelola kas kecil. Apabila pembaca ingin memahami secara lebih mendalam bagaimana cara untuk mengelola kas kecil, membutuhkan konsultasi seputar manajemen perusahaan, dan membutuhkan Software Accounting para pembaca sekalian dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak  081-8521172 (Owner) atau 081-252-982900 (Office). Kami siap membantu Anda, terimakasih salam sukses dan sampai bertemu lagi pada pembahasan artikel selanjutnya.