Pada Kesempatan kali ini praktisi software akuntansi akan membahas artikel tentang apa saja TUGAS UTAMA dari seorang staff pembelian? Berikut ini adalah beberapa pembahasannya detailnya.
Pada jenis perusahaan dagang dan manufaktur, seorang staff pembelian harus mampu berperan pada beberapa tugas dan fungsi sebagai berikut, yaitu:
1. Fungsi pembelian harus menyediakan barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Memahami, menganalisa dan menyediakan kebutuhan bagi perusahaan merupakan tugas utama dari staff pembelian. Seorang staff pembelian berhak untuk menolak pengajuan pembelian jika setelah dianalisa ternyata barang yang akan dibeli tersebut tidak terlalu berguna bagi perusahaan dan tidak sesuai dengan anggaran yang sudah ditentukan.
2. Melakukan seleksi para calon pemasok (suplier), memilih jenis barang apapun yang disediakan oleh supplier baik dari sisi jenis, kualitas, atau harga. Karena untuk tahap ini akan sangat menentukan bagaimana langkah selanjutnya bagi perusahaan. Maka tidak bisa langsung menetapkan secara sembarangan. Barang yang sudah digunakan harus benar-benar sesuai dengan jenis barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Seorang staff pembelian dapat mencari pemasok menggunakan internet, mengirim email penawaran, melakukan telepon, atau mendapatkan informasi dari rekan kerja yang lain. Intinya adalah semakin banyak sumber informasi yang dimiliki, maka akan menjadi semakin tepat pula keputusan dalam memilih supplier.
3. Menjalin kontrak kerjasama untuk jangka panjang dengan pihak supplier. Bagi perusahaan yang persediaannya lebih banyak menggunakan bahan baku impor, setidaknya harus memiliki beberapa rekanan yang dapat mendukung dan bisa bekerja sama untuk jangka panjang. Karena untuk bahan-bahan impor sendiri harganya juga sangat dipengaruhi oleh bagaimana keadaan pasar saat ini, inflasi, kurs dan kebijakan pemerintah (Misalnya Pajak).
Kerjasama dalam wakt jangka panjang dapat dilakukan oleh pihak manajemen dengan menetapkan persetujuan (hak dan kewajiban secara tertulis) bersama atau yang lebih banyak dikenal dengan Memorandum Of Understanding (MOU). “Akan tetapi pada pembahasan dari artikel ini praktisi software akuntansi hanya akan lebih berfokus kepada hak-hak dari para pembeli. Beberpa manfaatnya adalah sebagai berikut:
• Pembeli diperbolehkan untuk menukarkan barangnya kepada penjual jika barang yang diterima sudah rusak.
• Jika pembeli telah menyerahkan uang muka pembelian (Misalnya hanya 10%), maka penjual berkewajiban untuk mengirimkan barangnya.
• Pembelian berhak untuk menentukan waktu penerimaan barang disesuaikan dengan kebutuhan dari sipembeli itu sendiri.
• Pembeli berhak untuk memutuskan kontrak kerja sebelum masa kontrak berakhir jika menurut pertimbangan dari si pembeli berat sebelah atau sangat tidak menguntungkan bagi pembeli.
• Pembeli menggunakan harga beli sebagai standar maksimal pada saat pembayaran, berdasarakan dari isi kontrak.
• Pembeli berhak untuk memberikan sanksi kepada suplier atas kerugian yang sudah diterima oleh pembeli dikarenakan keterlambatan dari supplier dalam mengirimkan barang.
• Pembeli berhak untuk mendapatkan potongan harga atas ketelambatan pengiriman barang yang sudah dilakukan oleh supplier.
• Pembeli tidak berhak menanggung beban yang dialami oleh supplier atas apa yang sudah terjadi selama masa pengiriman.
Misalanya, kerusakan barang akibat dari kecelakaan yang terjadi pada saat proses pengiriman.
4. Bekerja sama dengan departeman lainnya seperti: Fungsi produksi yang meliputi staff bagian gudang, staff bagian produksi, staff packing, staff penjualan dan fungsi Keuangan meliputi finance dan accounting.
5. Setelah para pemasok sudah terpilih, maka anggaran akan langsung ditentukan, selanjutnya adalah melakukan pemesaan. Staff pembelian akan membeli barang berdasarkan permintaan dari perusahan. Permintaan (Formal) seperti itu biasanya berbentuk tertulis yang nama dokumennya adalah berupa Purchase Requestion Form (Formulir Permintaan Pembelian). Fungsi pembelian sebaiknya juga harus menyediakan barang-barang kebutuhan perusahaan dengan tepat waktu dan harus sesuai dengan informasi yang sudah tertulis pada formulir tersebut.
6. Staff pembelian juga diharapkan mampu memantau perkembangan pesanan, sudah sampai sejauh mana barang yang sudah dikirim. Menanyakan juga tentang kapan waktu barang tersebut agar dapat diterima, sehingga informasi tersebut dapat langsung diteruskan kepada fungsi produksi. Selain itu meginstruksikan kepada fungsi gudang agar menyediakan tempat pada persedian baru yang nanti akan diterima. Sebagai pengendalian atas penerimaan barang, maka staff pembelian harus memberikan salinan dokumen Purchase Order kepada staff gudang agar diperiksa tentang keseuaian antara barang yang sudah diberli dengan barang yang telah dikirim oleh supplier.
7. Jika pembelian dilakukan secara tunai dan dibayar pada saat barang sudah sampai di tempat. Maka, fungsi pembelian juga harus bertanggungjawab untuk membayar barang yang telah diterimanya tersebut. Pembelian dalam jumlah besar biasanya akan langsung dibayar melalui transfer Bank. Akan tetapi berdasarkan sepengetahuan kami, perusahaan akan lebih banyak yang membeli dengan cara kredit dan akan dibayarkan beberapa kali sebelum masuk waktu jatuh temponya.
Bukti transaksi yang juga meliputi, purchase order, bukti pembayaran dan lain sebagainya harus di filling didokumentasikan agar dapat ditelusuri jika suatu saat dibutuhkan kembali. Misalnya untuk kebutuhan pemeriksaan keuangan (Audit).
Sebagai tambahan, staff pembelian harus memiliki pedoman dalam melakukan pembelian. Prinsip tersebut bertujuan untuk mengkolaborasikan antara fungsi pembelian dengan fungsi-fungsi lainnya yang berkaitan. Berikut ini adalah beberapa prinsip-prinsipnya:
• Staff pembelian juga harus mampu dalam membeli barang-barang dengan harga yang lebih tepat. Dapat diartikan sesuai dengan anggaran, dan juga harus menguntungkan.
• Staff pembelian harus mampu memperhitungkan berapa banyak barang yang dibutuhkan dan akan dibeli.
• Staff pembelian harus mampu mengatur waktu datangnya barang dagangan. Proses produksi tidak diijinkan untuk menunggu sampai barang datang, jadi harus menyediakan barang sebelum barang akan habis.
• Staff pembelian harus mampu mengatur barang yang datang, membantu kelancaran proses produksi.
• Barang yang sudah dibeli harus bermutu, dan telah ditentukan sesuai dengan pilihan yang paling menguntungkan bagi perusahaan.
• Staff pembelian harus membeli barang yang berasal dari sumber yang tepat, dan gabungan dari kelima prinsip di atas.
Nah, demikianlah sedikit penjelasan dari praktisi software akuntansi tentang apa saja tugas utama dari seorang staff pembelian sampai bertemu kembali pada pembahasan artikel selanjutnya (IRW). Apabila para pembaca ingin memahami dengan lebih mendalam tentang manajemen dan apa saja tugas-tugas dari staff pembelian khusunya adalah untuk job deskripsi mereka, membutuhkan konsultasi, membutuhkan software accounting, dan perbaikan proses bisnis para pembaca dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.
