Pada artikel sebelumnya yang berjudul tentang “STARTEGI MENGURANGI BIAYA PERSEDIAAN DENGAN CARA MEMBUAT ANGGARAN LEBIH TEPAT” sudah pernah diuraikan tentang apa saja manfaat dari pembuatan anggaran keuangan perusahaan. Tujuan utamanya adalah untuk mengurangi atau menekan biaya perusahaan untuk meningkatkan profit dan memperbaiki kesehatan keuangan perusahaan.
Berikut ini merupakan kelanjutan dari beberapa strategi mengurangi biaya persediaan pada artikel sebelumnya:
1. Memanfaatkannya untuk proses Riset.
Memanfaatkan persediaan-persediaan yang sudah usang untuk keperluan research and development (R&D) tampaknya masih dapat digunakan oleh tim manajemen sebagi salah satu kebijakan. Penggunan persediaan yang berkualitas bagus untuk tujuan pengembangan produk akan cukup beresiko pada penambahan beban, dan biaya kesempatan. Perusahaan akan semakin kehilangan kesempatan untuk memproduksi barang-barang yang lebih banyak. Menurunkan kapasitas produksi, harga pokok akan menjadi lebih tinggi. Lain halnya jika menggunakan barang-barang yang sudah usang. Tim pengembang tidak perlu banyak khawatir jika memang hasil riset gagal. Percobaan masih dapat dilakukan kembali dengan cara menggunakan persediaan yang sudah usang.
2. Memeriksa kondisi safety stock perusahaan.
Untuk menjaga agar proses produksi tidak terhambat akibat dari kekurangan persedian, maka biasanya perusahaan akan menetapkan besarnya persediaan pengaman (Safety stock). Akan tetapi jika letak, layout persediaan tersebut tidak mudah untuk di akses atau malah terabaikan dari pemeriksaan, maka akan menjadi permasalahan baru. Persedian tersebut juga akan menjadi sekumpulan barang-barang usang yang nantinya akan berakibat menjadi beban perusahaan.
Mengatasi permasalahan diatas harus dengan beberapa langkah seperti: merevisi nilai persediaan pengaman, menselaraskan antara jumlah permintaan produksi dengan jumlah safey stock. Semakin sering permintaan yang berubah-ubah, maka akan menjadi semakin besar pula untuk resiko terjadinya kehabisan persediaan (stock out). Karena untuk resiko stock out besarnya sama dengan besarnya variasi dari permintaan barang.
Menentukan waktu tunggu yang jauh lebih tepat. Termasuk juga waktu tunggu produksi, transportasi, inspeksi atau yang lainnya. Waktu yang memang dibutuhkan dari mulai memesan barang sampai dikirimkan kepada pembeli menjadi lebih bervariasi. Maka untuk menentukan berapa besarnya safety stock yang memang harus diselaraskan dengan variasi waktu tunggunya.
Setiap perusahaan akan selalu dihadapkan pada jumlah permintaan yang akan berubah-ubah, kadang tinggi kadang juga rendah. Idealnya adalah perusahaan akan berusaha untuk tetap bisa melayani semua permintaan dari para konsumen, menetapkan service level 100%, setiap barang-barang yang sudah ditawarkan akan terserap oleh semua konsumen. Agar tidak sampai mengecewakan konsumen manajemen semestinya untuk menyediakan persediaan yang jauh lebih bervariasi (Heterogen) atau dari jumlahnya yang semakin lebih banyak. Tingkat toleransi atas permintaan yang sama sekali tidak terpenuhi inilah yang sangat perlu untuk menjadi pertimbangan manajemen agar dapat ditentukan dengan lebih tepat. Jika tidak, maka pengaruhnya pada biaya kesempatan, atau biaya persediaan.
3. Lebih peka terhadap perkembangan teknologi.
Bagi perusahaan yang memang memiliki slow moving, nomoving inventory pastinya lebih sering dalam menghadapi permasalahan persediaan usang. Memang perusahaan akan selalu berusaha untuk menciptakan persediaan tetap sebagai fast moving, cepat laku. Padahal kecepatan perputaran persediaan sendiri juga ditentukan oleh berbagai macam penyebab. Jika jumlah yang disimpan lebih sedikit/tidak material maka (Mungkin) saja tidak akan menjadi masalah bagi perusahaan, nilainya masih di bawah batas toleransi kebijakan internal. Akan tetapi jika jumlahnya jauh lebih banyak, bahkan melebihi ekspektasi dan layout-nya maka tidak akan mudah untuk bisa dijangkau juga tetap akan menjadi masalah. Untuk mempermudah menyelesaikan masalah tersebut, maka pihak manajemen dapat menggunakan teknologi sinar X untuk memindai/Scan persediaan. Dengan cara memertimbangkan terlebih dahulu waktu dan besarnya resiko, dan tampaknya kebijakan seperti ini akan dapat dijadikan sebagai sebuah alternatif.
4. Mensinergikan setiap masing-masing fungsi lainnya.
Bagian produsksi harus sudah serba terintegrasi dengan bagian-bagian lainnya yang memang memilik fungsi-fungsi yang saling terkait satu sama lain, misalnya antara bagian pengembangan produk (Research and development) dan bagian material. Apabila permintaan dari bagian RND kepada bagian produksi untuk membuat item baru tidak diteruskan kepada bagian material maka akan menjadi permasalahan baru bagi perusahaan. Namun masalahnya akan terjadi miss komunikasi. Perubahan komposisi material seperti apa yang dibutuhkan akan merubah rencana pembelian yang sebelumnya telah dibuat. Untuk mengatasi hal seperti ini, maka pihak manajemen pada tingkat level yang lebih tinggi dapat dilibatkan.
5. Melibatkan peran dari pihak ke tiga.
Jika perusahaan tidak merasa yakin tentang bagaimana perlakuan persediaan yang sudah usang, maka perusahaan dapat bekerja sama dengan pihak ke-3 untuk melakukan pengelolaan. Memberikan kewenangan untuk menyimpan dalam jangka waktu yang lebih lama bahkan memberikan penawaran harga yang jauh lebih rendah masih dapat dilakukan untuk menekan semakin meningkatnya beban persediaan.
6. Meninjau ulang bagaimana siklus produksi sedang berlangsung.
Beberapa kasus menunjukan bahwa dengan cara memperpanjang siklus produksi, maka perusahaan akan dapat mengurangi jumlah persediaan yang sudah usang. Memberikan pengendalian kepada beberapa point, meskipun akan berakibat dari semakin melambatnya proses penyampaian persedian kepada para konsumen. Tantanngan terberatnya adalah berupa poin-poin mana saja yang akan diberikan tambahan perlakuan dan pengendalian.
7. Mendonasikan persediaan-persediaan yang masih tersisa.
Persediaan yang sudah usang bagi yang tidak terkelola dengan baik akan semakin memenuhi ruangan pabrik. Dan jika tim manajemen telah mempertimbangkan dengan sangat matang besarnya manfaat dan biaya. Pihak manajemen akan dapat medonasikan barang-barang tersebut kepada pihak yang memang lebih membutuhkannya. Besarnya persediaan yang nantinya akan didonasikan tersebut dapat dicatat sebagai bagian dari pemenuhan kewajiban sosial perusahan (Corporate Sosial Responsibility).
8. Mengevaluasi persediaan-persediaan yang masih dalam proses.
Biaya atas persediaan yang tidak hanya akan terjadi ketika barang-barang tersebut sudah diangkut, disimpan dan dikirimkan. Dan pada proses produksi juga akan menjadi lebih berpotensi untuk menimbulkan biaya persediaan. Dan juga ada kemungkinan bahwa persediaan tersebut akan rusak pada saat melewati proses produksi. Untuk menekan biaya kerugian pada proses produksinya, maka pihak manajemen tingkat atas dapat menekan bagian produksi barang, menekan jumlah barang dalam proses, dan waktu tunggu barang untuk diproses sebelum menjadi produk yang sudah siap dikirimkan kepada konsumen. Hal ini juga masih dapat berakibat pada proses pembelian, permintaaan barang kembali (reorder) yang menjadi semakin lebih cepat.
Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan permasalahan pengelolaan persediaan. Diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya persediaan, mengalokasikannya pada kegiatan yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Pemangkasan biaya persediaan oleh perusahaan akan bisa berhasil jika benar-benar sesuai dengan kondisi lingkungan perusahaan. Strategi yang sama juga belum tentu dapat diterapkan pada perusahaan yang sama dan masih tergantung kompleksitas permasalahan. Bagi para pembaca yang membutuhkan bimbingan untuk seputar pengelolaan persediaan, silahkan menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.
