Berbagai perubahan-perubahan paling ekstrem yang terjadi pada bidang akuntansi perusahaan dinilai oleh sebagian praktisi akuntansi sebagai tindakan yang sangat tidak bermoral. Memberikan staff lebih banyak beban-beban pekerjaan diluar kapasitasnya, untuk mengejar target keuntungan. Bagi seorang pimpinan bagian accounting hal tersebut akan sangat berpotensi besar untuk menjadi bibit-bibit permasalahan dimasa mendatang dan hal ini akan menjadi beban psikologis tersendiri bagi seorang staff. Sebenarnya pihak manajemen masih bisa mendapatkan target keuntungan tanpa harus mengorbankan beban psikologis terlalu berat kepada para staffnya, berikut ini praktisi software akuntansi akan membagikan beberapa strateginya.
1. Mempersingkat prosedur-prosedur yang dilakukan.
Pekerjaan harian yang sama sekali tidak terlalu sukar untuk ditugaskan kepada seorang bawahan dengan cara mendelegasikan lebih terperinci. Dan tampaknya perlu untuk memberikan sedikit pemahaman yang cukup terhadap para staff tersebut, agar terjadinya resiko kesalahan yang sudah dilakukan olehnya dapat lebih dikendalikan.
2. Merubah prosedur-prosedur closing.
Memberikan delegasi secara penuh kepada para staff bawahannya, sehingga proses closing akan dapat dilakukan secara rutin. Meskipun terdengar sangat sukar untuk diterima, namun juga harus diakui bahwa seorang manajer tidak akan dapat bekerja seorang sendiri.
3. Keputusan yang dibuat oleh kepala bagian keuangan juga tidak selamanya mampu sejalan dengan pemikiran kepala bagian departemen lainnya. Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menghindari terjadinya masalah dengan departemen lain.
4. Menyesuaikan proses dan prosedur closing dengan departemen lainnya.
Misalnya dengan cara lebih mempersingkat, dan menselaraskan aliran dokumen yang berasal dari dan akan dikirimkan kepada departemen lain. Cara seperti ini berfungsi juga untuk tetap memberikan perhatian dan kepedulian kepada departemen lain.
5. Menciptakan prosedur baru.
Mambuat prosedur baru yang dapat lebih meningkatkan kualitas dari buku besar (Accounting ledgers). Harapannya adalah pertanggungjawaban atas data-data dapat lebih dioptimalkan oleh penyedia sumber-sumber data. Tujuan utama dari penggunaan cara seperti ini adalah untuk membiarkan para staff melakukan lebih banyak analisa. Namun untuk jenis perusahan yang memiliki skala transaksi cukup besar seperti manufaktur akan menjadi lebih lambat dalam menerapkannya.
Perlu diinformasikan bahwa untuk memangkas beban departemen/bagian akuntansi tidak bisa hanya dilakukan dengan cara menerapkan kebijakan saja. Komunikasi antar setiap masing-masing departemem masih tetap diperlukan.
Bagaimana jika perusahaan sedang bertumbuh? apakah tetap perlu untuk merampingkan staff-staffnya? Jika dalam penilaian perusahaan seorang staff cukup mampu dalam menghandle berbagai beban pekerjaan sekaligus, maka kebijakan seperti ini akan dapat dilakukan. Hal yang akan terlihat sangat jelas besarnya adalah alokasi beban para karyawan tetap, sedangkan untuk pengetahuan dari para staff terhadap operasional bisnis menjadi semakin meningkat.
Memang untuk jenis perusahaan-perusahaan yang sedang melakukan proses restrukturisasi keuangan, mengeliminasi sejumlah posisi dan memberikan beban kerja tambahan yang terlalu berat kepada para staff juga belum tentu akan memberikan pengaruh yang lebih positif terhadap perkembangan skill dari staff tersebut. Dan hal yang kemungkinan akan terjadi adalah terjadinya beban psikis yang terlalu berat.
Setelah proses closing terjadi, di awal bulan biasanya seorang staf accounting akan mulai merasa lega karena laporan bulanannya sudah selesai. Akan tetapi kebanyakan kasus yang terjadi adalah, mereka menyelesaikannya juga membutuhkan waktu yang sedikit lebih banyak, sehingga membutuhkan waktu/jam tambahan untuk lembur. Dan agar bisa lebih mempercepat terjadinya proses closing, maka sebaiknya pihak manajemen harus merubah budaya tersebut. Merubah agar seorang staff akuntan masih tetap push di awal bulan sampai menjelang akhir bulan tidak perlu lagi harus melakukan kerja lembur.
Transaksi-transaksi yang dapat lebih di percepat pencatatannya adalah beurupa beban bunga yang sudah ditangguhkan, gaji yang masih harus dibayarkan, biaya liburan, alokasi biaya sewa, menghitung alokasi beban depresiasi, mengumpulkan komisi, dan juga melakukan rekonsiliasi beban yang dibayar dimuka.
Pada saat menjelang akhir waktu periode, hal yang sangat perlu untuk di-push pencatatan transaksinya adalah membuat histori tentang adanya keterlambatan pembayaran kepada para supplier. Biasanya nilai tagihan dari para suplier dengan rentan nilai yang tetap. Gunakanlah informasi tersebut sebagai suatu dasar dalam mencatat beban yang akan ditangguhkan. Selain itu seorang staff akuntan juga dapat mem push dalam menagih apapun yang bisa ditagih pada masa awal closing, menetapkan jumlah tagihan pada awal bulan.
Metode di atas akan memberikan kesan bahwa dalam bidang akuntansi proses closing laporan keuangan juga harus menjadi prioritas paling utama. Selain akuntan juga perlu untuk tetap memprioritaskan closing, akuntan juga harus menyesuaikan pemilihan waktu untuk mengerjakan hal-hal lainnya.
Perubahan yang seringkali dilakukan oleh pimpinan departen adalah hanya lebih terfokus kepada perbaikan ketepatan berbagai informasi yang sudah dihasilkan oleh internal departemen, sehingga sama sekali tidak ada pengaruhnya terhadap departemen lainnya. Secara keseluruhan startegi seperti ini akan berdampak lebih kecil. Pertambahan kecepatan untuk closing juga lebih kecil.
Agar kepala pimpinan akuntan bisa mendapatkan kecepatan closing yang lebih, maka tampaknya perlu untuk bekerjasama dengan departemen non accounting. Hal ini akan menjadi tantangan terberat. Dan terdapat beberapa informasi yang lebih sukar untuk dilakukan penutupan, sehingga membutuhkan adanya persetujuan dari para senior. Misalnya data-data pendukung yang masih belum bisa didapatkan, atau masih dalam masa pengerjaan oleh departemen lainnya.
Manager accounting yang bertanggungjawab penuh pada proses penutupan akan tetetapi dia juga tidak dapat bekerja secara sendirian, tetap juga membutuhkan bantuan dari staff-staff lain yang berada dibawahnya. Agar proses closing dari laporan keuangan tersebut dapat berjalan dengan lancar, maka berikut ini adalah beberapa tips yang dapat digunakan untuk lebih mempersingkat proses closing bulanan, yaitu:
• Membuat scedul kerja.
Jumlah pekerjaan yang sudah dilakukan menjelang proses closing dapat disebabkan oleh pekerjaan yang dilakukan pada masa awal periode. Misalnya, para staff acconting yang perlu untuk lebih mendahulukan penutupan pos-pos hutang terlebih dahulu sebelum akan menutup asset tetap. Alasannya adalah dengan lebih memprioritaskan pencatatan yang terkait dengan kewajiban hutang, maka perusahaan tidak akan dikenakan denda atas adanya keterlambatan pembayaran. Setelah transaksi hutang sudah selesai, maka staff akuntan akan dapat melanjutkan untuk menyelesaikan akun-akun asset tetap. Agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan lebih teratur, pembuatan buku pedoman untuk penutupan laporan juga masih dapat dilakukan.
• Menentukan kewajiban sejak dari awal.
Setiap dokumen setidaknya perlu untuk diberikan tanda atas berbagai kejelasan tentang siapa saja yang nantinya akan bertanggungjawab. Sebelum proses closing tersebut mulai dilakukan, perlu sejenak untuk dilakukan meeting kecil atas siapa saja yang nantinya akan bertangungjawab atas suatu pekerjaan dan dilakukan dengan tepat waktu. Kejelasan atas sebuah pekerjan akan menciptakan keteraturan kerja dan semakin terbentuknya komitmen diawal akan menciptakan semangat kerja dan lebih meningkatkan kerja sama diantara sesame tim.
Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan permasalahan pengelolaan Beban dari departemen Accounting. Diharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya tersebut, dan mampu mengalokasikannya pada kegiatan lain yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Bagi parap pembaca sekalian yang membutuhkan bimbingan seputar pengelolaan SDM silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.
