Pada artikel yang sebelumnya dengan judul “BEBERAPA TUJUAN UTAMA DAN JENIS JENIS PERSEDIAAN PADA PROSES STOK OPNAME BISNIS RESTORAN (KULINER)” dan berikut ini implementor software akan membagikan beberapa tips agar kegiatan dari proses stock opname yang Anda lakukan agar dapat berjalan dengan lancar dan efektif pada bisnis restoran milik Anda.
1. Mementukan waktu untuk proses stock opname yang lebih tepat.
Stock opname biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama Karena membutuhkan tingkat ketelitian yang lebih tinggi, yaitu: sekitar 4 sampai dengan 7 jam untuk melakukan proses stock opname inventaris dalam sebuah bisnis. Pilihlah waktu yang paling pas untuk melakukannya, karena semakin besar jumlah inventaris yang ada, maka akan menjadi semakin lama pula waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses stock opname tersebut.
Biasanya, stock opname akan dilakukan pada saat sebuah bisnis restoran sedang tidak beroperasi, misalnya pada waktu pagi hari sebelum restoran buka, atau diwaktu malam hari setelah restoran sudah tutup. Jika bisnis restoran memiliki hari libur yang teratur, misalnya 1 minggu sekali, maka proses untuk stock opname menjadi lebih baik dilakukan pada saat tiba waktu libur restoran. Jangan melakukan stock opname pada jam-jam operasional restoran. Selain akan berpotensi untuk mengganggu keberlangsungan operasional, maka kesalahan perhitungan barang-barang persediaan inventaris juga menjadi sangat rentan terjadi.
2. Melakukan Stock Opname secara rutin.
Hal lain yang masih perlu untuk lebih diperhatikan lagi dalam hal melakukan stock opname adalah jadwal kegiatan dari stock opname tersebut. Stock opname menjadi sangat perlu untuk dijadwalkan, lalu dilakukan secara berkala dan rutin. Sebagian seorang pemilik bisnis mengadakan stock opname setiap setahun sekali atau bahkan ada yang mengadakannya dalam waktu 4 bulan sekali. Dengan cara menjadwalkan stock opname secara rutin, maka Anda akan menjadi lebih mudah untuk menghindari adanya kemungkinan untuk terjadinya kerugian atau selisih barang pada stock Anda.
3. Mengelompokkan persediaan-persediaan yang akan Anda analisa.
Lakukan pengelompokkan terhadap persediaan di gudang berdasarkan dari kategori masing-masing produk itu sendiri. Salah satu strateginya adalah Anda dapat mengatur barang yang pertama masuk harus diletakkan pada posisi yang lebih mudah diambil. Pengelompokkan persediaan barang dengan prinsip seperti ini lebih dikenal dengan sebutan First In First Out atau metode FIFO, atau bisa juga pengelompokkan produk yang diletakkan berdasarkan yang paling laris saja. Keuntungan dari pengelompokkan seperti ini adalah untuk menghindari terjadinya kerusakan persediaan, sekaligus untuk semakin mempermudah dari proses stock opname itu sendiri.
4. Melakukan pembagian pendelegasian tugas, menggunakan daftar dari masing-masing nama persediaannya.
Lakukan pembagian tugas dalam proses stock opname kepada setiap masing-masing karyawan dalam beberapa kelompok untuk melakukan penghitungan persediaan. Misalnya, bagilah kelompok dari beberapa karyawan, lalu lakukan perhitungan ke beberapa lokasi yang berbeda-beda. Untuk menghindari penulisan nama yang keliru, maka berilah daftar nama inventaris kepada setiap masing-masing karyawan yang bertugas untuk melakukan pencatatan. Anda dapat meminta karyawan Anda untuk bertanya terlebih dahulu jika ada barang yang tidak mereka kenali, agar tidak sampai salah dalam melakukan pencatatan. Anda juga dapat memberikan form pengisian stock opname kepada setiap karyawan yang bertugas untuk mencatat, agar tidak sampai keliru dan lebih rapi dalam hal melakukan pencatatan. Penggunaan daftar nama persediaan juga dapat menghindari terjadinya potensi kesalahan input data persediaan double.
5. Lakukan proses Stock Opname dengan lebih teliti.
Jangan hanya mengestimasi, pastikan juga bahwa Anda memang telah melakukan perhitungan fisik terhadap seluruh persediaan yang masih ada di gudang. Jika memang barang-barang tersebut masih berada didalam kardus, maka cek satu per satu kardus tersebut, baik dari merk, kualitas, maupun kuantitasnya. Pastikan agar seluruh persediaan sudah sesuai dengan kondisi dan kuantitas yang memang seharusnya.
6. Lakukan penginputan terhadap hasil dari Stock Opname ke dalam Komputer.
Sistem komputerisasi akan sangat membantu Anda dalam menjaga data-data penting agar tidak sampai hilang. Dengan cara mengetahui jumlah fisik dari barang-barang yang sebenarnya, maka Anda akan dapat mengetahui berapa banyak jumlah barang-barang inventaris yang harus diganti, baik karena hilang, pecah, maupun yang telah rusak. Biasakan untuk selalu melakukan penginputan data-data persediaan ke dalam komputer. Hal seperti ini akan menjadi sangat berguna dalam bidang administrasi, meskipun misalnya sistem yang masih ada di bisnis Anda terbilang sangat tradisional.
7. Memanfaatkan Software POS.
Cara yang paling praktis lainnya agar semakin lebih memudahkan perhitungan persediaan barang, adalah dengan menggunakan bantuan dari software POS. Jika Anda menggunakan sebuah software POS, maka proses stock opname akan terasa jauh lebih efektif dan praktis.
Semoga bermanfaat. Apabila para pembaca membutuhkan konsultasi manajemen, membutuhkan pembenahan Standar Operational Procedure (SOP) dan membutuhkan Accounting Software para pembaca sekalian dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-252-982900 / 081-8521172. Kami siap membantu Anda. Sampai bertemu lagi pada pembahasan artikel yang selanjutnya
