Bulan: Maret 2021

5 CARA PERUSAHAAN MENYALAHGUNAKAN SISTEM AKUNTANSI MEREKA

Beberapa bisnis membeli sistem akuntansi yang sangat berharga tetapi kemudian gagal menerapkan atau mengoperasikannya dengan benar. Hal ini sering kali mengakibatkan frustrasi karyawan, kekecewaan manajemen, dan pengembalian investasi yang buruk. Untuk membantu perusahaan Anda menghindari kemunduran ini, artikel ini kami buat untuk menjelaskan pada Anda apa saja kesalahan tersebut dan memberikan saran tentang bagaimana perusahaan dapat menyelamatkan diri dari itu.

1. Kegagalan Untuk Mengenali Sistem Yang Cacat
Perusahaan terkadang tidak menyadari bahwa sistem akuntansi mereka tidak berjalan dengan benar, sehingga mereka terus mengoperasikan sistem yang cacat ini. Untuk menilai kondisi sistem akuntansi Anda, mulailah dengan menjawab dua pertanyaan dasar ini:

  • Apakah itu menghasilkan laporan dan laporan keuangan tepat waktu?
  • Apakah laporan dan laporan keuangan tersebut akurat?

Menjawab “tidak” untuk salah satu pertanyaan berarti Anda memiliki masalah serius yang perlu ditangani.
Solusi : Tanyakan pada diri Anda dua pertanyaan dasar ini secara berkala sepanjang tahun dan jujurlah dengan jawaban Anda. Jika kesalahan material merayap ke dalam laporan keuangan, atau laporan membutuhkan waktu terlalu lama untuk diproduksi, ambil tindakan yang tepat untuk mengembalikan sistem akuntansi Anda ke jalur yang benar.

2. Kegagalan Mengumpulkan Pasukan
Keberhasilan atau kegagalan akhir dari setiap implementasi sistem akuntansi tergantung pada karyawan yang akan menggunakan sistem tersebut. Jika karyawan tidak berkomitmen pada penerapan, tidak dilatih dengan benar tentang sistem, dan tidak berkomitmen kuat pada akurasi dalam pelaporan keuangan, maka sistem kemungkinan akan gagal tidak peduli seberapa rajin vendor dan / atau konsultan apa pun yang bekerja untuk mengaktifkan dan menjalankan sistem baru. Negatifitas di antara jajaran dapat merusak keinginan karyawan untuk merangkul dan mempelajari sistem baru dengan benar.
Solusi : Kepemimpinan diperlukan untuk menyatukan karyawan dan manajemen menuju tujuan penerapan yang berhasil dan mengubah ke sistem baru. Manajemen harus menjelaskan mengapa sistem baru diperlukan dan menyampaikan bagaimana semua orang di perusahaan pada akhirnya akan mendapatkan keuntungan. Manajemen harus sepenuhnya mendukung konsultan (yang hampir selalu merupakan perwakilan vendor) dalam menerapkan sistem baru dan bekerja untuk menumbuhkan sikap positif di antara semua pihak yang terlibat.

3. Kurangnya Pelatihan Implementasi
Terkadang manajemen memandang proses penginstalan dan penerapan sistem akuntansi hanya sebagai menginstal file program, mengkonfigurasi pengaturan, memasukkan saldo awal, menyiapkan printer, dan memberikan izin kepada pengguna individu. Meskipun tugas-tugas ini tentu saja diperlukan, daftar ini tidak menyertakan pelatihan pengguna akhir, yang menurut saya harus mencapai sekitar 90% dari keterlibatan implementasi jika dilakukan dengan benar. Secara khusus, karyawan harus dilatih dengan berbagai cara, termasuk:

  • Cara mengekstrak dan mengatur data dari sistem lama.
  • Bagaimana cara menginput data awal ke dalam sistem baru.
  • Cara mengakses dan menavigasi sistem baru.
  • Cara memasukkan data, vendor baru, pelanggan baru, item inventaris baru, dan item lainnya.
  • Cara memasukkan dan memproses transaksi keuangan, termasuk faktur, pembayaran, setoran bank, penyesuaian, dan transaksi lainnya.
  • Cara membuat laporan dan laporan keuangan, termasuk cara mengedit dan menyesuaikan laporan tersebut.

Personel manajemen juga harus dilatih tentang bagaimana mengakses dan menggunakan sistem dan bagaimana membuat dan membaca laporan keuangan dan laporan informasi.
Bahkan ketika manajemen setuju dengan jumlah pelatihan pengguna yang tepat, beberapa vendor sering kali meremehkan atau mengabaikan pelatihan pengguna, mungkin untuk meminimalkan waktu dan tenaga mereka dalam pekerjaan, atau mungkin agar mereka dapat menagih lebih banyak uang kepada pelanggan dengan membersihkan sistem yang dihasilkan. masalah. Sebaliknya, vendor lain bekerja keras untuk memberikan pelatihan yang diperlukan untuk memastikan pengguna akhir cukup mampu mengoperasikan sistem dengan dukungan minimal di masa mendatang. Tanpa pelatihan pengguna yang memadai, keakuratan sistem akuntansi Anda kemungkinan besar akan menyimpang segera setelah keberangkatan konsultan.
Solusi : Jangan berhemat pada pelatihan pengguna. Setiap karyawan harus menerima banyak pelatihan – biasanya minimal 16 hingga 40 jam (jumlah pelatihan yang tepat tergantung pada banyak faktor). Sebelum menandatangani kontrak implementasi Anda, pastikan kontrak tersebut mencakup pelatihan pengguna dalam jumlah yang cukup, dan periksa untuk memastikan pelatih konsultan yang ditugaskan untuk pekerjaan Anda oleh vendor atau pelaksana memiliki keterampilan dan peringkat pelatih yang sangat baik (jika tersedia) untuk sistem khusus Anda.

4. Gagal Mengubah Kesalahan Menjadi Poin Pengajaran
Saat kesalahan dan masalah teridentifikasi dalam sistem akuntansi Anda, Anda harus memperbaiki kesalahan tersebut dan menggunakannya sebagai poin pengajaran untuk melatih karyawan bagaimana menghindari kesalahan yang sama. Tanpa pelatihan pengguna akhir yang berkelanjutan, masalah dan kesalahan yang telah Anda identifikasi dan koreksi pasti akan terulang kembali.
Solusi : Dokumentasikan semua kesalahan dan masalah sistem akuntansi dan kemudian latih karyawan Anda dalam prosedur yang benar, pastikan untuk menjelaskan cara menghindari masalah yang sama di masa mendatang. Pelatihan ini paling baik disampaikan satu per satu tetapi mungkin juga disampaikan melalui konferensi online, email, klip video, atau di ruang kelas. Anda harus menyimpan dokumen terus-menerus atau buku catatan yang melacak kesalahan pengguna, bersama dengan solusi terkait mereka, untuk dibagikan dengan karyawan baru yang pindah ke posisi pembukuan dan akuntansi tersebut.

5. Mengabaikan Fitur Lanjutan Sistem Anda
Tanpa pelatihan yang memadai, banyak karyawan yang menggunakan fitur sistem dalam jumlah minimal untuk menyelesaikan pekerjaan. Ketika ini terjadi, para karyawan ini – dan pemberi kerja mereka – ketinggalan menggunakan fungsi sistem yang paling kuat. Saya telah menyaksikan banyak kasus perusahaan melakukan tugas secara manual sehingga sistem mereka dapat diotomatiskan. Berikut ini beberapa contohnya:

  • Beberapa perusahaan secara manual menghitung dan menagih tagihan lewat jatuh tempo secara manual karena mereka tidak tahu bahwa sistem dapat melakukannya secara otomatis.
  • Beberapa perusahaan mencetak dan mengirimkan cek kertas karena mereka tidak menyadari bahwa chequing elektronik ada di dalam sistem.
  • Beberapa perusahaan menghitung dan memasukkan diskon secara manual karena mereka tidak memahami cara mengatur penghitungan diskon otomatis dalam sistem.
  • Beberapa perusahaan mengekspor beberapa laporan keuangan ke Excel dan menggabungkannya secara manual (atau memfilternya) karena mereka tidak menyadari bahwa fungsi pelaporan sistem mereka dapat diatur untuk menggabungkan dan memfilter laporan secara otomatis.

Solusi : Untuk memastikan Anda memanfaatkan fungsionalitas lengkap sistem Anda, pertimbangkan langkah-langkah berikut:

  • Tugaskan setidaknya satu karyawan untuk menguasai serangkaian fitur dan fungsi sistem akuntansi Anda. Pastikan karyawan tersebut membagikan pengetahuan ini dengan seluruh tim pengguna sistem secara teratur.
  • Tonton klip YouTube pendidikan atau video pelatihan yang menampilkan sistem akuntansi Anda.
  • Beli dan baca buku “petunjuk” profesional tentang pengoperasian sistem akuntansi Anda.
  • Baca blog dan tinjauan profesional online tentang sistem akuntansi Anda.
  • Baca halaman dukungan pengguna akhir vendor untuk mengidentifikasi masalah dan solusi yang telah dihadapi dan dipecahkan oleh pengguna lain.
  • Jadwalkan dan hadiri pelatihan pengguna secara online atau di ruang kelas.
  • Minta setidaknya satu karyawan menghadiri konferensi tahunan sistem Anda untuk mendapatkan informasi terbaru tentang produk Anda dan tentang produk tambahan pihak ketiga.

Perusahaan dengan peluang terbaik untuk memaksimalkan nilai sistem akuntansi mereka adalah perusahaan yang memahami kapabilitas sistem, mengenali dan memperbaiki kesalahan dalam sistem, menginspirasi kepercayaan karyawan pada perangkat lunak, dan memberikan pelatihan yang tepat kepada karyawan (dan manajer) tersebut. mendapatkan hasil maksimal dari operasinya. Menghindari kesalahan umum sistem akuntansi ini dapat menyelamatkan perusahaan Anda dari banyak sakit kepala dan membawa efisiensi, efektivitas, dan bahkan mungkin sedikit lebih menyenangkan ke dalam operasi akuntansi dan pelaporan keuangan Anda. Jika Anda membutuhkan software accounting dengan full service yang akan sangat menguntungkan Anda. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

APA YANG DIMAKSUD DENGAN REKONSILIASI DALAM AKUNTANSI?

Rekonsiliasi akun adalah proses membandingkan catatan keuangan internal dengan laporan bulanan dari sumber eksternal — seperti bank, perusahaan kartu kredit, atau lembaga keuangan lainnya — untuk memastikan kesesuaiannya. Mengetahui cara merekonsiliasi akun Anda secara akurat sangat penting untuk kesehatan keuangan bisnis Anda, karena membantu mendeteksi kesalahan, ketidaksesuaian, atau penipuan.
Jika Anda tidak menggunakan software akuntansi, transaksi keuangan Anda akan muncul di kertas check register Anda, laporan kartu kredit, dan laporan bank. Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk mencetak kumpulan cek setiap kali perusahaan membayar tagihan, transaksi Anda akan dicatat di register akun perangkat lunak Anda.

Mengapa Anda Harus Merekonsiliasi Akun Anda
Membandingkan transaksi dan saldo penting karena membantu menghindari cerukan pada rekening kas, menangkap transaksi kartu kredit yang curang atau ditagih berlebihan, menjelaskan perbedaan waktu, dan menyoroti aktivitas negatif lainnya, seperti pencurian atau catatan pendapatan dan pengeluaran yang salah dicatat. Ini menyelamatkan perusahaan Anda dari pembayaran biaya cerukan, menjaga transaksi bebas dari kesalahan, dan membantu menangkap pembelanjaan yang tidak tepat dan masalah seperti penggelapan sebelum menjadi tidak terkendali.
Rekonsiliasi akun dan perbandingan transaksi juga membantu akuntan Anda menghasilkan laporan keuangan yang andal, akurat, dan berkualitas tinggi. Karena neraca perusahaan Anda mencerminkan semua uang yang dibelanjakan — baik uang tunai, kredit, atau pinjaman — dan semua aset yang dibeli dengan dana tersebut, keakuratan neraca sangat bergantung pada rekonsiliasi yang akurat dari akun keuangan perusahaan Anda.
Perusahaan publik harus menjaga akun mereka secara konsisten direkonsiliasi atau berisiko dikenakan sanksi oleh auditor independen. Banyak perusahaan memiliki sistem untuk memelihara tanda terima pembayaran, laporan rekening, dan data lain yang diperlukan untuk mendokumentasikan dan mendukung rekonsiliasi akun.

Proses Rekonsiliasi
Saat Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk merekonsiliasi akun, perangkat lunak tersebut melakukan sebagian besar pekerjaan untuk Anda, menghemat banyak waktu. Namun, proses tersebut masih memerlukan keterlibatan manusia untuk menangkap transaksi tertentu yang mungkin tidak pernah memasuki sistem akuntansi, seperti uang tunai yang dicuri dari kotak “kas kecil”. Kelima langkah ini akan membantu Anda memastikan semua uang Anda dipertanggungjawabkan.

  1. Bandingkan rekening internal Anda yang terdaftar dengan rekening koran Anda. Periksa dan periksa setiap pembayaran dan setoran di kasir Anda yang sesuai dengan pernyataan. Catat semua transaksi di laporan mutasi bank Anda yang tidak memiliki bukti lain, seperti tanda terima pembayaran atau potongan cek.
  2. Periksa apakah semua dana keluar telah tercermin baik dalam catatan internal dan rekening bank Anda. Baik itu cek, transaksi ATM, atau biaya lainnya, kurangi item ini dari saldo laporan bank. Catat biaya pada laporan mutasi bank Anda yang belum Anda catat dalam catatan internal Anda. Biaya yang harus diperhatikan termasuk cek tidak jelas, pembayaran otomatis yang tercatat secara internal yang belum membersihkan rekening bank, biaya pencetakan cek, biaya layanan ATM, dan biaya bank lain seperti dana tidak mencukupi, cerukan, atau biaya melebihi batas .
  3. Periksa apakah semua dana yang masuk telah tercermin baik dalam catatan internal Anda maupun akun bank Anda: Temukan simpanan dan kredit akun yang belum dicatat oleh bank dan tambahkan ke saldo laporan. Jika bank menunjukkan simpanan uang tidak tercermin dalam pembukuan internal Anda, buatlah entri. Jika Anda memiliki akun berbunga dan Anda akan berdamai beberapa minggu setelah tanggal pernyataan, Anda mungkin perlu menambahkan minat juga.
  4. Periksa kesalahan bank: Kesalahan bank jarang terjadi, tetapi jika terjadi, jumlah yang tepat perlu ditambahkan atau dikurangkan dari saldo akun Anda, dan Anda harus segera menghubungi bank untuk melaporkan kesalahan tersebut.
  5. Pastikan saldo tersebut akurat: Saldo rekening koran Anda sekarang harus sama dengan saldo dalam catatan Anda. Bergantung pada jumlah perbedaan, Anda mungkin perlu membuat jadwal pendukung yang merinci perbedaan antara pembukuan internal dan rekening bank Anda.

BAGAIMANA MENEMUKAN BANTUAN PEMBUKUAN YANG TEPAT UNTUK BISNIS KECIL ANDA?

Anda tahu keuangan bisnis Anda berantakan… tetapi seberapa sering Anda melihat ke arah lain? Sebagai pemilik bisnis, ada banyak hal yang perlu Anda atasi dari hari ke hari. Jika Anda berjuang untuk memenuhi tanggung jawab akuntansi dan pembukuan dalam perusahaan Anda, mungkin inilah saatnya untuk mencari bantuan pembukuan.

Sangat umum bagi pemegang buku untuk menunda-nunda keputusan untuk menyewa bantuan pembukuan. Anda tahu bahwa bisnis Anda membutuhkan dukungan dengan pelacakan keuangan, tetapi banyak pemilik bisnis meyakinkan diri mereka sendiri bahwa ada baiknya menghemat sedikit uang dengan menjaga manajemen pembukuan di rumah.
Yang benar adalah bahwa tidak pernah terlalu dini untuk menyewa seorang pemegang buku. Ketika Anda membawa bantuan pembukuan, itu berarti Anda dapat mengandalkan seorang profesional untuk melacak transaksi dan menjaga bisnis Anda tetap berjalan dengan arus kas, faktur, dan banyak lagi.
Baik Anda meluncurkan perusahaan baru, atau perusahaan mapan Anda sedang berkembang, Anda perlu memantau keuangan Anda. Angka-angka tersebut akan menunjukkan kepada Anda area peluang, masalah yang perlu ditangani, dan potensi penurunan yang dapat merusak kesuksesan Anda di masa depan. Memiliki buku yang rapi adalah investasi yang bagus sehingga Anda siap menghadapi apa pun yang mungkin terjadi di masa depan.
Jadi, jika terlintas dalam pikiran Anda bahwa Anda harus menyewa seorang pemegang buku, maka sekaranglah waktunya untuk bertindak. Mulailah dengan segera mencari bantuan pembukuan sehingga Anda dapat mempersiapkan diri Anda untuk sukses di masa mendatang.

Pilihan Anda untuk Mempekerjakan Bantuan Pembukuan
Tidak ada satu solusi yang tepat untuk membawa seseorang untuk membantu pembukuan Anda. Berikut beberapa opsi umum yang dapat Anda pertimbangkan:
• Karyawan: Bergantung pada ukuran perusahaan Anda, Anda mungkin mempekerjakan pemegang buku paruh waktu atau penuh waktu. Sebagian besar bisnis kecil tidak memerlukan layanan pembukuan penuh waktu, jadi sangat umum untuk mempekerjakan karyawan yang juga dapat membantu tugas administratif lainnya. Mempekerjakan seorang karyawan berarti Anda memiliki anggota tim internal yang mengawasi semua transaksi dan detail keuangan yang berpindah melalui rekening bank Anda. Secara realistis, perusahaan Anda harus menjadi besar untuk membenarkan biaya mendatangkan karyawan. Jika Anda tidak memiliki pendapatan tahunan lebih dari satu juta dolar, Anda mungkin harus melewatkan opsi ini dan melihat solusi outsourcing sebagai gantinya.
• Freelancer: Pilihan kedua untuk bantuan pembukuan adalah menyewa jasa freelancer. Anda dapat menemukan penyedia independen yang mengawasi segala sesuatu yang berhubungan dengan pembukuan, seringkali dengan biaya bulanan tetap atau tarif per jam. Mempekerjakan seorang freelancer adalah cara yang bagus untuk menghasilkan bakat yang baik tanpa mengkhawatirkan beban overhead untuk membayar karyawan penuh waktu. Karena Anda mengalihdayakan layanan ini, itu berarti Anda tidak memiliki biaya tunjangan, pajak pekerjaan, ruang kantor, peralatan, dan biaya lain yang terkait dengan karyawan internal. Meskipun ada banyak keuntungan dari mempekerjakan seorang freelancer, solusi ini juga memiliki beberapa kekurangan. Misalnya, jika orang tersebut sakit atau sedang berlibur, Anda mungkin memiliki akses terbatas untuk mendapatkan informasi atau jawaban atas pertanyaan Anda.
• Perusahaan: Pilihan ketiga yang mungkin Anda pertimbangkan adalah menyewa perusahaan pembukuan. Ini berarti Anda melakukan outsourcing ke tim pemegang buku. Seringkali, orang-orang tertentu ditugaskan ke proyek Anda, memastikan bahwa Anda memiliki kesinambungan dalam layanan yang diberikan. Biaya perusahaan mungkin sedikit lebih mahal daripada menyewa freelancer, tetapi Anda masih menikmati manfaat dari menghindari pengeluaran sebagai karyawan tetap. Menyewa perusahaan pembukuan memiliki keuntungan. Misalnya, Anda memiliki akses berkelanjutan ke tim profesional, yang berarti Anda tidak perlu menunggu informasi jika ada orang di luar kantor.
• Lokal: Opsi terakhir yang mungkin Anda pertimbangkan adalah menyewa penyedia lokal. Misalnya, Anda dapat menemukan perusahaan pembukuan di kota Anda yang menawarkan layanan outsourcing untuk bisnis kecil. Beberapa pemilik bisnis menyukai opsi untuk bertemu dengan pemegang buku mereka secara langsung. Tetapi pilihan Anda akan terbatas karena hanya ada begitu banyak penyedia yang tersedia di area lokal. Ingatlah bahwa Anda sering dapat menikmati percakapan tatap muka dengan pemegang buku yang tinggal di bagian lain negara dengan menggunakan alat konferensi digital. Karena pembukuan dan akuntansi dikelola di cloud, tidak ada alasan mengapa Anda membutuhkan seseorang yang dapat datang ke kantor Anda untuk menangani layanan pembukuan.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Mempekerjakan Pembukuan
Anda tidak hanya perlu memikirkan jenis pemegang buku yang ingin Anda pekerjakan (karyawan, freelancer, atau perusahaan), tetapi Anda juga perlu melihat detail spesifik dari layanan yang akan Anda terima. Berikut adalah beberapa hal yang harus selalu dipertimbangkan jika Anda mempekerjakan seorang pemegang buku bisnis kecil:
• Biaya: Berapa yang telah Anda anggarkan untuk layanan pembukuan ini? Cerdas untuk menentukan harga terlebih dahulu sehingga Anda tidak terkejut dengan tagihan yang tinggi di kemudian hari. Ajukan pertanyaan tentang bagaimana biaya akan ditagih – berdasarkan layanan tarif tetap atau apakah Anda ditagih setiap jam. Jika Anda akan membayar pemegang buku untuk layanan per jam, ada baiknya Anda bertanya tentang perkiraan jam yang akan dibutuhkan berdasarkan ruang lingkup pekerjaan Anda untuk proyek tersebut.
• Linimasa: Apakah Anda memerlukan layanan pembukuan untuk memulai proyek ini? Proyek satu kali mungkin cukup untuk membuat sistem Anda terhubung, kemudian Anda dapat mengikuti pemeliharaan DIY di masa mendatang. Tapi, lebih sering daripada tidak, ada baiknya berinvestasi dalam layanan pembukuan yang berkelanjutan sehingga Anda tidak perlu khawatir tentang persyaratan keuangan di masa depan. Bicaralah dengan pemegang buku tentang kemungkinan keterlibatan jangka panjang, termasuk layanan untuk rekonsiliasi dan audit bulanan.
• Proses: Apa pendekatan yang akan dilakukan pemegang buku dengan laporan keuangan Anda? Idealnya, Anda memerlukan tim yang mengikuti jadwal ketat untuk memastikan bahwa buku Anda selalu mutakhir. Diskusikan juga detail lain yang akan memengaruhi kesuksesan perusahaan Anda, seperti perangkat lunak pembukuan dan otomatisasi lain yang dapat digunakan untuk meningkatkan hasil Anda.
• Kolaborasi: Seorang pemegang buku menawarkan layanan keuangan terbatas. Orang ini bertanggung jawab atas transaksi dan kontrol kualitas yang sedang berlangsung. Tetapi mereka tidak menawarkan layanan gambaran yang lebih besar yang sering dibutuhkan untuk bisnis kecil, seperti akuntansi. Misalnya, meskipun bantuan pembukuan dapat berguna untuk pembuatan faktur dan pemrosesan penggajian, pemegang buku Anda tidak memiliki pengalaman atau strategi yang dapat Anda peroleh dari tim akunting outsourcing. Idealnya, Anda membutuhkan jasa pembukuan dan akuntansi. Pilih dua penyedia terpisah yang dapat bekerja sama. Atau, cari perusahaan outsourcing yang menyediakan pembukuan dan akuntansi secara internal.
• Pengalaman: Apakah penyedia Anda memiliki pengalaman unik yang terkait dengan industri Anda? Mungkin tidak masuk akal untuk mempekerjakan seseorang yang sebagian besar bekerja pada akun perusahaan besar. Sebaliknya, pilihlah tim pembukuan atau pembukuan yang berfokus pada bisnis kecil secara khusus. Jika penyedia memiliki pengalaman yang relevan, itu berarti Anda dapat mengharapkan bahwa layanan tersebut sesuai dengan kebutuhan unik Anda. Temukan pemegang buku yang tahu apa yang mereka lakukan, dan dapat menawarkan wawasan yang spesifik untuk industri dan ukuran bisnis Anda.
• Jasa: Tanyakan tentang layanan khusus yang ditawarkan untuk perusahaan Anda. Layanan ini perlu melihat entri data dan akurasi transaksi. Ini juga membantu untuk memiliki bantuan pembukuan untuk mencegah dan menemukan pencurian, memastikan kepatuhan pajak sepanjang tahun, dan membuat Anda tetap pada jalur proses penggajian.
• Relevansi: Sangat penting bagi Anda untuk memiliki penyedia pembukuan yang tetap up-to-date dengan perubahan yang sedang berlangsung di industri. Bidang pembukuan dan akuntansi terus berubah, dan Anda perlu memastikan bahwa perusahaan Anda mengikuti perubahan ini. Pembukuan Anda harus mengetahui peraturan saat ini dan dapat memberi tahu Anda bagaimana mereka mengikuti industri saat peraturan baru mulai berlaku.

Layanan Pembukuan Pribadi untuk Bisnis Kecil
Anda berhak mendapatkan bantuan berkualitas untuk bisnis kecil Anda. Mempekerjakan bantuan pembukuan bisa menjadi investasi yang bagus, memberi Anda akses ke bantuan profesional yang akan membuat perusahaan Anda tetap kokoh. Landasan yang kuat ini merupakan langkah tepat yang diperlukan agar Anda dapat tumbuh ke tingkat yang lebih tinggi di masa depan, memastikan bahwa sistem keuangan Anda akan mampu beradaptasi seiring dengan perkembangan perusahaan Anda. Jika Anda membutuhkan accounting untuk bisnis kecil Anda, silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

10 PENYEBAB ARUS KAS YANG BURUK DAN CARA MENGATASINYA

Tidak diragukan lagi istilah arus kas buruk adalah istilah yang sering Anda dengar – itulah yang membuat sebagian besar pemilik bisnis terjaga di malam hari. Bahkan mungkin bisa sampai memakan tabungan “rencana masa depan” Anda dan paling buruk bisa menenggelamkan bisnis Anda.
Jadi, bagaimana kita mendefinisikan situasi arus kas yang buruk? Pada dasarnya ini berarti bahwa Anda secara konsisten membelanjakan lebih banyak uang daripada yang Anda terima. Jika itu terjadi sekali atau dua kali karena keadaan yang tidak terduga Anda sering dapat mengatasinya tetapi jika itu banyak terjadi maka demi bisnis Anda, Anda perlu mengatasinya.

Kabar baiknya adalah ada banyak cara untuk menghindari arus kas negatif. Kami telah mengumpulkan sepuluh penyebab paling umum dari arus kas yang buruk dan bagaimana Anda dapat memperbaikinya.

1. KEUNTUNGAN RENDAH
Keuntungan Anda adalah sumber utama uang Anda. Biasanya berasal dari pembayaran dari pelanggan Anda atau melalui penjualan aset. Jika bisnis Anda tidak menguntungkan, Anda tidak akan memiliki cukup uang untuk menutupi semua pengeluaran Anda. Hal ini mungkin membuat Anda meminjam lebih banyak uang daripada yang dapat Anda bayar atau lebih buruk lagi, tutup bisnis Anda.

Ada beberapa alasan mengapa Anda tidak menghasilkan keuntungan tinggi:
– Operasi penjualan dan pemasaran Anda tidak berfungsi dengan baik
– Anda memiliki produktivitas staf yang rendah
– Anda tidak mengenakan biaya yang cukup untuk produk Anda
– Proses pemesanan dan pengiriman Anda perlu ditingkatkan
– Anda punya pengeluaran yang tinggi dan tidak terkendali

TIPS KAMI:
Segarkan upaya pemasaran Anda. Mungkin sudah waktunya bagi Anda untuk mengubah situs web, katalog produk, atau kampanye media sosial Anda.
Anda juga dapat mempertimbangkan untuk berpartisipasi dalam pameran dagang. Acara seperti ini adalah platform hebat tempat Anda dapat memamerkan produk dan mendapatkan prospek baru.

Selain itu, coba berikan insentif kepada staf Anda. Melakukan hal ini akan mendorong mereka untuk bekerja lebih keras dan fokus pada target yang telah Anda tetapkan. Insentif Anda bisa dalam bentuk sertifikat, makanan, atau hadiah dan bonus tunai.

2. LEBIH DARI INVESTASI
Anda mungkin tergoda untuk membeli barang-barang yang sebenarnya tidak kita butuhkan, terutama jika kita memiliki uang tunai. Tetapi membelanjakan uang untuk hal-hal penting non-bisnis hanya akan menguras dana Anda, yang berarti Anda tidak akan memiliki cukup uang untuk membayar barang-barang yang benar-benar penting.

TIPS KAMI:
Sebelum Anda membeli peralatan baru atau berinvestasi dalam sistem kelas atas, putuskan apakah itu benar-benar yang dibutuhkan bisnis Anda saat itu. Seringkali merupakan ide yang baik untuk menyimpan daftar Must-Haves dan Nice-to-Haves yang dapat Anda ulas secara teratur sehingga ketika Anda cash postive, Anda tahu persis apa yang Anda butuhkan untuk mengeluarkan uang agar bisnis Anda terus berjalan.

3. PERLUASAN TERLALU CEPAT
Memperluas bisnis Anda terlalu cepat, tanpa rencana konkret atau uang yang cukup dapat membuat Anda berada dalam bahaya. Misalnya, jika Anda mencoba menyiapkan lokasi toko roti baru bahkan sebelum toko Anda saat ini mulai mendapatkan untung, atau jika Anda mulai membayar sewa di muka untuk ruang gudang baru yang belum Anda siapkan, Anda akan segera menemukannya. arus kas itu menjadi masalah.
Memperluas terlalu cepat juga bisa berarti mengembangkan operasi Anda saat ini terlalu cepat. Jika semuanya berjalan dengan baik, Anda mungkin tergoda untuk meningkatkan pesanan ritel Anda secara signifikan bahkan jika Anda tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk memenuhinya, tetapi ingat bahwa ini dapat berdampak negatif terhadap arus kas Anda.

TIPS KAMI:
Pertahankan rencana pengeluaran yang disiplin dan selalu sediakan uang tunai jika terjadi biaya atau keadaan darurat yang tidak terduga. Selain itu, sebaiknya lakukan ramalan arus kas yang kuat secara teratur.
Perkiraan arus kas mirip dengan rencana anggaran di mana Anda memprediksi semua pendapatan dan pengeluaran bisnis Anda dalam periode waktu tertentu, (kami sarankan bulanan atau triwulanan). Ini akan membantu Anda mengelola semua pengeluaran Anda dan memudahkan Anda untuk menentukan apakah Anda mampu melakukan investasi baru tersebut atau apakah Anda akhirnya siap untuk ekspansi.

4. BIAYA KEPALA TINGGI
Overhead adalah pengeluaran berkelanjutan bisnis Anda yang tidak terkait langsung dengan produksi dan penjualan produk Anda. Beberapa contoh umum adalah sewa Anda, Internet, dan tagihan utilitas lainnya. Meskipun biaya ini penting untuk menjaga agar pintu bisnis Anda tetap terbuka, biaya tersebut dapat mengganggu arus kas Anda, terutama jika mulai tidak terkendali. Begitu biaya overhead Anda tumbuh terlalu tinggi, akan sulit bagi Anda untuk membayarnya tepat waktu dan pada akhirnya Anda mungkin melihat diri Anda kehabisan uang.
TIPS KAMI:
Tinjau semua pengeluaran Anda. Ingatlah bahwa Anda tidak akan pernah bisa mengontrol pengeluaran Anda kecuali Anda memiliki visibilitas penuh atas semua pengeluaran Anda. Tuliskan semua biaya overhead Anda, item demi item, dan dari sana, identifikasi biaya yang benar-benar Anda butuhkan dan kurangi yang lainnya.
Jika Anda merasa tidak ada yang dapat Anda lakukan tanpanya, coba beralih ke opsi yang lebih murah. Anda dapat mempertimbangkan untuk pindah ke tempat yang lebih kecil dengan harga sewa yang lebih rendah atau pindah ke penyedia layanan yang berbeda.

5. BEBAN TAK TERDUGA
Menghabiskan uang untuk pengeluaran atau perubahan tak terduga dapat membebani arus kas Anda. Biasanya, perubahan ini adalah hal-hal yang tidak Anda duga dan tidak disertakan dalam perkiraan arus kas Anda. Singkatnya, Anda tidak dapat mengalokasikan uang untuk membayarnya.
Beberapa pengeluaran tak terduga yang paling umum adalah kehilangan staf, kerusakan peralatan, dan peningkatan persaingan pasar yang mengharuskan bisnis Anda berinvestasi dalam teknologi atau peralatan baru.

TIPS KAMI:
Kurangi pengeluaran yang tidak penting. Terlepas dari seberapa besar atau kecil potongannya, itu masih akan memberi ruang dalam anggaran Anda untuk mengakomodasi pengeluaran tak terduga tersebut. Jika Anda memiliki langganan bulanan atau tahunan yang tidak lagi digunakan, batalkan. Jika Anda memiliki tugas admin yang Anda lakukan berulang kali, pertimbangkan untuk mengotomatiskannya untuk mengurangi pengeluaran Anda. Idenya adalah untuk menghilangkan semua yang tidak diperlukan untuk bisnis Anda sehingga Anda dapat memiliki lebih banyak cadangan uang jika terjadi keadaan darurat.

6. PENARIKAN ATAU PINJAMAN TERLALU TINGGI
Ini terjadi ketika Anda menarik terlalu banyak uang tunai dari bisnis Anda atau meminjam uang dari pinjaman tetapi tidak memiliki keuntungan yang cukup untuk melunasinya. Memang, meminjam uang dalam jumlah besar dapat mencegah Anda kehabisan dana dalam jangka pendek, tetapi perlu diingat bahwa hal itu hanya menunda potensi krisis keuangan di masa depan. Pada akhirnya, hal itu masih akan menimbulkan masalah arus kas yang serius, terutama jika Anda tidak mampu mengerjakan pembayaran pinjaman Anda. Ingatlah bahwa pinjaman melibatkan suku bunga yang berfluktuasi dan terkadang memerlukan jadwal pembayaran yang lebih pendek.

TIPS KAMI:
Tetap berpegang pada anggaran Anda. Jika uang terbatas, jangan membuat keputusan yang akan memaksa Anda meminjam lebih banyak uang dari pinjaman atau menarik uang tunai dari bisnis Anda. Cadangan uang tunai sebanyak mungkin sehingga Anda memiliki sesuatu untuk digunakan saat keadaan darurat muncul. Praktik terbaiknya adalah menyisihkan biaya operasional selama 6 bulan.

7. HARGA PRODUK TINGGI (ATAU RENDAH)
Penetapan harga produk Anda juga memengaruhi posisi arus kas Anda karena dapat menyebabkan keuntungan rendah … Jika harga Anda terlalu tinggi, tidak ada yang mau membeli produk Anda, tetapi jika Anda menyimpannya terlalu rendah, Anda tidak akan bisa. menghasilkan pendapatan yang Anda butuhkan agar pintu bisnis Anda tetap terbuka. Ini semua tentang keseimbangan.

TIPS KAMI:
Jaga agar harga produk Anda tetap kompetitif. Pastikan harga tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi untuk menjamin Anda akan selalu memiliki cukup uang masuk. Lebih baik lagi jika Anda dapat menetapkan harga yang berbeda untuk pelanggan eceran yang berbeda. Pikirkan tentang menyiapkan “penawaran perkenalan” untuk pelanggan baru atau menawarkan harga yang lebih rendah kepada klien yang lebih besar saat mereka memesan lebih banyak produk.

8. OVERSTOCKING
Jika Anda menemukan diri Anda dalam posisi arus kas negatif dan uang ketat, ada satu tempat yang harus Anda perhatikan langsung: inventaris Anda. Inventaris yang berlebihan atau kelebihan stok dapat memengaruhi pergerakan dana masuk dan keluar bisnis Anda. Ketika Anda menyimpan terlalu banyak bahan mentah atau produk Anda, itu dapat mengikat sejumlah besar uang dan menempati ruang gudang yang mahal.
Yang lebih buruk, produk yang berada di rak Anda terlalu lama juga bisa berisiko menjadi usang dan tidak bisa dijual sehingga keuntungan Anda berkurang.

TIPS KAMI:
Prediksikan pesanan Anda. Perkirakan berapa banyak pesanan eceran yang akan Anda terima dalam seminggu atau sebulan sehingga Anda dapat menyimpan secukupnya dan memastikan Anda tidak akan memproduksi barang secara berlebihan.
Manajemen inventaris yang baik juga merupakan kuncinya. Pantau stok Anda dan tinjau secara teratur untuk menjamin selalu dalam penggunaannya. Cara mudah untuk melakukannya adalah berinvestasi dalam sistem manajemen inventaris. Ini mungkin tampak seperti biaya tambahan, tetapi sistem manajemen inventaris dapat membantu Anda mengidentifikasi produk yang tidak terjual dan dapat memberi Anda perkiraan inventaris sehingga Anda dapat menghindari kehabisan stok atau kelebihan stok. Dengan kata lain, terkadang Anda perlu mengeluarkan uang untuk menghemat uang.

9. PERENCANAAN KEUANGAN YANG BURUK
Jika Anda gagal melakukan ramalan arus kas yang baik dan tidak menetapkan anggaran Anda sebelumnya, kemungkinan besar Anda akan mengalami kekurangan uang tunai dan dapat menemukan diri Anda dalam kesulitan keuangan yang serius. Tidak masalah apakah Anda menghasilkan rencana keuangan yang bagus dan perkiraan yang hampir akurat, jika Anda mengikuti model bisnis arus kas negatif, Anda akan menemukan diri Anda dalam masalah.
Apa model bisnis arus kas negatif? Jika Anda memberikan jangka waktu pembayaran 90 hari kepada pelanggan Anda tetapi Anda harus menyelesaikan sewa, tagihan utilitas, dan biaya overhead lainnya beberapa minggu sebelum Anda dibayar, Anda akan menemukan arus kas negatif. Tidak peduli apa yang Anda lakukan, Anda akan selalu tertinggal.

TIPS KAMI:
Siapkan neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas, dan prakiraan arus kas Anda. Ini tidak harus menakutkan. Ada banyak sekali template dan contoh di web yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.
Tetapi saran terbaik kami untuk Anda adalah ini – jika Anda ingin rencana dan prakiraan Anda seakurat mungkin, carilah akuntan profesional. Seorang akuntan dapat menunjukkan kepada Anda apa yang perlu Anda lakukan dan bahkan dapat membantu Anda menyiapkan sistem yang dapat menghasilkan laporan keuangan instan. Pekerjakan para ahli sehingga Anda dapat menghabiskan waktu menjadi ahli dalam bisnis Anda.

10. PEMBAYARAN TERLAMBAT
Salah satu penyebab utama arus kas yang buruk adalah pembayaran yang terlambat. Menurut snapshot UKM 2016 dari MYOB, keterlambatan pembayaran menciptakan siklus arus kas yang tidak sehat di dalam bisnis. 77% pemilik UKM melaporkan bahwa mereka merasakan dampak negatif dari pelanggan yang tidak melunasi tagihan mereka tepat waktu, sementara 35% mengatakan keterlambatan pembayaran telah memengaruhi keuangan pribadi mereka dan kemampuan mereka untuk menutupi biaya sewa dan pengeluaran tambahan lainnya.

TIPS KAMI:
Buat pembayaran lebih mudah bagi pelanggan Anda. Di antara banyak alasan mengapa pelanggan tidak segera membayar adalah mereka tidak melihat metode pembayaran Anda nyaman atau tidak merepotkan. Coba berikan metode pembayaran yang mereka sukai. Baik itu Cash on Delivery (COD), transfer bank, atau pembayaran melalui semua kartu kredit dan kartu debit utama, tawarkan. Anda akan terkejut melihat seberapa cepat mereka dapat melunasi faktur mereka.
Ada baiknya juga jika pelanggan Anda membayar Anda menggunakan perangkat yang paling sering mereka gunakan: ponsel cerdas. Mulai terima pembayaran seluler dan digital. Dengan melakukan ini, mereka tidak memiliki alasan untuk membayar terlambat.
Arus kas yang buruk adalah bahaya bagi kesehatan bisnis Anda jadi selalu ingat untuk menganggarkan dengan cerdas, ramalan dengan baik dan perhatikan semua hutang akun Anda untuk memastikan Anda selalu mendapatkan arus kas Anda.
Ingin lebih banyak pemahaman perihal ini? Silahkan diskusi dengan kami. Anda bisa menghubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membangun Anda.

Scroll to top