Salah satu prioritas utama Anda sebagai pemilik usaha kecil adalah mengawasi dengan cermat uang yang Anda hasilkan dan bayarkan, itulah mengapa sangat penting untuk memiliki perangkat lunak akuntansi yang tepat. Anda membutuhkan program yang membantu Anda mencapai tugas akuntansi harian – mencatat pembayaran, melacak pengeluaran, menagih pelanggan, dan melakukan rekonsiliasi transaksi – dan memberi Anda wawasan tentang kesehatan keuangan bisnis Anda, memungkinkan Anda menghasilkan laporan yang membantu Anda menganalisis kinerja bisnis Anda dari berbagai sudut.
Manfaat Software Akuntansi
Jika Anda meninjau opsi perangkat lunak akuntansi Anda, kemungkinan besar Anda telah memikirkan untuk mempekerjakan seorang profesional akuntansi guna menangani tugas keuangan Anda. Namun, mempekerjakan anggota staf baru tidak selalu sesuai anggaran, dan jika bisnis Anda masih kecil, Anda mungkin dapat menangani akuntansi sendiri dengan perangkat lunak akuntansi yang tepat. Berikut adalah beberapa keuntungan yang ditawarkan software akuntansi dibandingkan mempekerjakan seorang profesional akuntansi:
- Keterjangkauan: Bekerja dengan software akuntansi jauh lebih murah daripada menyewa akuntan atau kantor akuntan. Perangkat lunak yang tepat dengan add-on yang sesuai dapat memastikan bahwa bisnis Anda sepenuhnya mematuhi semua pelacakan dan pelaporannya.
- Penghematan waktu: Anda tidak perlu menunggu orang lain menyelesaikan tugas akuntansi yang perlu Anda selesaikan. Dengan perangkat lunak akuntansi, Anda dapat melakukannya sendiri, dengan semua alat yang Anda perlukan di dekat Anda.
- Akurasi lebih tinggi: Software akuntansi mengurangi kemungkinan terjadinya human error. Ini karena perangkat lunak dapat terhubung langsung dengan rekening bank Anda, menarik transaksi, dan data lain tanpa risiko kesalahan ketik atau salin dan tempel.
- Satu tempat untuk semua tugas keuangan: Banyak vendor perangkat lunak akuntansi menawarkan layanan tambahan, seperti penggajian dan kepatuhan pajak, yang dapat dilakukan, dilacak, dan dipantau dari platform yang sama.
Faktor Kegunaan Apa Yang Harus Anda Cari Dalam Software Akuntansi?
Untuk menemukan software akuntansi terbaik untuk bisnis Anda, Anda perlu memutuskan bagaimana dan di mana Anda ingin menggunakannya dan apakah ada orang lain yang akan menggunakan sistem tersebut. Berikut beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan:
- Akses multipengguna
Sebagian besar program akuntansi memungkinkan Anda mengundang pengguna lain ke sistem dan mengontrol data yang dapat mereka lihat dan tugas yang dapat mereka akses. Misalnya, Anda mungkin ingin memberikan akses penuh kepada mitra bisnis dan akuntan Anda, sementara hanya mengizinkan karyawan Anda menggunakan sistem untuk melacak waktu dan faktur pelanggan mereka. Beberapa sistem memungkinkan Anda mengundang banyak pengguna tanpa biaya tambahan; yang lain menyediakan akses akuntan gratis tetapi mengharuskan Anda untuk berlangganan paket harga yang lebih tinggi atau membayar ekstra jika Anda ingin menambahkan pengguna lain ke sistem. - Dukungan multi-bisnis
Jika Anda memiliki lebih dari satu bisnis, Anda mungkin menginginkan software akuntansi yang mendukung beberapa bisnis kecil dalam satu akun tanpa biaya tambahan. Jika tidak, Anda akan membayar ekstra untuk menyiapkan akun terpisah untuk setiap entitas. - Perangkat lunak berbasis cloud dan akses seluler
Sebagian besar sistem akuntansi teratas berbasis cloud, sehingga Anda dapat mengakses akun Anda kapan saja, di mana saja dari komputer mana pun dengan akses internet, membantu Anda menjalankan bisnis dari jarak jauh, baik saat Anda di rumah maupun saat liburan.
Banyak juga yang menawarkan aplikasi seluler untuk membantu Anda memantau informasi utama dan menyelesaikan tugas inti saat dalam perjalanan. Beberapa menawarkan aplikasi terpisah untuk karyawan yang memiliki fitur dasar, seperti melacak waktu dan mengirimkan tanda terima pengeluaran.
Kemampuan aplikasi seluler berbeda-beda, jadi jika seluler mengakses fitur penting untuk Anda, Anda pasti ingin memastikan aplikasi tersebut memiliki fungsionalitas yang Anda butuhkan. Anda juga ingin memastikannya berfungsi pada platform pilihan Anda, karena beberapa hanya kompatibel dengan iOS dan yang lain dapat digunakan dengan jam tangan pintar selain ponsel dan tablet.
Apa Perbedaan Antara Software Akuntansi Berbasis Cloud Dan Software Desktop?
Meskipun Anda mungkin berasumsi bahwa versi berbasis cloud dan versi desktop dari perangkat lunak akuntansi yang Anda pilih menjalankan fungsi yang sama, kedua platform tersebut dapat memiliki perbedaan yang signifikan.
Versi desktop perangkat lunak akuntansi biasanya merupakan pembelian satu kali, tidak seperti perangkat lunak berbasis cloud, yang biasanya berjalan dengan model langganan. Seringkali, perangkat lunak akuntansi desktop hanya dapat mengakses data yang disimpan ke komputer itu. Tidak seperti perangkat lunak cloud, perangkat lunak akuntansi desktop tidak bergantung pada koneksi internet bagi Anda untuk mengaksesnya.
Perangkat lunak berbasis cloud tidak hanya disinkronkan secara langsung dengan rekening bank Anda, tetapi juga dapat diakses dari mana saja dengan jumlah pengguna resmi yang diizinkan oleh paket Anda, yang ideal untuk para profesional yang sering bepergian atau bekerja dari rumah. Selain itu, penyimpanan data berbasis cloud menawarkan keamanan tingkat atas, sehingga Anda dapat yakin bahwa informasi keuangan sensitif Anda terlindungi dengan baik.
Fitur Akuntansi Apa Yang Anda Butuhkan?
Software akuntansi menawarkan banyak fitur dan alat untuk membantu Anda mengelola keuangan Anda. Ini harus memenuhi kebutuhan bisnis Anda, membuatnya mudah untuk menyelesaikan tugas akuntansi rutin. Ini juga akan membantu Anda melihat gambaran besar tentang kinerja bisnis Anda.
Banyak pemilik bisnis yang kami ajak bicara mengatakan bahwa kemudahan penggunaan dan fitur penghemat waktu adalah dua hal teratas yang mereka cari dalam sebuah program. Berikut adalah beberapa fitur yang harus dimiliki software akuntansi untuk membantu Anda menghemat waktu dan mengelola keuangan Anda dengan lebih baik:
- Fitur akuntansi dasar
Sebagian besar bisnis kecil dapat melakukan fungsi akuntansi dasar seperti pembuatan faktur (baik melalui email dan surat siput), pelacakan pendapatan dan pengeluaran, pembuatan laporan keuangan, dan manajemen pelanggan. Namun, jika bisnis Anda menjual lebih dari beberapa produk, Anda juga ingin perangkat lunak tersebut melacak inventaris Anda, mengelola vendor, dan membantu Anda dengan pemesanan pembelian. Jika bisnis Anda menyediakan layanan, Anda menginginkan program yang memudahkan pelacakan waktu dan jam tagihan yang dapat ditagih. - Otomatisasi penghemat waktu
Beberapa perangkat lunak akuntansi dapat diatur untuk secara otomatis mengirim faktur berulang dan pemberitahuan lewat jatuh tempo, menghemat waktu Anda dalam pembuatan faktur dan tugas-tugas piutang. Orang lain dapat menghemat waktu Anda untuk merekonsiliasi akun Anda dengan menyarankan transaksi yang cocok. Jika bisnis Anda memberikan penawaran atau perkiraan kepada pelanggan, cari program yang mengubah dokumen-dokumen ini menjadi faktur hanya dengan beberapa klik. Jika Anda membawa inventaris, cari sistem yang memesan ulang produk dengan membuat pesanan pembelian secara otomatis ketika barang turun di bawah ambang batas yang ditentukan. - Persiapan pajak
Jadikan hidup Anda (dan kehidupan akuntan Anda) lebih mudah dengan perangkat lunak akuntansi yang memiliki fitur seperti penghitungan pajak otomatis, tarif pajak berganda, dan pelaporan pajak. Anda juga harus dapat memberi akuntan Anda akses ke data yang relevan di dalam sistem atau dengan mudah mengirim email ke semua data dan file yang diperlukan kepada mereka. - Layanan tambahan
Add-on perangkat lunak akuntansi tertentu, seperti pemrosesan pembayaran dan layanan penggajian, memudahkan untuk menerima pembayaran faktur secara online dan membayar karyawan. Meskipun layanan ini biasanya memiliki biaya tambahan, mereka nyaman digunakan, dan biayanya mungkin sebanding dengan apa yang Anda bayarkan untuk layanan ini di tempat lain. - Integrasi pihak ketiga
Software akuntansi dapat mempermudah menjalankan bisnis Anda dengan mengintegrasikan program dan layanan yang sudah Anda gunakan, secara otomatis berbagi data antar sistem secara real time. Integrasi populer termasuk sistem POS, pemrosesan pembayaran, manajemen inventaris tingkat lanjut, e-commerce, ERP, CRM, pemasaran email, dan aplikasi Google.
Demikian beberapa tips atau kiat yang bisa mulai Anda praktikan sebagai pemilik bisnis kecil untuk mendapatkan software accounting yang bagus namun tetap sesuai dengan budget Anda. Silahkan hubungi kami jika Anda membutuhkan software accounting yang Anda maksud karena kami memilikinya. Silahkan kirim pesan ke email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.
