Rekonsiliasi akun adalah proses membandingkan catatan keuangan internal dengan laporan bulanan dari sumber eksternal — seperti bank, perusahaan kartu kredit, atau lembaga keuangan lainnya — untuk memastikan kesesuaiannya. Mengetahui cara merekonsiliasi akun Anda secara akurat sangat penting untuk kesehatan keuangan bisnis Anda, karena membantu mendeteksi kesalahan, ketidaksesuaian, atau penipuan.
Jika Anda tidak menggunakan software akuntansi, transaksi keuangan Anda akan muncul di kertas check register Anda, laporan kartu kredit, dan laporan bank. Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk mencetak kumpulan cek setiap kali perusahaan membayar tagihan, transaksi Anda akan dicatat di register akun perangkat lunak Anda.
Mengapa Anda Harus Merekonsiliasi Akun Anda
Membandingkan transaksi dan saldo penting karena membantu menghindari cerukan pada rekening kas, menangkap transaksi kartu kredit yang curang atau ditagih berlebihan, menjelaskan perbedaan waktu, dan menyoroti aktivitas negatif lainnya, seperti pencurian atau catatan pendapatan dan pengeluaran yang salah dicatat. Ini menyelamatkan perusahaan Anda dari pembayaran biaya cerukan, menjaga transaksi bebas dari kesalahan, dan membantu menangkap pembelanjaan yang tidak tepat dan masalah seperti penggelapan sebelum menjadi tidak terkendali.
Rekonsiliasi akun dan perbandingan transaksi juga membantu akuntan Anda menghasilkan laporan keuangan yang andal, akurat, dan berkualitas tinggi. Karena neraca perusahaan Anda mencerminkan semua uang yang dibelanjakan — baik uang tunai, kredit, atau pinjaman — dan semua aset yang dibeli dengan dana tersebut, keakuratan neraca sangat bergantung pada rekonsiliasi yang akurat dari akun keuangan perusahaan Anda.
Perusahaan publik harus menjaga akun mereka secara konsisten direkonsiliasi atau berisiko dikenakan sanksi oleh auditor independen. Banyak perusahaan memiliki sistem untuk memelihara tanda terima pembayaran, laporan rekening, dan data lain yang diperlukan untuk mendokumentasikan dan mendukung rekonsiliasi akun.
Proses Rekonsiliasi
Saat Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk merekonsiliasi akun, perangkat lunak tersebut melakukan sebagian besar pekerjaan untuk Anda, menghemat banyak waktu. Namun, proses tersebut masih memerlukan keterlibatan manusia untuk menangkap transaksi tertentu yang mungkin tidak pernah memasuki sistem akuntansi, seperti uang tunai yang dicuri dari kotak “kas kecil”. Kelima langkah ini akan membantu Anda memastikan semua uang Anda dipertanggungjawabkan.
- Bandingkan rekening internal Anda yang terdaftar dengan rekening koran Anda. Periksa dan periksa setiap pembayaran dan setoran di kasir Anda yang sesuai dengan pernyataan. Catat semua transaksi di laporan mutasi bank Anda yang tidak memiliki bukti lain, seperti tanda terima pembayaran atau potongan cek.
- Periksa apakah semua dana keluar telah tercermin baik dalam catatan internal dan rekening bank Anda. Baik itu cek, transaksi ATM, atau biaya lainnya, kurangi item ini dari saldo laporan bank. Catat biaya pada laporan mutasi bank Anda yang belum Anda catat dalam catatan internal Anda. Biaya yang harus diperhatikan termasuk cek tidak jelas, pembayaran otomatis yang tercatat secara internal yang belum membersihkan rekening bank, biaya pencetakan cek, biaya layanan ATM, dan biaya bank lain seperti dana tidak mencukupi, cerukan, atau biaya melebihi batas .
- Periksa apakah semua dana yang masuk telah tercermin baik dalam catatan internal Anda maupun akun bank Anda: Temukan simpanan dan kredit akun yang belum dicatat oleh bank dan tambahkan ke saldo laporan. Jika bank menunjukkan simpanan uang tidak tercermin dalam pembukuan internal Anda, buatlah entri. Jika Anda memiliki akun berbunga dan Anda akan berdamai beberapa minggu setelah tanggal pernyataan, Anda mungkin perlu menambahkan minat juga.
- Periksa kesalahan bank: Kesalahan bank jarang terjadi, tetapi jika terjadi, jumlah yang tepat perlu ditambahkan atau dikurangkan dari saldo akun Anda, dan Anda harus segera menghubungi bank untuk melaporkan kesalahan tersebut.
- Pastikan saldo tersebut akurat: Saldo rekening koran Anda sekarang harus sama dengan saldo dalam catatan Anda. Bergantung pada jumlah perbedaan, Anda mungkin perlu membuat jadwal pendukung yang merinci perbedaan antara pembukuan internal dan rekening bank Anda.
