Bulan: Mei 2021

5 TIPS MENCEGAH KESALAHAN UMUM DALAM AKUNTANSI

Selama bertahun-tahun, kami telah bekerja dengan banyak klien dan telah menyaksikan cukup banyak kesalahan, inkonsistensi, dan kebiasaan buruk dalam sistem dan proses akuntansi pemilik atau pemimpin bisnis. Dengan adanya artikel ini, kami berharap dapat membantu mencegah kesalahan dalam akuntansi Anda.

1. JAGA JEJAK AUDIT
Jika Anda mencari cara mudah untuk melacak transaksi akuntansi dan menemukan kesalahan, tempat yang baik untuk memulai adalah jejak audit.
Bagi Anda yang belum tahu apa itu audit trail, berikut rangkuman singkatnya. Jejak audit adalah sekumpulan dokumen yang mengkonfirmasi transaksi yang Anda catat dalam pembukuan Anda. Ketika Anda mencatat transaksi dalam buku akuntansi Anda, Anda mendasarkan entri pada pembelian, penjualan, dan pengeluaran perusahaan Anda.
Jika Anda sedang mencari kesalahan akuntansi dalam pembukuan Anda, carilah bantuan dari jejak audit Anda. Karena jejak audit Anda merinci semua informasi tentang transaksi, Anda dapat menggunakannya untuk memeriksa ulang informasi yang Anda catat di pembukuan Anda.

2. PERIKSA KEMBALI PEKERJAAN ANDA
Untuk menemukan kesalahan akuntansi dalam pembukuan Anda, Anda harus bersedia melakukan sedikit kerja keras ekstra. Jadi, apa artinya ini bagi Anda? Ini berarti meluangkan waktu ekstra untuk memeriksa ulang pekerjaan Anda.
Periksa transaksi Anda dan pastikan apa yang Anda masukkan sesuai dengan apa yang Anda miliki di dokumen Anda (misalnya, tanda terima). Jika Anda menemukan perbedaan, segera ubah.
Di beberapa titik atau lainnya, Anda mungkin membuat kesalahan saat memasukkan transaksi ke dalam pembukuan Anda. Ini dapat mencakup hal-hal seperti:
• Menambahkan transaksi ke akun yang salah
• Nomor yang bisa dibalik-balik
• Salah memasukkan nomor
• Membalik entri
• Mengabaikan atau lupa mencatat transaksi
Kesalahan dapat terjadi bahkan pada pemilik bisnis atau akuntan yang paling berpengalaman, itulah sebabnya Anda harus selalu memeriksa pekerjaan Anda dua kali (atau tiga kali lipat).

3. MEMILIKI PROSES YANG KONSISTEN
Baik Anda mencatat transaksi dan meninjau buku Anda setiap hari, mingguan, bulanan, triwulanan, atau tahunan, Anda perlu memiliki proses yang konsisten untuk menemukan kesalahan akuntansi.
Setiap kali Anda meninjau buku Anda, waspadalah terhadap kesalahan akuntansi. Cobalah untuk menjaga proses Anda sekonsisten mungkin. Dengan begitu, Anda bisa menemukan kesalahan akuntansi sebelum berubah menjadi masalah yang lebih besar.
Jika saat ini Anda tidak memiliki proses akuntansi biasa, pertimbangkan untuk memulai untuk mengetahui kesalahan akuntansi sejak dini dan mencegah masalah di masa mendatang.

4. MELAKUKAN REKONSILIASI RUTIN
Tip berikut ini sejalan dengan proses yang konsisten. Untuk menemukan kesalahan akuntansi, Anda juga perlu melakukan rekonsiliasi rutin.
Ketika Anda merekonsiliasi akun Anda, Anda membandingkan angka-angka dalam akun dengan catatan keuangan lain (misalnya, laporan bank) untuk memastikan saldo cocok.
Jika Anda menemukan kesalahan saat merekonsiliasi akun Anda, sesuaikan entri jurnal yang terpengaruh. Untuk melakukan ini, buat entri jurnal baru untuk menghapus atau menambah uang dari akun.
Anda harus membandingkan akun dengan hal-hal seperti:
• Laporan kartu kredit
• Laporan bank
• Catatan keuangan
Semakin sering Anda merekonsiliasi akun Anda, semakin besar kemungkinan Anda menemukan kesalahan akuntansi. Luangkan waktu dalam seminggu atau sebulan untuk membandingkan akun Anda dan memastikan kesalahan akuntansi tidak berlebihan.

5. DAPATKAN MATA YANG SEGAR
Anda adalah pemilik bisnis, bukan akuntan. Jadi, Anda mungkin akan membuat kesalahan akuntansi (terutama saat Anda baru memulai) di beberapa titik. Untuk membantu menemukan kesalahan dalam buku Anda, minta orang lain meninjau pekerjaan Anda.
Mungkin Anda telah memeriksa buku Anda dua, tiga, atau bahkan empat kali. Namun terkadang, yang diperlukan hanyalah pandangan baru untuk menangkap kesalahan akuntansi. Pertimbangkan untuk meminta beberapa dari orang-orang berikut untuk memeriksa buku Anda:
• Mitra bisnis, jika ada
• Manajer / supervisor
• Karyawan atau rekan kerja
Anda cenderung tidak akan membiarkan kesalahan akuntansi lolos jika ada orang lain yang meninjau buku Anda.
Ingatlah bahwa meskipun ada baiknya meminta orang lain memeriksa buku Anda, Anda tetap harus membatasi berapa banyak orang yang dapat mengaksesnya.
Anda membutuhkan konsultan profesional untuk merapikan akuntansi Anda? Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

CARA AGAR TIM AKUNTANSI ANDA MEMILIKI PERHATIAN LEBIH PADA PEKERJAANNYA

Sebagian besar pemilik memahami betapa pentingnya akuntansi untuk bisnis mereka. Ini membantu mereka mengelola keuangan, menangkap pengeluaran, melacak profitabilitas, memantau arus kas dan menilai solvabilitas, untuk menyebutkan beberapa manfaat.
Masalahnya adalah karyawan Anda mungkin tidak melihatnya seperti itu. Mereka mungkin memandang akuntansi hanya sebagai tugas lain. Bagi mereka, angkanya mungkin tampak sewenang-wenang. Penjual hanya peduli dengan penjualan. Departemen teknis hanya peduli pada masalah teknis. Dukungan pelanggan hanya peduli dengan kebutuhan pelanggan. Dan begitulah.
Bagaimana Anda mengubah persepsi ini? Bagaimana Anda membuat orang melihat angka begitu sangat penting dalam akuntansi?
Kuncinya adalah membuat tim Anda melihat bagaimana pekerjaan mereka membuat perbedaan dalam bisnis Anda. Bagaimana itu berkontribusi pada hasil bisnis dan meningkatkan laba.
Lakukan itu, dan mereka akan merasa lebih terlibat dan termotivasi. Mereka akan menyelaraskan pekerjaan mereka dengan hasil bisnis dan mengambil kepemilikan atas hasil yang mereka coba tingkatkan.
Sepertinya cukup sederhana. Tapi strategi apa yang bisa Anda terapkan sekarang untuk membuat mereka bersemangat? Simak artikel ini hingga akhir.

1. Komunikasikan ‘Mengapa’ Dibalik Prosedur Akuntansi
Sepertinya Anda memiliki prosedur khusus untuk pembuatan faktur, pelacakan pengeluaran, pelacakan waktu, dan bahkan penagihan. Anda dapat mencatat transaksi secara manual atau menggunakan perangkat lunak. Atau, mungkin Anda memilih untuk hanya mencatat transaksi saat uang tunai berpindah tangan, bukan metode akrual.
Terlepas dari itu, Anda tahu mengapa Anda mengikuti prosedur tersebut, dan mengapa Anda tidak mengambil jalan pintas. Tetapi karyawan mungkin tidak mengerti.
Mereka mungkin merasa prosedurnya terlalu panjang, dan mencari jalan pintas atau menjadikan dokumen itu sebagai tugas dengan prioritas terendah dalam daftar mereka, sepenuhnya terlepas dari “pekerjaan nyata” mereka.
Anda dapat membuat koneksi antara akuntansi dan dokumen, dan pekerjaan mereka dengan menjelaskan alasan di balik proses tersebut. Misalnya: “Alasan kami ingin menerima pembayaran online adalah karena pelanggan kami menghargai kenyamanan dan mempercepat seberapa cepat kami dibayar.”
Jika mereka mengerti, mereka akan lebih cenderung untuk menindaklanjuti. Mereka bahkan mungkin punya ide untuk perbaikan! Lebih penting lagi, jika Anda menghubungkan prosedur itu dengan hasil yang positif, Anda akan melibatkan mereka dalam proses tersebut.
Asumsikan Anda ingin tim penjualan menyelesaikan laporan biaya perjalanan sebulan sekali, misalnya. Dan Anda membutuhkan mereka untuk memberikan rincian terperinci dalam perangkat lunak akuntansi Anda sebelum mengirimkannya ke manajer keuangan.
Beberapa staf mungkin mengambil jalan pintas dan bertanya apakah mereka hanya dapat mengirim total, tanpa rincian yang rinci. Yang lain tidak mau begitu saja.
Kuncinya di sini adalah membantu mereka memahami bahwa menyelesaikan dokumen secara tepat waktu dan akurat membantu semua orang tahu persis di mana posisi bisnisnya. Penting juga untuk mengontrol biaya yang mungkin akan merayap seiring waktu.

2. Biasakan Berbagi Visibilitas dan Wawasan
Sebagai seorang pemimpin, penting untuk membagikan tujuan, prioritas, dan kinerja bisnis Anda dengan karyawan. Sederhananya, mereka tidak boleh dibiarkan bertanya-tanya: Bagaimana bisnis kita?
Selain itu, Anda juga harus membantu karyawan memahami hubungan antara prioritas dan pekerjaan yang mereka lakukan.
Misalnya, salah satu prioritas Anda mungkin meningkatkan arus kas. Untuk membuat staf penjualan Anda bersemangat tentang hal ini, Anda dapat menunjukkan kepada mereka, dengan ilustrasi yang membantu, bagaimana penjualan dan upaya mereka untuk mengontrol biaya penjualan — seperti rapat klien, biaya makanan, dan biaya perjalanan — telah membuat perbedaan.
Dengan membagikan hasil seperti itu, Anda membantu karyawan menghubungkan titik-titik tersebut. Mereka akan lebih memahami pentingnya pekerjaan mereka dan bagaimana hal itu berkontribusi pada hasil yang lebih baik. Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak akuntansi yang memungkinkan visibilitas bersama dari metrik keuangan penting.
Salah satu cara untuk membuatnya mudah dan cepat adalah berinvestasi pada alat yang menampilkan dasbor kinerja yang dapat dibaca secara sekilas. Misalnya, memiliki dasbor pelaporan unik yang memberikan ringkasan profitabilitas perusahaan.

3. Setel KPI yang Jelas
Indikator kinerja utama (KPI) adalah ukuran yang ditetapkan untuk menentukan seberapa baik perusahaan mencapai tujuan bisnisnya.
Untuk memastikan karyawan berada di halaman yang sama dan bekerja menuju tujuan bersama, tautkan KPI ini ke tujuan tertentu dan bagikan dengan karyawan Anda.
Misalnya, Anda dapat memiliki sasaran untuk meningkatkan penjualan sebesar X% dengan KPI yang dibutuhkan tim penjualan untuk mendapatkan sejumlah pelanggan setiap bulan. Sebaliknya, Anda mungkin memiliki KPI untuk mengurangi biaya yang melibatkan setiap individu yang mencari penghematan biaya yang lebih efisien dalam segala hal mulai dari makanan dan hiburan hingga peralatan kantor.
Setiap individu di tim Anda harus memiliki KPI mereka sendiri yang sesuai dengan tujuan bisnis Anda, dan pengakuan atas kontribusi yang signifikan untuk tujuan tersebut.

4. Software Akuntansi Bisnis Onboard Yang Menyederhanakan Akuntansi
Sebagian alasan mengapa orang tidak setuju dengan istilah akuntansi adalah karena menurut mereka itu memerlukan input manual, dan banyak tugas yang terlibat berulang dan biasa-biasa saja. Bayangkan pembuatan faktur baru untuk klien setiap bulan, meskipun klien menggunakan pengikut dan detail faktur tetap sama.
Atau, mencatat pengeluaran dan pendapatan di spreadsheet dan kemudian membuat laporan dari situ. Tidak terlalu mengasyikkan, bukan? Untungnya, hari ini Anda dapat berinvestasi dalam perangkat lunak yang memanfaatkan cloud untuk mengotomatiskan banyak tugas ini.
Anda dapat mengatur faktur berulang untuk klien yang menjadi pengikut. Anda dapat terhubung ke rekening bank Anda untuk pendapatan otomatis dan klasifikasi pengeluaran.
Perangkat lunak ini bahkan memberi Anda gambaran sekilas tentang kinerja bisnis Anda dengan laporan profitabilitas. Semua ini, dengan cara yang dapat dimengerti oleh non-akuntan!
Tentu saja, tidak semua perangkat lunak dibuat sama. Ada perangkat lunak yang mengharuskan Anda melewati banyak rintangan, dan Anda bahkan mungkin perlu pelatihan. Masalahnya, pelatihan melibatkan kurva pembelajaran, yang dapat membuat orang enggan untuk memulai.
Anda membutuhkan perangkat lunak yang ramah digunakan sehingga Anda tidak memerlukan pengetahuan akuntansi untuk menggunakannya.

5. Jalankan Tim Anda Dengan Insentif
Jika Anda memiliki staf penjualan atau tim, bagian ini untuk Anda. Saya ingat pernah bekerja di sebuah perusahaan sebagai manajer pengembangan bisnis. Saya bertanggung jawab atas perusahaan yang berkembang dan memahami pentingnya angka-angka tersebut, tetapi saya tidak pernah bersemangat tentang mereka.
Itu sampai perusahaan memperkenalkan struktur komisi. Angka sekarang menjadi mata uang saya. Saya memperhatikan mereka. Itu untuk kepentingan saya. Lagi pula, semakin banyak penjualan yang saya lakukan untuk perusahaan, semakin banyak uang yang saya hasilkan untuk diri saya sendiri.
Anda dapat menerapkan prinsip yang sama ke seluruh tim Anda, baik dalam penjualan, keuangan, dukungan pelanggan, atau manajemen proyek. Kuncinya adalah memberi penghargaan kepada karyawan atas kinerja, sehingga mereka mempertahankan kinerja itu. Misalnya, Anda dapat memberi mereka bonus untuk mencapai KPI mereka.

Akuntansi sangat penting untuk menilai kinerja bisnis. Anda memahami itu, tetapi tim Anda belum tentu. Maka berikanlah akses yang memadai pada mereka. Jika Anda membutuhkan software akuntansi yang ramah digunakan, silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

CARA EFEKTIF MENGELOLA KEUANGAN UNTUK MEMBANGUN BISNIS BESAR

 

Langkah terpenting bagi setiap pemilik bisnis adalah mendidik diri mereka sendiri. Dengan memahami keterampilan dasar yang diperlukan untuk menjalankan bisnis kecil – seperti melakukan tugas akuntansi sederhana, mengajukan pinjaman atau menyusun laporan keuangan – pemilik bisnis dapat menciptakan masa depan keuangan yang stabil dan menghindari kegagalan. Selain pendidikan, tetap teratur adalah komponen utama dari pengelolaan uang yang baik. Berikut ini adalah beberapa hal yang harus Anda lakukan sebagai pemilik usaha kecil agar selalu mengetahui kondisi keuangan Anda.

1. Berinvestasi dalam pertumbuhan.
Bisnis kecil yang ingin terus tumbuh, berinovasi, dan menarik karyawan terbaik harus menunjukkan bahwa mereka bersedia berinvestasi di masa depan. Karyawan akan menghargai bahwa Anda berinvestasi di perusahaan dan dalam karier mereka. Dan pada akhirnya Anda akan menciptakan lebih banyak nilai untuk bisnis Anda daripada jika Anda hanya menghabiskan semua keuntungan Anda untuk urusan pribadi.

2. Miliki strategi penagihan yang baik.
Setiap pemilik bisnis memiliki klien yang secara konsisten terlambat membayar tagihan dan pembayarannya. Mengelola keuangan bisnis kecil juga berarti mengelola arus kas untuk memastikan bisnis Anda beroperasi pada tingkat yang sehat setiap hari. Jika Anda kesulitan menagih dari pelanggan atau klien tertentu, mungkin inilah saatnya untuk berkreasi dengan cara Anda menagih mereka. Jika Anda memiliki pelanggan yang membayar terlambat kronis, yang kita semua lakukan, alih-alih mendesak mereka dengan faktur berulang dan panggilan telepon, cobalah pendekatan yang berbeda.

3. Pantau pembukuan Anda.
Lakukan yang terbaik untuk menyisihkan waktu setiap hari atau bulan untuk meninjau dan memantau buku Anda, bahkan jika Anda bekerja dengan seorang pemegang buku. Ini akan memungkinkan Anda menjadi lebih akrab dengan keuangan bisnis Anda.

4. Tetapkan kebiasaan keuangan yang baik.
Menetapkan protokol keuangan internal, meskipun sesederhana mendedikasikan waktu yang ditetapkan untuk meninjau dan memperbarui informasi keuangan, dapat sangat membantu dalam melindungi kesehatan keuangan bisnis Anda. Menjaga keuangan Anda dapat membantu Anda mengurangi penipuan atau risiko.

5. Rencanakan ke depan.
Akan selalu ada masalah bisnis yang perlu ditangani hari ini, tetapi ketika menyangkut keuangan Anda, Anda perlu merencanakan masa depan. Jika Anda tidak melihat lima hingga 10 tahun ke depan, Anda berada di belakang persaingan.

Scroll to top