Seringkali bisnis owner gagal dalam implementasi software accounting, meski pilihan software accounting menurutnya paling terbaik. Hal ini tentunya akan sangat menghambat operasional perusahaan yang masih dilakukan secara manual. Oleh sebab itu pebisnis harus paham bahwa software accounting tidak bisa diimplementasikan dengan baik tanpa mengetahui proses bisnis yang ada di perusahaan.
Sebaiknya ikuti langkah-langkah berikut ini jika ingin implementasi software accounting berhasil dengan baik dan lancar.
1. Susun struktur organisasi – Menyusun struktur organisasi selain untuk efisiensi Sumber daya manusia di perusahaan, juga untuk mengetahui fungsi-fungsi yang sebenarnya yang ada di dalam organisasi. Jangan sampai terlalu banyak orang pada fungsi yang sama, sehingga implementasi software nantinya benar-benar membantu keefektipan pekerjaan karyawan sesuai licensi. Percuma membeli licensi, tapi karyawan tidak berkepentingan dalam menggunakan. Hal ini buang-buang anggaran. Yang harus kita ketahui siapa penginput data dan mencetak, yang melakukan otorisasi dan yang hanya sekedar membaca laporan.
2. Susun Job description – Menyusun Job description adalah salah satu cara menspesialisasikan pekerjaan agar tiap karyawan tidak bekerja tumpang tindih. Sehingga memudahkan trainer sofware accounting untuk mengatur hak akses ke software, karena tidak semua bagian software boleh dibuka bagi yang tidak berkepentingan.
3. Susun SOP (Standard operasional prosedur) – Susun standard operasional prosedur supaya kinerja karyawan memiliki alur yang sudah sangat standard. Sehingga implementasi software dapat terlaksana dengan baik. SOP memang tidak bisa dibuat dalam waktu singkat, Minimal SOP dibuat secara garis besar. SOP sederhana bisa dibuat sesuai versi masing-masing agar implementasi software mengikuti jalur yang sudah ditentukan.
4. Identifikasi hak akses – Lakukan indentifikasi terhadap job description utama yang berhubungan dengan input data, editing, otorisasi dan hanya pembaca laporan. Setelah itu pilah-pilah setiap aktivitas kunci tersebut untuk digunakan sebagai petunjuk “training software” yang berkaitan dengan aktivitas kunci tersebut. Pada umumnya jika sudah ditentukan masing-masing hak akses, maka setelah implementasi software accounting, perusahaan aman di data dan resiko pengubahan.
5. Persiapankan data yang digunakan operasi software – Persiapan berikut adalah persiapan untuk menginput data yang dimiliki oleh perusahaan saat ini, seperti data customer, data supplier, data hutang dagang, data piutang penjualan, data aktiva, modal yang disetor, data inventory dan data lain. Data-data tersebut di input di format excel dan kemudian dipindahkan ke software yang sudah diinstal. Sehingga tidak perlu diinput satu persatu secara manual.
6. Instal software di komputer – Kalau software sudah diinstal paling tidak karyawan sudah bisa segera menggunakan software dalam rangka mengefektifkan pekerjaan, meminimalkan resiko kehilangan, serta dalam rangka menaikan profit.
7. Lakukan training berdasarkan job des dan hak ases -Training akan segera dilakukan secara fokus pada masing-masing job des karyawan. Kalau sudah diatur sesuai langkah 1 sampai dengan 5 maka dijamin proses training pasti akan berlangsung dengan baik dan penggunaan software lancar.
8. Lakukan evaluasi input data dari laporan – Untuk mengecek training sudah disampaikan dengan baik, maka pihak trainer software dan konsultan dapat memastikan apakan proses input data sudah benar, sesuai dengan akun-akun yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari laporan rugi laba maupun neraca serta laporan lainnya yang ingin dicocokan.
Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca, apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut dan membutuhkan pendampingan dalam implementasi software, seperti membuatkan SOP dan tata cara kerja lainnya, silahkan hubungi kami di 081-252982900. Atau email ke groedu@gmail.com.
