Departemen piutang (AR) telah mengalami tahun yang bergejolak akibat COVID-19. Dampak pandemi masih sangat nyata. Ada juga kabar varian Omicron. Saat ini, hanya sedikit yang diketahui tentang dampak jenis baru COVID-19 ini. Namun, para ahli menyarankan bahwa jika situasinya memburuk, pemerintah dapat dipaksa untuk memberlakukan pembatasan yang lebih ketat yang akan merusak permintaan barang dan jasa.
Tentu saja ini akan kembali menyebabkan penurunan tajam dalam kegiatan ekonomi, mirip dengan fase awal pandemi. Ada juga kekhawatiran tentang apa yang akan terjadi selanjutnya dan masalah yang mungkin ditimbulkan oleh varian lain.
Lalu apa dampaknya pada tim AR? Penjualan perusahaan dapat menurun dan sekali lagi, akan menjadi sulit untuk menagih pada faktur.
Oleh karena itu, sebagai profesional Anda butuh adanya inovasi untuk mempersiapkan dampak pandemi yang mungkin saja akan terjadi lagi. Mari kita telusuri tiga inovasi yang dapat difokuskan oleh profesional AR untuk mengurangi risiko dan mengontrol arus kas dengan lebih baik.

1. Menjadi Ahli dalam Aging Reports
Meninjau Aging Reports atau laporan umur piutang setiap hari membantu profesional AR melihat di mana letak saldo dan menjaganya tetap dekat dengan semua yang terjadi dengan pembayaran pelanggan.
Mereka menunjukkan kepada pelanggan yang memiliki saldo yang terus bertambah dan pelanggan yang memiliki beberapa faktur yang belum dibayar.
Mengambil pendekatan ini, profesional AR harus mengunduh data umur piutang dari perangkat lunak akuntansi atau ERP mereka dan menghabiskan waktu menganalisisnya untuk mengidentifikasi tren. Setelah ini selesai, laporan umur piutang kemudian dapat dibagikan kepada mereka yang perlu melihatnya — biasanya dalam format Excel.

2. Ukur Efektivitas Koleksi (CEI) Anda
Efektivitas koleksi (CEI) adalah perhitungan kemampuan perusahaan Anda untuk mengambil piutang dari pelanggan. Dengan kata lain, CEI membandingkan jumlah yang dikumpulkan dalam periode waktu tertentu dengan jumlah piutang yang tersedia untuk ditagih.
Karena perhitungan ini adalah persentase faktur yang dibayarkan dalam periode tertentu, 100% adalah skor sempurna, 80% atau lebih menunjukkan proses penagihan yang sangat efektif, sedangkan 50% atau lebih rendah dianggap rendah.
Untuk meningkatkannya, tim harus memeriksa beberapa area dari proses piutang mereka, termasuk:
• Kebijakan kredit. Beginilah cara perusahaan menentukan kelayakan kredit, serta syarat dan ketentuan untuk melakukan penjualan. Perusahaan harus dapat memahami kelayakan pelanggan untuk memperoleh dana berdasarkan kesehatan bisnis mereka sendiri. Ini dapat ditemukan melalui laporan penuaan pembelian dari vendor pihak ketiga dan memeriksa referensi (misalnya referensi bank).
• Proses Koleksi. Proses yang jelas dan efektif untuk mengirim dan menindaklanjuti faktur sangat penting. Jika pelanggan terlambat dihubungi, ini akan menyebabkan pembayaran tertunda. Pengumpulan otomatis memastikan bahwa proses ini sistematis, memberikan proses yang konsisten bagi pelanggan yang memungkinkan faktur diproses dan dibayar tepat waktu.
• Manajemen data. Kesalahan manusia dapat berdampak besar pada seberapa cepat pembayaran dikumpulkan. Keterlambatan dapat terjadi jika detail pelanggan tidak benar, seperti jumlah hutang atau bahkan informasi kontak. Saat ini, tim AR menggunakan platform untuk memusatkan data dan memastikannya selalu up-to-date, yang membebaskan mereka untuk fokus pada pengumpulan uang tunai.
• Opsi pembayaran. Pelanggan saat ini ingin membayar Anda dengan cara yang sama seperti mereka membayar semua yang lain—on line. Dengan menggunakan otomatisasi AR, Anda dapat menawarkan kepada pelanggan semua opsi pembayaran yang mereka inginkan dan butuhkan, yang meningkatkan pengalaman mereka dan membantu Anda mendapatkan pembayaran lebih cepat.

3. Diversifikasi Pendekatan Anda
Semua pelanggan berbeda. Dan itu berarti Anda perlu mempersonalisasi pendekatan yang Anda gunakan dengan mereka jika Anda ingin piutang Anda efektif.
• Koleksi. Alur kerja harus disesuaikan menurut jenis pelanggan. Ini mungkin berarti meningkatkan titik kontak dan mempercepat eskalasi untuk akun berisiko. Menggunakan pendekatan “satu ukuran untuk semua” yang sama untuk pelanggan tidak akan membantu mengatasi masalah dalam perilaku pembayaran. Bahkan jika keteraturan tindak lanjut ditingkatkan, tidak ada jaminan bahwa koleksi akan meningkat.
• Pembayaran. Jika pendekatan penagihan yang disesuaikan tidak membuat pelanggan Anda membayar tepat waktu, mereka mungkin menghadapi tantangan arus kas. Dalam hal ini, Anda mungkin memiliki klien lewat jatuh tempo yang memberi tahu Anda bahwa mereka memerlukan perpanjangan waktu untuk menyelesaikan tagihan mereka. Metode lain yang efektif adalah menawarkan diskon pembayaran lebih awal. Misalnya, Anda dapat menawarkan diskon 2/10, net/30, artinya pelanggan menerima diskon 2% jika mereka membayar dalam waktu 10 hari, bukan 30 hari. Jika bisnis mampu membelinya, menawarkan pembayaran lebih awal adalah penting dan dapat sangat membantu dalam meningkatkan arus kas.

Kesimpulan
Apa pun yang terjadi di luar bisnis Anda, menerapkan peningkatan di atas akan mendukung departemen AR Anda dan menempatkan tim Anda pada posisi yang lebih kuat untuk mengelola ketidakpastian ekonomi apa pun yang berlanjut hingga tahun 2022.
Anda tengah mengalami masalah dalam AR Manajemen dan membutah solusi yang efektif. Kami punya solusinya. Silahkan hubungi kami DISINI.