Vendor penipu adalah salah satu tantangan utama yang dihadapi bisnis saat ini.
Untuk memerangi penipuan vendor secara efektif, organisasi perlu mengetahui cara mengidentifikasi mereka, mempraktikkan uji tuntas, dan menetapkan pengendalian internal yang efektif.

Apa Itu Penipuan Vendor?
Penipuan vendor terjadi ketika vendor menipu perusahaan dengan menggunakan dokumen fiktif atau palsu.
Penipuan vendor sulit untuk dideteksi dan penelitian menunjukkan bahwa dibutuhkan rata-rata 18 bulan untuk mendeteksi skema penipuan yang dilakukan oleh vendor.
Orang melakukan penipuan karena tiga alasan utama:

  • Tekanan keuangan. Kehilangan pekerjaan, hutang, dll., dapat menekan orang untuk melakukan penipuan atau mendapatkan suap.
  • Mereka melihat peluang untuk mendapatkan keuntungan finansial ilegal (seperti pembayaran palsu) tanpa ketahuan.
  • Rasa berhak. Vendor yang merasa dibayar rendah kemungkinan akan mengambil kesempatan untuk menipu perusahaan. Mereka juga cenderung menyimpan pembayaran ganda atau terlibat dalam tagihan berlebih.

Contoh Penipuan Vendor
Penipuan vendor memiliki banyak bentuk. Berikut adalah beberapa yang umum:

  1. Vendor fiktif: Dalam pengaturan ini, seorang karyawan mengajukan permintaan pembayaran dari vendor yang tidak ada atau vendor sebenarnya yang tidak pernah mengirimkan pasokan apa pun. Ketika perusahaan tidak ada, pelaku menggunakan informasi vendor palsu yang terlihat seperti pemasok terpercaya. Data vendor palsu ini mungkin termasuk: Rekening bank yang tampak sah, Nomor ID pajak palsu, Alamat surat atau nomor telepon tidak ada, Nama perusahaan shell, Nomor akun vendor palsu.
  2. Duplikat pembayaran faktur: Ini terjadi ketika seorang karyawan menduplikasi faktur dari vendor yang sah, dengan rencana mengalihkan pembayaran ke rekening yang mereka pilih.
  3. Penagihan berlebih: Skema penipuan penagihan berlebih terjadi ketika vendor mengisi faktur dengan menambahkan persediaan yang tidak pernah mereka kirim atau harga barang yang dikirim lebih tinggi. Jenis skema ini lazim di antara vendor yang memasok dalam jumlah besar.
  4. Bid-rigging: Bid rigging adalah skema penipuan yang melibatkan vendor yang menawarkan kompensasi uang kepada karyawan dengan pengaruh kuat untuk mengamankan kontrak dan pembayaran vendor.
  5. Penetapan harga: Seperti yang mungkin sudah Anda duga, penetapan harga terjadi ketika dua atau lebih vendor bersekongkol untuk menetapkan biaya kontrak pada harga yang lebih tinggi dari biasanya. Perusahaan dibiarkan tanpa pilihan selain bekerja dengan anggaran yang membengkak.
  6. Check-tampering: Jenis penipuan ini terjadi ketika seorang karyawan mengutak-atik cek dari vendor yang sah dengan menggunakan pemalsuan. Tujuannya, seperti biasa, adalah mengalihkan dana untuk keuntungan pribadi. Bentuk paling umum dari gangguan cek adalah dengan mengubah penerima pembayaran atau jumlah.

Bagaimana Mengidentifikasi Penipuan Vendor
Kunci untuk memerangi penipuan vendor adalah mengetahui cara menemukannya. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil perusahaan Anda untuk menemukan penipuan vendor dan melakukan audit akuntansi forensik Anda sendiri:

  • Periksa struktur harga vendor. Jika terlihat terlalu bagus untuk menjadi kenyataan, mungkin memang begitu.
  • Meneliti faktur yang diajukan oleh atau atas nama vendor sesering mungkin. Jika Anda melihat dua faktur dengan nomor faktur yang sama, skema penipuan mungkin sedang dimainkan.
  • Juga, periksa apakah faktur dibuat menggunakan templat Microsoft Excel. Jika ya, itu adalah bendera merah besar.
  • Vendor tanpa nomor identifikasi wajib pajak yang dapat diverifikasi kemungkinan besar akan menipu Anda.
  • Jalankan pemeriksaan latar belakang pada vendor baru Anda untuk melihat apakah mereka terhubung dengan karyawan Anda. Juga, periksa apakah ada bentuk hubungan timbal balik.

6 Tips Untuk Pencegahan Penipuan Vendor
Tidak cukup hanya mengidentifikasi skema penipuan vendor. Yang terpenting adalah bagaimana mencegahnya agar tidak terjadi. Berikut adalah enam tips bermanfaat untuk mencegah skema penipuan dari vendor:

Tip 1: Manajemen Vendor yang Efektif
Memenangkan pertarungan melawan skema penipuan vendor dimulai dengan memiliki strategi dan sistem manajemen vendor yang efektif. Dengan sistem seperti itu, perusahaan Anda akan memiliki risiko vendor yang lebih efisien; secara signifikan mengurangi kemungkinan penipuan.

Tip 2: Audit Vendor Anda Secara Teratur
Audit vendor yang sering dapat membantu menjaga perusahaan Anda dari kerugian finansial besar yang disebabkan oleh skema penipuan. Mulailah dengan file master vendor dan selesaikan.

Tip 3: Gunakan dua orang atau lebih untuk penanganan vendor
Penipuan vendor berkembang pesat di organisasi di mana hanya satu karyawan yang memeriksa faktur vendor.
Oleh karena itu, untuk mencegahnya, faktur harus diperiksa oleh dua atau lebih karyawan dari departemen yang berbeda dan pada berbagai tingkat manajemen.

Tip 4: Gunakan Teknik Pencocokan Faktur
Pencocokan faktur, jika dilakukan dengan benar, dapat membantu mengurangi kejadian penipuan seminimal mungkin.
Ini adalah teknik yang melibatkan membandingkan faktur yang diajukan oleh vendor dengan dokumen keuangan seperti pesanan pembelian, tanda terima pembayaran, slip inspeksi, dll.

Tip 5: Rotasi Karyawan
Seringkali, dibutuhkan bantuan dari satu atau lebih karyawan untuk membuat skema penipuan bekerja tanpa mendeteksi apa pun. Biasanya, karyawan di departemen pengadaan dan akuntansi yang lebih mungkin terlibat dalam skema tersebut.
Cara terbaik untuk mengelola risiko ini adalah dengan merotasi karyawan Anda dengan memindahkan mereka ke berbagai departemen dari waktu ke waktu. Jika memungkinkan, pindahkan mereka ke cabang lain.

Tip 6: Jalankan Pemeriksaan Latar Belakang Reguler pada Karyawan Anda
Jika seorang karyawan terkait atau memiliki hubungan spesial dengan vendor, itu adalah pengaturan yang sempurna untuk penipuan. Satu-satunya cara untuk melawannya adalah dengan secara teratur menjalankan pemeriksaan latar belakang karyawan terhadap vendor Anda.

Kesimpulan
Sayangnya, Anda tidak dapat menghilangkan penipuan vendor. Namun, ada banyak cara yang dapat ditindaklanjuti untuk mengurangi risiko penipuan vendor.
Semoga bermanfaat.

Anda membutuhkan informasi lebih detil perihal artikel diatas? Atau sedang membutuhkan software akuntansi otomatis untuk mempermudah operasi akuntansi Anda? Kami siap membantu. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi nomor WhatsApp kami di 0812-5298-2900.