Apakah Anda memiliki proses piutang yang handal dan akurat untuk bisnis Anda? Jika tidak, biasanya bisnis Anda akan sangat menderita karena tingkat kepuasan pelanggan yang rendah. Situasi ini dapat memudahkan pesaing untuk memburu pelanggan Anda dan menyebabkan beberapa debitur tidak memprioritaskan pembayaran.
Apa itu Proses Piutang Usaha?
Proses piutang adalah seperangkat kebijakan dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk mengelola faktur dan pembayaran pelanggan. Ini biasanya mencakup pembuatan faktur, menerbitkannya kepada pelanggan, dan menindaklanjuti pembayaran. Sayangnya, beberapa perusahaan tidak memiliki kebijakan yang ditetapkan untuk menangani proses ini. Kurangnya standarisasi dapat menyebabkan perbedaan dan konflik.
Langkah-langkah dan detail yang tepat dari proses A/R bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Namun, ini adalah langkah dasar yang diikuti sebagian besar bisnis:
- Buat faktur.
- Menerbitkan faktur kepada pelanggan.
- Lacak faktur.
- Tindak lanjuti pembayaran.
- Mengumpulkan pembayaran.
- Hapuskan piutang tak tertagih atau piutang tak tertagih.
Bagaimana Manajer Dapat Meningkatkan Piutang Usaha?
Membuat kebijakan seragam yang diikuti oleh semua anggota tim A/R adalah langkah besar pertama menuju peningkatan kinerja piutang. Dengan mengikuti tip tambahan ini, Anda dapat meningkatkan proses piutang perusahaan Anda dan menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik:
- Mengotomatiskan proses piutang sebanyak mungkin.
- Sering-seringlah berkomunikasi dengan pelanggan dan pastikan untuk memperbaruinya jika ada perubahan pada status faktur mereka.
- Bersikaplah proaktif dalam mengumpulkan pembayaran dan atasi masalah apa pun sesegera mungkin.
- Menawarkan fleksibilitas untuk opsi paket pembayaran dan metode pembayaran.
- Gunakan data untuk meningkatkan kinerja dengan mengidentifikasi area di mana Anda dapat merampingkan proses.
- Tinjau pedoman kepatuhan hukum tentang bagaimana Anda dapat mengejar pembayaran atau memulihkan hutang dari badan usaha vs. orang perorangan.
Mengapa Pengalaman Piutang Usaha Penting?
Ketika datang ke operasi bisnis dan pengalaman pelanggan, sebagian besar perusahaan fokus pada pengiriman produk dan layanan. Namun, cara pelanggan membayar produk dan layanan tersebut juga memengaruhi cara mereka berbisnis dengan perusahaan Anda dan apakah pengalaman itu memuaskan.
Idealnya, tujuannya adalah untuk menciptakan proses bebas gesekan yang memberikan banyak pilihan kepada pelanggan. Jika Anda mencapai ini, Anda dapat mengharapkan untuk mengumpulkan piutang lebih cepat dan mempertahankan pelanggan Anda. Ingatlah bahwa biaya untuk mempertahankan pelanggan Anda lima kali lebih murah daripada mencari pelanggan baru.
Pelanggan yang senang tercermin dalam kinerja keuangan perusahaan. Mempertahankan hubungan dan mengumpulkan pembayaran menghasilkan uang tunai untuk bisnis. Manajer dapat menggunakan uang ini untuk menutupi kewajiban keuangan dan memperluas operasi. Pelanggan yang puas juga cenderung merujuk perusahaan, yang mendatangkan lebih banyak pelanggan.
Apa saja Praktik Terbaik untuk Meningkatkan Pengalaman Pelanggan?
Tahukah Anda bahwa A/R memiliki lebih banyak kontak pelanggan daripada sebagian besar aspek bisnis lainnya? Ini hanya menyaingi penjualan dan pemasaran media sosial. Setelah manajer menjaga ini di garis depan dalam menyusun strategi mereka, mereka akan merasa lebih mudah untuk membangun hubungan pelanggan yang kuat dan sehat.
Anda dapat melakukan beberapa hal untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dalam piutang. Mulailah dengan tips penting ini:
- Evaluasi kinerja proses piutang Anda saat ini.
- Tetapkan tujuan realistis yang Anda inginkan untuk dicapai oleh tim A/R Anda dan buat rencana untuk mencapainya.
- Dapatkan masukan dari pelanggan Anda untuk memastikan strategi Anda memenuhi kebutuhan mereka.
- Gunakan data pelanggan untuk meningkatkan proses faktur dan pembayaran Anda.
- Otomatiskan sebanyak mungkin proses A/R Anda.
- Berkomunikasi secara teratur dengan pelanggan tentang faktur dan pembayaran mereka.
- Lebih fokus pada penghargaan pelanggan untuk perilaku pembayaran yang baik.
Mengapa Fleksibilitas Pembayaran Begitu Penting?
Ketika pelanggan mengontrol kapan dan bagaimana mereka membayar Anda, Anda memiliki peluang yang jauh lebih tinggi untuk dibayar tepat waktu. Itu karena pelanggan dapat memilih apa yang sesuai dengan jadwal dan anggaran mereka. Pertimbangkan opsi ini:
- Opsi portal pelanggan untuk mengotomatiskan pembayaran
- Opsi pembayaran online, fisik, dan langsung
- Rencana cicilan untuk perusahaan yang kesulitan
- Kemampuan untuk memilih hari dalam bulan ketika tagihan jatuh tempo
Bantuan Otomatisasi Proses Piutang Usaha
Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dalam piutang adalah dengan mengotomatisasi sebanyak mungkin proses. Ini termasuk mengotomatisasi faktur, mengeluarkan pembayaran, dan menindaklanjuti akun tunggakan.
Otomatisasi piutang usaha membebaskan waktu tim Anda sehingga mereka dapat fokus pada tugas yang lebih penting, seperti manajemen hubungan yang dipersonalisasi. Otomasi dapat membuat bola berjalan, tetapi dibutuhkan orang-orang nyata untuk membangun koneksi yang kuat.
