Idealnya, semua tagihan akan dibayar tepat waktu, setiap saat. Namun terlalu umum untuk terjebak dalam dokumen, dan kesalahan sederhana menyebabkan penundaan yang mahal. Jangan terjebak dalam siklus mengejar faktur yang terlambat – berikut adalah beberapa kiat pembuatan faktur untuk membantu Anda menerima pembayaran lebih cepat.
1. Buat ketentuan pembayaran sangat jelas.
Salah satu tip bisnis kecil terpenting untuk memproses faktur adalah mencantumkan tanggal jatuh tempo Anda di bagian atas. Ini memberikan pengingat visual yang jelas kepada klien, menghilangkan kebingungan atas ketentuan pembayaran. Anda dapat menegosiasikan persyaratan di awal kontrak penjualan atau menetapkan jangka waktu pembayaran Anda sendiri. Apa pun itu, penting untuk memperjelas hal ini sebelum mengirimkan barang dan jasa sehingga klien Anda tahu apa yang diharapkan. Untuk layanan berbasis proyek, perkiraan atau penawaran tertulis dapat membantu anggaran klien. Kerangka waktu umum termasuk 14 hari, Net 30, Net 60, atau End of Month (EOM). Jika Anda membutuhkan dorongan cepat untuk arus kas Anda, Anda bahkan dapat melakukan pembayaran setelah menerima faktur.
2. Terima berbagai metode pembayaran.
Metode sama pentingnya dengan istilah dalam hal tip penagihan dan penagihan. Jika Anda hanya menerima cash on delivery, Anda akan mengasingkan klien yang mungkin lebih suka membayar melalui transfer bank atau dengan kartu kredit perusahaan. Salah satu cara terbaik untuk mendorong pembayaran yang cepat dan tepat waktu adalah dengan menawarkan berbagai metode pembayaran yang berbeda. Ini harus ditandai dengan jelas di faktur Anda, idealnya dengan tautan pembayaran tersemat yang memungkinkan pelanggan membayar dengan sekali klik. Pemroses pembayaran saat ini membuatnya mudah dan otomatis.
3. Tetap buka jalur komunikasi dengan klien.
Dalam dunia layanan otomatis, sedikit komunikasi kuno sangat membantu. Mengirim pesan terima kasih yang dipersonalisasi setelah pembayaran membangun loyalitas dan kepercayaan dengan layanan pelanggan yang hebat. Anda dapat menyetel pengingat email otomatis, tetapi jangan lupa pentingnya mengangkat telepon dari waktu ke waktu. Kebutuhan akan komunikasi yang baik juga berlaku selama pengiriman produk atau layanan Anda. Beri tahu klien tentang keterlambatan dan kemajuan sesuai kebutuhan, dan mudah-mudahan mereka akan membalas budi ketika saatnya tiba untuk pembayaran.
4. Tawarkan diskon untuk pembayaran lebih awal.
Beberapa bisnis membebankan biaya untuk pembayaran yang terlambat, tetapi mengapa tidak mencoba wortel daripada tongkat? Bahkan jika Anda memilih syarat pembayaran tertunda seperti Net 45 atau Net 60, Anda dapat menawarkan persentase dari total tagihan jika pelanggan melakukan pembayaran lebih awal. Seperti tip mengejar faktur kami yang lain, jika Anda memilih taktik ini, penting untuk memberikan pemberitahuan terlebih dahulu. Diskusikan semua persyaratan pembayaran – termasuk diskon dan penalti – sebagai bagian dari negosiasi di muka Anda.
5. Otomatiskan pengumpulan pembayaran.
Terakhir, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak otomatis untuk proses pembuatan faktur dan penagihan Anda. Siklus faktur hingga pembayaran bisa panjang dan rumit jika diselesaikan secara manual. Dengan volume dokumen yang tinggi, muncul potensi kesalahan manusia yang lebih besar, dan dengan kesalahan datanglah penundaan. Gunakan perangkat lunak faktur seperti Xero, Sage 50cloud dan Invoiced yang memungkinkan Anda mengendalikan proses pembayaran secara otomatis. Cari fitur-fitur termasuk rekonsiliasi otomatis dan pembuatan faktur berulang untuk tetap memantau piutang. Anda akan dapat memastikan tagihan dikirim ke penerima yang tepat tepat waktu, dengan pengelolaan yang cepat dan mudah dari dasbor pusat.
(BONUS) 6. Selalu Sopan
Penting bagi Anda untuk selalu bersikap sopan kepada klien saat mengirim faktur dan menindaklanjuti tagihan yang lewat jatuh tempo. Sertakan “tolong” dan “terima kasih” yang menyenangkan di faktur Anda dan di email pendamping untuk menunjukkan rasa terima kasih dan meninggalkan kesan yang baik. Bersikap tenang dan sopan dengan klien saat pembayaran mereka terlambat dapat memastikan Anda menjaga hubungan baik dan tidak menyabotase peluang untuk bekerja di masa depan dengan perusahaan.
Penutup
Untuk membantu mendapatkan pembayaran lebih cepat, usaha kecil dan pekerja lepas harus mempertimbangkan untuk membebankan biaya keterlambatan pada faktur yang lewat jatuh tempo. Memiliki kebijakan biaya keterlambatan pada faktur Anda dapat mendorong klien Anda untuk membayar tagihan mereka tepat waktu, untuk menghindari terkena biaya tambahan. Pastikan detail polis Anda diuraikan dengan jelas di setiap faktur yang Anda kirimkan. Semoga bermanfaat.
Dan jika Anda membutuhkan informasi lebih detil perihal Account receivable management atau cara menanggulangi telat bayar, kami siap bantu.
Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui WhatsApp 0812-5298-2900.
