INVOICE: PENGERTIAN, FUNGSI, DAN JENISNYA

Dalam dunia bisnis, invoice menjadi dokumen yang sangat berhubungan erat dengan pelaku usaha dalam setiap transaksi keuangan yang terjadi, baik itu pembelian barang, penjualan barang, tagihan, dan lain sebagainya. Dalam hal ini, penting untuk mencatat transaksi keuangan dengan baik guna mendapatkan catatan dan dokumentasi yang lengkap atas setiap transaksi keuangan yang dilakukan. Hal ini penting untuk mendukung aspek keuangan bisnis, seperti evaluasi kinerja, pelaporan, dan pengelolaan pajak. Dokumen transaksi ini biasanya dikenal dengan nama invoice atau kuitansi. Namun, apakah invoice dan kuitansi adalah dokumen yang sama? Untuk mengetahui perbedaannya, simak artikel ini.

Baca juga artikel AKUNTANSI SISTEM MANUAL: PENGERTIAN DAN PROSESNYA

Pengertian Invoice

Menurut Investopedia, invoice merupakan dokumen komersial yang mencatat secara rinci transaksi antara penjual dan pembeli. Dokumen ini berperan sebagai catatan waktu transaksi tersebut terjadi. Ketika transaksi pembelian barang atau jasa dilakukan secara kredit, maka invoice tersebut akan menjadi dokumen tagihan. Biasanya, invoice mencantumkan informasi seperti nama penjual dan pembeli, jumlah tagihan, tanggal pembayaran, metode pembayaran, serta nomor invoice itu sendiri. Invoice memiliki peran penting dalam pengendalian dan audit internal di bidang akuntansi. Dokumen ini bisa berfungsi sebagai bukti transaksi, nota pembayaran, tagihan penjualan, dan catatan online. Di era digital saat ini, invoice tidak lagi hanya berbentuk cetakan kertas, melainkan juga dapat berbentuk digital guna memudahkan pencatatan transaksi.

Biasanya, invoice dikeluarkan oleh penjual setelah pembeli menyelesaikan pemesanan dan penjual telah mengirimkan pesanan tersebut. Dokumen ini digunakan sebagai alat penagihan kepada pembeli, yang kemudian diharapkan melakukan pembayaran sesuai dengan jumlah yang tertera pada tagihan.

Baca juga artikel DEFINISI, CONTOH, DAN JENIS UTANG JANGKA PENDEK

Perbedaan antara Kwitansi dan Invoice

Lalu, apa perbedaan antara kwitansi dan invoice? Kuitansi adalah bukti pembayaran yang diberikan oleh penjual kepada pembeli dan ditandai dengan tanda tangan dari penerima uang. Jika invoice berfungsi sebagai alat penagihan, maka kuitansi berperan sebagai bukti pembayaran.

Fungsi Invoice dalam Bisnis

Berikut beberapa fungsi penggunaan invoice dalam aspek keuangan bisnis Anda:

  1. Sebagai catatan rinci penjualan atau pembelian barang atau jasa, serta jadwal pembayaran yang digunakan untuk menagih pembayaran kepada pelanggan. Rincian pembayaran ini penting sebagai data informasi dalam pencatatan transaksi harian.
  2. Mempermudah pembuatan laporan atau pembukuan keuangan. Dengan mencatat transaksi dengan baik, akuntan dapat dengan mudah menyusun laporan atau pembukuan keuangan yang rapi.
  3. Menjadi referensi yang sah dalam mengatasi perbedaan dalam proses pembayaran tagihan atau pengiriman barang. Ini akan menjadi bukti yang sah bagi penjual maupun pembeli.
  4. Sebagai alat untuk mengukur kinerja dan perkembangan bisnis. Dengan adanya dokumen transaksi yang teratur dan terperinci, pelaku usaha dapat menganalisis kinerja keuangan dan perkembangan bisnis dengan lebih mudah.

Jenis-Jenis Invoice

Berikut beberapa jenis invoice yang biasa digunakan dalam aktivitas usaha:

  1. Invoice Biasa: Digunakan untuk transaksi sehari-hari, mencakup rincian pesanan dan jumlah pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli.
  2. Invoice Konsuler: Digunakan dalam transaksi internasional, seperti ekspor dan impor. Dokumen ini biasanya disahkan oleh negara yang menerima impor dan kedutaan negara pengekspor.
  3. Invoice Proforma: Bersifat sementara dan digunakan dalam pembelian barang secara bertahap. Setelah semua barang pesanan dikirim, invoice proforma ini akan digantikan dengan invoice biasa.

Baca juga artikel PENTINGNYA MEMAHAMI BAGAIMANA MANAJEMEN PIUTANG MENYELAMATKAN SUATU BISNIS

Dengan demikian, invoice adalah dokumen transaksi yang penting bagi pemilik usaha. Dokumen ini memberikan informasi terkait rincian penjualan atau pembelian barang atau jasa, jumlah tagihan, identitas penjual dan pembeli, tanggal jatuh tempo, serta metode pembayaran yang disepakati. Invoice dapat membantu pelaku usaha dalam pembukuan, evaluasi kinerja, dan acuan pembayaran. Dalam prakteknya, dokumen transaksi ini dapat digunakan dalam transaksi sehari-hari, transaksi internasional, dan transaksi yang dilakukan secara bertahap.

Semoga artikel ini bermanfaat, dan jika Anda membutuhkan informasi perihal bagaimana kelola piutang agar cash flow tetap lancar, silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami via WhatsApp 0812-5298-2900.