BERITA

Informasi terkini seputar Manajemen, Accounting, Sumber daya manusia, Ritel Management, Teknologi Informasi

5 CARA PERUSAHAAN MENYALAHGUNAKAN SISTEM AKUNTANSI MEREKA

Beberapa bisnis membeli sistem akuntansi yang sangat berharga tetapi kemudian gagal menerapkan atau mengoperasikannya dengan benar. Hal ini sering kali mengakibatkan frustrasi karyawan, kekecewaan manajemen, dan pengembalian investasi yang buruk. Untuk membantu perusahaan Anda menghindari kemunduran ini, artikel ini kami buat untuk menjelaskan pada Anda apa saja kesalahan tersebut dan memberikan saran tentang bagaimana perusahaan dapat menyelamatkan diri dari itu.

1. Kegagalan Untuk Mengenali Sistem Yang Cacat
Perusahaan terkadang tidak menyadari bahwa sistem akuntansi mereka tidak berjalan dengan benar, sehingga mereka terus mengoperasikan sistem yang cacat ini. Untuk menilai kondisi sistem akuntansi Anda, mulailah dengan menjawab dua pertanyaan dasar ini:

  • Apakah itu menghasilkan laporan dan laporan keuangan tepat waktu?
  • Apakah laporan dan laporan keuangan tersebut akurat?

Menjawab “tidak” untuk salah satu pertanyaan berarti Anda memiliki masalah serius yang perlu ditangani.
Solusi : Tanyakan pada diri Anda dua pertanyaan dasar ini secara berkala sepanjang tahun dan jujurlah dengan jawaban Anda. Jika kesalahan material merayap ke dalam laporan keuangan, atau laporan membutuhkan waktu terlalu lama untuk diproduksi, ambil tindakan yang tepat untuk mengembalikan sistem akuntansi Anda ke jalur yang benar.

2. Kegagalan Mengumpulkan Pasukan
Keberhasilan atau kegagalan akhir dari setiap implementasi sistem akuntansi tergantung pada karyawan yang akan menggunakan sistem tersebut. Jika karyawan tidak berkomitmen pada penerapan, tidak dilatih dengan benar tentang sistem, dan tidak berkomitmen kuat pada akurasi dalam pelaporan keuangan, maka sistem kemungkinan akan gagal tidak peduli seberapa rajin vendor dan / atau konsultan apa pun yang bekerja untuk mengaktifkan dan menjalankan sistem baru. Negatifitas di antara jajaran dapat merusak keinginan karyawan untuk merangkul dan mempelajari sistem baru dengan benar.
Solusi : Kepemimpinan diperlukan untuk menyatukan karyawan dan manajemen menuju tujuan penerapan yang berhasil dan mengubah ke sistem baru. Manajemen harus menjelaskan mengapa sistem baru diperlukan dan menyampaikan bagaimana semua orang di perusahaan pada akhirnya akan mendapatkan keuntungan. Manajemen harus sepenuhnya mendukung konsultan (yang hampir selalu merupakan perwakilan vendor) dalam menerapkan sistem baru dan bekerja untuk menumbuhkan sikap positif di antara semua pihak yang terlibat.

3. Kurangnya Pelatihan Implementasi
Terkadang manajemen memandang proses penginstalan dan penerapan sistem akuntansi hanya sebagai menginstal file program, mengkonfigurasi pengaturan, memasukkan saldo awal, menyiapkan printer, dan memberikan izin kepada pengguna individu. Meskipun tugas-tugas ini tentu saja diperlukan, daftar ini tidak menyertakan pelatihan pengguna akhir, yang menurut saya harus mencapai sekitar 90% dari keterlibatan implementasi jika dilakukan dengan benar. Secara khusus, karyawan harus dilatih dengan berbagai cara, termasuk:

  • Cara mengekstrak dan mengatur data dari sistem lama.
  • Bagaimana cara menginput data awal ke dalam sistem baru.
  • Cara mengakses dan menavigasi sistem baru.
  • Cara memasukkan data, vendor baru, pelanggan baru, item inventaris baru, dan item lainnya.
  • Cara memasukkan dan memproses transaksi keuangan, termasuk faktur, pembayaran, setoran bank, penyesuaian, dan transaksi lainnya.
  • Cara membuat laporan dan laporan keuangan, termasuk cara mengedit dan menyesuaikan laporan tersebut.

Personel manajemen juga harus dilatih tentang bagaimana mengakses dan menggunakan sistem dan bagaimana membuat dan membaca laporan keuangan dan laporan informasi.
Bahkan ketika manajemen setuju dengan jumlah pelatihan pengguna yang tepat, beberapa vendor sering kali meremehkan atau mengabaikan pelatihan pengguna, mungkin untuk meminimalkan waktu dan tenaga mereka dalam pekerjaan, atau mungkin agar mereka dapat menagih lebih banyak uang kepada pelanggan dengan membersihkan sistem yang dihasilkan. masalah. Sebaliknya, vendor lain bekerja keras untuk memberikan pelatihan yang diperlukan untuk memastikan pengguna akhir cukup mampu mengoperasikan sistem dengan dukungan minimal di masa mendatang. Tanpa pelatihan pengguna yang memadai, keakuratan sistem akuntansi Anda kemungkinan besar akan menyimpang segera setelah keberangkatan konsultan.
Solusi : Jangan berhemat pada pelatihan pengguna. Setiap karyawan harus menerima banyak pelatihan – biasanya minimal 16 hingga 40 jam (jumlah pelatihan yang tepat tergantung pada banyak faktor). Sebelum menandatangani kontrak implementasi Anda, pastikan kontrak tersebut mencakup pelatihan pengguna dalam jumlah yang cukup, dan periksa untuk memastikan pelatih konsultan yang ditugaskan untuk pekerjaan Anda oleh vendor atau pelaksana memiliki keterampilan dan peringkat pelatih yang sangat baik (jika tersedia) untuk sistem khusus Anda.

4. Gagal Mengubah Kesalahan Menjadi Poin Pengajaran
Saat kesalahan dan masalah teridentifikasi dalam sistem akuntansi Anda, Anda harus memperbaiki kesalahan tersebut dan menggunakannya sebagai poin pengajaran untuk melatih karyawan bagaimana menghindari kesalahan yang sama. Tanpa pelatihan pengguna akhir yang berkelanjutan, masalah dan kesalahan yang telah Anda identifikasi dan koreksi pasti akan terulang kembali.
Solusi : Dokumentasikan semua kesalahan dan masalah sistem akuntansi dan kemudian latih karyawan Anda dalam prosedur yang benar, pastikan untuk menjelaskan cara menghindari masalah yang sama di masa mendatang. Pelatihan ini paling baik disampaikan satu per satu tetapi mungkin juga disampaikan melalui konferensi online, email, klip video, atau di ruang kelas. Anda harus menyimpan dokumen terus-menerus atau buku catatan yang melacak kesalahan pengguna, bersama dengan solusi terkait mereka, untuk dibagikan dengan karyawan baru yang pindah ke posisi pembukuan dan akuntansi tersebut.

5. Mengabaikan Fitur Lanjutan Sistem Anda
Tanpa pelatihan yang memadai, banyak karyawan yang menggunakan fitur sistem dalam jumlah minimal untuk menyelesaikan pekerjaan. Ketika ini terjadi, para karyawan ini – dan pemberi kerja mereka – ketinggalan menggunakan fungsi sistem yang paling kuat. Saya telah menyaksikan banyak kasus perusahaan melakukan tugas secara manual sehingga sistem mereka dapat diotomatiskan. Berikut ini beberapa contohnya:

  • Beberapa perusahaan secara manual menghitung dan menagih tagihan lewat jatuh tempo secara manual karena mereka tidak tahu bahwa sistem dapat melakukannya secara otomatis.
  • Beberapa perusahaan mencetak dan mengirimkan cek kertas karena mereka tidak menyadari bahwa chequing elektronik ada di dalam sistem.
  • Beberapa perusahaan menghitung dan memasukkan diskon secara manual karena mereka tidak memahami cara mengatur penghitungan diskon otomatis dalam sistem.
  • Beberapa perusahaan mengekspor beberapa laporan keuangan ke Excel dan menggabungkannya secara manual (atau memfilternya) karena mereka tidak menyadari bahwa fungsi pelaporan sistem mereka dapat diatur untuk menggabungkan dan memfilter laporan secara otomatis.

Solusi : Untuk memastikan Anda memanfaatkan fungsionalitas lengkap sistem Anda, pertimbangkan langkah-langkah berikut:

  • Tugaskan setidaknya satu karyawan untuk menguasai serangkaian fitur dan fungsi sistem akuntansi Anda. Pastikan karyawan tersebut membagikan pengetahuan ini dengan seluruh tim pengguna sistem secara teratur.
  • Tonton klip YouTube pendidikan atau video pelatihan yang menampilkan sistem akuntansi Anda.
  • Beli dan baca buku “petunjuk” profesional tentang pengoperasian sistem akuntansi Anda.
  • Baca blog dan tinjauan profesional online tentang sistem akuntansi Anda.
  • Baca halaman dukungan pengguna akhir vendor untuk mengidentifikasi masalah dan solusi yang telah dihadapi dan dipecahkan oleh pengguna lain.
  • Jadwalkan dan hadiri pelatihan pengguna secara online atau di ruang kelas.
  • Minta setidaknya satu karyawan menghadiri konferensi tahunan sistem Anda untuk mendapatkan informasi terbaru tentang produk Anda dan tentang produk tambahan pihak ketiga.

Perusahaan dengan peluang terbaik untuk memaksimalkan nilai sistem akuntansi mereka adalah perusahaan yang memahami kapabilitas sistem, mengenali dan memperbaiki kesalahan dalam sistem, menginspirasi kepercayaan karyawan pada perangkat lunak, dan memberikan pelatihan yang tepat kepada karyawan (dan manajer) tersebut. mendapatkan hasil maksimal dari operasinya. Menghindari kesalahan umum sistem akuntansi ini dapat menyelamatkan perusahaan Anda dari banyak sakit kepala dan membawa efisiensi, efektivitas, dan bahkan mungkin sedikit lebih menyenangkan ke dalam operasi akuntansi dan pelaporan keuangan Anda. Jika Anda membutuhkan software accounting dengan full service yang akan sangat menguntungkan Anda. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

Tinggalkan Balasan

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Scroll to top
Selamat datang di Groedu software konsultasi
Send via WhatsApp