BERITA

Informasi terkini seputar Manajemen, Accounting, Sumber daya manusia, Ritel Management, Teknologi Informasi

ALASAN OTOMASI KOMUNIKASI MENJADI JURUS ANDALAN ANDA

Di dunia yang serba cepat, berkat kemajuan teknologi yang semakin meningkat yang membuat komunikasi elektronik lebih personal dan produktif, email adalah senjata komunikasi pilihan.
Solusi untuk membuat email benar-benar berdampak sebagai alat bisnis, adalah otomatisasi. Ini adalah bagian yang diabaikan atau ditunda oleh banyak bisnis untuk “nanti”, tetapi bisnis yang cerdas tahu bahwa semakin cepat mereka mengotomatiskan komunikasi tipikal mereka – baik internal maupun eksternal – semakin banyak mereka akan menuai keuntungan.
Komunikasi email otomatis membawa konsistensi pada percakapan Anda dengan pelanggan Anda. Mereka belajar untuk mengharapkan kabar dari Anda, mereka memahami topik atau masalah mana yang akan Anda hubungi, dan mereka menjadi bergantung pada pengingat dan pembaruan tersebut. Ini berarti mereka tetap terlibat dengan Anda dan merek Anda secara berkelanjutan. Ketika Anda telah melakukan pekerjaan yang disebutkan di atas, seputar pesan dan suara Anda, Anda membangun hubungan kepercayaan dengan pelanggan Anda dan perasaan bahwa mereka mengenal Anda – dan Anda mengenal mereka.
Email memberi Anda kesempatan untuk menjelaskan dengan jelas perubahan dalam bisnis, kebijakan baru, pembaruan akun, dan berita lainnya kepada klien Anda dengan cara yang memungkinkan mereka memiliki semua informasi di ujung jari mereka, dan dapat diakses oleh mereka saat mereka siap menerima itu masuk ke dalam tingkat akurasi yang lebih tinggi dari informasi yang dibagikan – email telah dipikirkan dan ditulis sebelumnya – dan Anda tidak menangkap pelanggan dengan terburu-buru di telepon, kemudian mengandalkan mereka untuk mengingat informasi yang Anda bagikan. Ini meminimalkan potensi kesalahan manusia karena lebih sedikit yang hilang dalam interpretasi dan terjemahan ketika ditulis dengan cermat untuk dikonsumsi pada waktu yang nyaman bagi pelanggan.
Mengotomatiskan email ini mengurangi potensi kesalahan lebih banyak lagi, dengan menghilangkan tenggat waktu yang terlewat dan memastikan tanggal penting selalu diingat. Seseorang di tim AR tidak perlu mencari tanggal perpanjangan, lalu ingat untuk mengirim pemberitahuan atau berharap mereka punya waktu untuk mengirimkannya sebelum akhir hari. Dengan otomatisasi, itu sudah diatur untuk dikirim, untuk kepentingan spesialis AR dan pelanggan.
Dengan mengotomatiskan tugas rutin, tim AR dapat fokus pada tugas bernilai lebih tinggi yang benar-benar memengaruhi operasi bisnis dan menyelesaikan masalah pelanggan. Ini bermanfaat dalam beberapa hal: tim Anda lebih bahagia karena pekerjaan mereka lebih memuaskan dan produktif, dan memberikan solusi yang lebih cepat dan menyeluruh bagi pelanggan.
Fleksibilitas dan efisiensi komunikasi email otomatis dapat memberikan tim Anda eksponensial. Dengan sistem AR yang cerdas, Anda dapat membuat program komunikasi cerdas untuk setiap segmen pelanggan yang berkomunikasi dengan Anda, seperti manajer akuntansi, yang menginginkan lebih banyak informasi penagihan dan manajemen akun sehari-hari, dibandingkan dengan CFO, yang lebih tertarik pada bisnis Anda pembaruan dan perspektif pasar.
Menyiapkan alur kerja komunikasi tidak rumit. Dibutuhkan sedikit pemikiran, berdasarkan peta perjalanan pelanggan Anda, dan waktu sebelumnya untuk menulis komunikasi Anda. Tapi begitu Anda memilih alur kerja dan irama Anda, dan menulis pesan, Anda siap untuk sisa tahun ini – jika tidak lebih lama.

Irama otomatis Anda yang disesuaikan akan dibuat oleh:
1. Jenis informasi yang perlu dibagikan.
• Informasi penagihan akan memiliki irama yang lebih sering, teratur, dan terstruktur. Ini mungkin termasuk faktur, pengingat pembayaran, dan surat “terima kasih atas pembayaran Anda”.
• Pembaruan bisnis umum mungkin dijadwalkan secara teratur tetapi lebih jarang. Ini mungkin buletin triwulanan atau surat ‘keadaan bisnis’ tahunan dari CEO.
• Perubahan kebijakan atau status akun dapat dipicu oleh peristiwa tertentu dalam sistem, sehingga meskipun tidak terkirim secara teratur, namun tetap dapat dijadwalkan untuk pengiriman dan tindak lanjut otomatis. Ini mungkin pengiriman laporan pajak, atau respons bisnis Anda terhadap peristiwa dunia, seperti COVID-19.

2. Frekuensi informasi yang akan dibagikan.
• Pembaruan perusahaan mungkin dikirim setiap bulan atau setiap tiga bulan
• Pembaruan akun pelanggan mungkin bulanan
• Faktur bisa bulanan atau mingguan, tergantung pada persyaratan Anda
• Pengingat faktur dapat dijadwalkan sekitar tanggal jatuh tempo, dan pemberitahuan terlambat dapat diatur waktunya untuk keluar secara berkala setelah tanggal jatuh tempo tersebut jika faktur tidak diselesaikan
• Tanggapan otomatis untuk perselisihan dapat meyakinkan pelanggan bahwa Anda telah menerima pesan mereka dan menjanjikan SLA untuk pesan balasan
• Pesan liburan, atau informasi seputar jam khusus, dapat diatur waktunya dengan tepat

3. Zona waktu, negara, dan ekspektasi budaya juga akan berperan di sini jika Anda adalah bisnis internasional. Pastikan Anda memahami dan mengikuti standar GDPR, misalnya, dan mengetahui ekspektasi komunikasi bisnis yang terkait dengan negara atau wilayah tempat Anda berbisnis. Sensitivitas dalam praktik ini akan memperkuat rasa percaya dan perasaan dipahami yang sangat dihargai oleh pelanggan Anda.

4. Persyaratan eskalasi. Bekerja ke dalam irama komunikasi Anda pada titik mana pihak tambahan perlu dibawa ke dalam lingkaran. Misalnya, setelah pengingat pembayaran kedua, Anda dapat menambahkan perwakilan penjualan yang sesuai ke komunikasi sehingga mereka memiliki visibilitas ke status akun dan dapat membantu mendorong pembayaran atau berbagi informasi tentang situasi pelanggan yang akan membantu semua orang mencapai kesepakatan. Transparansi dalam proses eskalasi memastikan seluruh tim Anda menyampaikan pesan yang konsisten dan bekerja sama untuk mendukung pelanggan.

Dengan banyaknya komunikasi email yang diperlukan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan total Anda, otomatisasi merupakan pertimbangan penting. Otomatisasi komunikasi email Anda memungkinkan Anda untuk merencanakan sebelumnya, mengatur urutan email berdasarkan pemicu dan perilaku pelanggan Anda dan membantu memberikan bisnis Anda ketenangan pikiran mengetahui komunikasi Anda dengan pelanggan Anda konsisten, tepat waktu dan mudah.
Untuk kiat lebih lanjut tentang cara meningkatkan loyalitas pelanggan, pendapatan, dan keterlibatan karyawan, silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

Tinggalkan Balasan

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Scroll to top
Selamat datang di Groedu software konsultasi
Send via WhatsApp