Dua elemen paling penting untuk kesehatan bisnis Anda adalah pelanggan Anda, dan arus kas Anda. Ketika salah satu atau keduanya keluar jalur, bisnis Anda berisiko. Penilaian risiko menyeluruh atas portofolio piutang Anda secara berkala – setidaknya setiap tahun dan kemudian dalam kasus situasi pasar yang tidak biasa, misalnya, pandemi – dapat menyelamatkan bisnis Anda, baik dari segi kesehatan keuangan dan mempertahankan hubungan pelanggan yang kuat. Lalu ada enam komponen inti untuk penilaian risiko.

1. Melakukan penilaian kredit nasabah lebih dari satu kali.
Biasanya ini adalah bagian dari proses orientasi dengan pelanggan – penilaian kredit di mana Anda mengevaluasi kesehatan dan kesejahteraan bisnis dan situasi keuangan pelanggan Anda sehingga Anda dapat menentukan persyaratan kredit yang akan Anda perpanjang. Tetapi melakukan ini di awal hubungan hanyalah langkah pertama. Melakukan tinjauan rutin – setidaknya setiap tahun – tentang status keuangan dan kelayakan kredit pelanggan Anda melindungi bisnis Anda dan hubungan Anda dengan pelanggan Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengatasi potensi keretakan keuangan yang mungkin mereka hadapi dan terlebih dahulu menegosiasikan perubahan yang membuat kedua belah pihak senang.

2. Tinjau laporan Piutang Penuaan Anda.
Laporan ini menunjukkan kepada Anda faktur pelanggan yang belum dibayar dan memo kredit yang belum diproses berdasarkan jumlah hari jatuh tempo faktur tertentu. Ini adalah cara sederhana untuk melacak faktur yang terlambat dan menentukan seberapa baik fungsi kredit dan penagihan Anda bekerja.
Jika laporan Anda mulai mencerminkan tren penurunan, mungkin sudah saatnya untuk menyelidiki penyebab keterlambatan pembayaran sebelum masalah pelanggan Anda diterjemahkan menjadi masalah arus kas yang serius bagi bisnis Anda. Mempertahankan kontak rutin dengan pelanggan Anda dan memiliki proses pengumpulan yang jelas dan terdokumentasi akan membantu Anda memantau tren tersebut dengan cermat. Selain itu, penting untuk memahami perbedaan antara praktik pembayaran standar industri dan tanda peringatan dini bahwa pelanggan Anda mengalami tekanan keuangan. Berfokus pada penyimpangan dari pola pembayaran tipikal adalah kuncinya.

3. Tentukan proses Anda untuk menangani tren pembayaran yang ‘memburuk’.
Anda memiliki proses penagihan yang berjalan standar untuk setiap faktur, tetapi bagaimana Anda menangani pelanggan yang stabil hingga Covid-19 melanda, dan sekarang jauh di belakang? Bergantung pada pelanggan, riwayat yang Anda tetapkan, dan tingkat risiko default pembayaran yang dirasakan, Anda dapat menahan kredit setelah laporan penuaan mencapai ambang tertentu atau meminta tim penagihan internal Anda memfasilitasi panggilan dengan pelanggan. Jika langkah-langkah tersebut tidak menyelesaikan masalah, Anda memerlukan rencana eskalasi yang mencakup pemberitahuan tertulis dan kemungkinan tindakan hukum. Kunci untuk mengelola ini adalah memiliki komunikasi yang konsisten dengan pelanggan Anda dan proses yang jelas untuk menangani perubahan pola pembayaran mereka yang meminimalkan risiko terhadap bisnis dan arus kas Anda.

4. Pertimbangkan biaya untuk bisnis Anda.
Bagian dari strategi penilaian risiko Anda harus mencakup pemahaman tentang biaya tersembunyi yang terkait dengan manajemen risiko. Meskipun nilai sebenarnya dari faktur yang lewat jatuh tempo sudah jelas, hitunglah dampak keuangan bagi bisnis Anda untuk biaya lunak, seperti orientasi dan pelatihan, biaya hukum, dan perangkat lunak baru untuk membantu proses penagihan. Jika Anda harus meningkatkan upaya penagihan terhadap pembayaran yang memburuk, dan berpotensi meningkatkan proses penilaian kredit Anda di muka (sebelum pelanggan memperpanjang kredit), semua biaya ini berdampak pada bisnis dan keuntungan Anda.

5. Pahami industri pelanggan Anda.
Semakin banyak yang Anda ketahui tentang industri pelanggan Anda, semakin baik Anda dapat membentuk proses kredit-ke-tunai Anda sendiri untuk memastikan kesuksesan bagi Anda berdua. Misalnya, jika pelanggan Anda melakukan pengiriman, ketahui proses dan biaya pengiriman mereka. Jika mereka di bidang manufaktur, apa siklus produksi dan persediaan mereka? Apa pertimbangan peraturan dan kepatuhan yang harus mereka penuhi yang dapat memengaruhi cara mereka mengelola bisnis dan keuangan mereka? Pemahaman Anda yang lebih dalam tentang praktik bisnis dan persyaratan industri mereka berarti Anda dapat menyesuaikan bisnis Anda untuk mendukung kebutuhan mereka dengan cara yang masih menguntungkan bagi Anda. Dan itu membangun kepercayaan dengan pelanggan Anda karena mereka tahu bahwa mereka bekerja dengan mitra yang “mendapatkan” mereka dan bisnis mereka.
Ini juga dapat mengarah pada hubungan pelanggan yang lebih erat jika Anda menggunakan kesempatan untuk menghabiskan waktu bersama pelanggan Anda. Interaksi pribadi dapat meningkatkan pemahaman tentang strategi perusahaan dan pandangan masa depan, dan pada akhirnya mendorong peningkatan dukungan kredit. Pengembangan hubungan pribadi sering kali menciptakan tingkat kenyamanan dan kepercayaan yang lebih tinggi dengan tim manajemen pelanggan dan kemampuan mereka untuk mengelola kewajiban secara efektif. Pendekatan ini juga memberi Anda kesempatan untuk mewaspadai beberapa tanda yang lebih lembut dari masalah keuangan yang akan datang, seperti keputusan manajemen yang dipertanyakan, pergantian yang tinggi di antara manajemen senior dan masalah dengan suksesi.

6. Tingkatkan keterampilan tim koleksi Anda.
Percakapan koleksi sulit pada hari yang baik. Memastikan tim Anda tidak hanya memiliki proses yang terdokumentasi dan jelas untuk diikuti, tetapi pelatihan dan dukungan untuk mengelola tugas dan percakapan mereka dengan cara yang positif dan mendukung, adalah kunci untuk mempertahankan loyalitas pelanggan yang kuat. Sebuah tim yang jelas dalam proses dan pengambilan keputusan mereka, yang diberdayakan untuk bertindak tegas, dan yang memiliki pelatihan keterampilan yang tepat akan efektif dalam memastikan arus kas Anda stabil dan pelanggan Anda senang.
Penilaian risiko bukanlah aktivitas satu kali, atau aktivitas tunggal. Bahkan ketika fokus Anda adalah pada piutang, itu memerlukan perhatian dan kolaborasi manajemen dan beberapa departemen untuk memastikan Anda menilai risiko bisnis Anda secara efektif, mendukung hubungan pelanggan Anda dan mengelola arus kas.