BERITA

Informasi terkini seputar Manajemen, Accounting, Sumber daya manusia, Ritel Management, Teknologi Informasi

CARA MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK HR DAN PAYROLL TERINTEGRASI UNTUK MENGURANGI PENIPUAN

Jika Anda adalah seorang pemilik bisnis atau menjadi pimpinan sebuah bisnis. Pasti tahu bahwa penipuan di tempat kerja melibatkan penggajian? Faktanya, ini mempengaruhi lebih dari seperempat bisnis di beberapa titik dan dua kali lebih mungkin terjadi di organisasi kecil.
Sebenarnya ini dikarenakan tidak adanya sistem yang mengatur ini dengan ketat, sehingga masih ada beberapa celah yang bisa dimanfaatkan oleh karyawan yang tidak bertanggungjawab untuk melakukan sebuah kecurangan. Untuk itu sangat penting bagi Anda untuk mengetahui cara bagaimana mencegahnya dan lebih baik lagi. Dan dalam artikel kali ini akan kami sampaikan bagaimana perangkat lunak HR bisa sangat membantu Anda.

1) Awasi Jam Kerja Karyawan Anda
Anda mungkin tidak bisa menebak siapa yang akan menipu bisnis Anda? Apakah seorang karyawan yang tepercaya, pekerja keras, setia? Apakah dia wanita atau pria? Motivasi mereka bisa berupa keputusasaan, keserakahan atau tidak jelas. Namun ciri yang paling penting adalah mereka akan memiliki kemampuan dan kesempatan.
Manajemen Anda perlu memperhatikan perilaku yang tidak biasa. Seseorang yang bekerja berjam-jam dan tidak mengambil hari libur tanpa dibayar ekstra, sangat mungkin, terlalu bagus untuk menjadi kenyataan. Jika mereka juga melakukan pembelian pribadi yang tidak biasa, maka sudah waktunya untuk curiga. Jika Anda merekam waktu kerja karyawan dengan sistem waktu dan kehadiran atau lembar waktu online, maka data tentang waktu kerja dan hari libur yang tidak biasa akan tersedia dan anomali atau pola lebih mudah dikenali.

2) Gunakan Proses Otorisasi yang Dapat Diaudit Dan Jelas
Jenis penipuan penggajian yang paling umum adalah dia yang mengutak-atik timesheet agar dibayar dengan jam ekstra, bonus, dan insentif penjualan. Oleh karena itu, lakukan penilaian risiko untuk mengidentifikasi di mana kelemahan kemungkinan besar berada di organisasi Anda dan kemudian mengambil langkah-langkah untuk mengurangi peluang.
Proses yang tercantum di atas semuanya dapat dilakukan melalui portal swalayan karyawan dan manajer di mana bisnis menggunakan sistem SDM dan Penggajian terintegrasi yang baik. Karena sistem ini dapat mendukung persyaratan untuk langkah-langkah otorisasi tambahan, bahkan untuk manajemen senior, sistem ini menciptakan visibilitas yang jelas dan jejak yang dapat diaudit yang dapat membuktikan insentif yang kuat bagi orang untuk tidak mengutak-atik angka.
Jika lembar waktu online dan proses otorisasi tidak tepat untuk lingkungan Anda, maka sistem waktu dan kehadiran mungkin menjadi alternatif yang lebih baik. Penipuan clocking-in yang melibatkan input palsu dapat dengan mudah ditangani dengan menggunakan sistem identifikasi biometrik. Dalam semua kasus, manajer harus bertanggung jawab untuk meninjau bagian penggajian mereka terhadap tingkat staf, praktik kerja, dan pengetahuan sendiri. Mereka perlu meninjau dan menyetujui ringkasan siapa yang dibayar dan berapa banyak, sebelum diteruskan ke departemen penggajian.

3) Integrasikan SDM dan Penggajian
Penipuan gaji tipikal lainnya adalah seorang karyawan yang sudah pergi tetapi tidak dihapus dari daftar gaji dan rincian rekening bank diubah menjadi milik pelaku. Jelas, bukan sesuatu yang membutuhkan dalang untuk bekerja, tetapi membutuhkan kesempatan. Dengan teknologi Anda bisa melakuka pemeriksaan cepat untuk mencari dua atau lebih karyawan yang dibayar ke rekening bank yang sama.
Departemen SDM harus bertanggung jawab untuk memeriksa semua penambahan dan penghapusan dari penggajian dan jumlah pegawai. Ini sangat mudah di mana sistem perangkat lunak HR dan penggajian terintegrasi digunakan. HR kemudian dapat memasukkan tanggal cuti dan perangkat lunak penggajian terintegrasi akan memungkinkan pembayaran hingga tetapi tidak setelah itu tanpa penyelidikan lebih lanjut.
Banyak perusahaan kecil tidak memiliki departemen sumber daya manusia formal, jadi langkah pertama ini ditangani oleh departemen akuntansi. Meski begitu, semacam pemisahan tugas harus ada sehingga salah satu petugas penggajian tidak bertanggung jawab untuk mengotorisasi perubahan penggajian dan memproses penggajian.

4) Pisahkan Input Data dari Review Itu
Pada tingkat praktis, pisahkan penginputan data penggajian dari peninjauannya di antara orang yang berbeda. Kebenaran yang menyedihkan adalah bahwa Anda berisiko mengalami berbagai aktivitas tidak jujur jika Anda mengelola departemen penggajian Anda sendiri. Padahal, penyedia penggajian yang dialihdayakan memiliki teknologi yang melacak proses penggajian dan akan memberi tahu Anda jika aktivitas yang mencurigakan ditemukan atau dicurigai.
Untuk perusahaan yang lebih kecil, sepasang mata eksternal mungkin merupakan perlindungan yang lebih baik terhadap risiko kecil kolusi. Tetapi ini juga merupakan praktik yang baik dari waktu ke waktu terlepas dari ukuran perusahaan. Di mana penggajian diproses in-house menerapkan mengembangkan proses yang akan membantu mencegah penipuan.
Demikian semoga informasi ini bermanfaat. Jika Anda membutuhkan informasi perihal manajemen SDM atau recrutmen SDM baru. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

Tinggalkan Balasan

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Scroll to top
Selamat datang di Groedu software konsultasi
Send via WhatsApp