Kategori: Accounting

PROSEDUR PENGELUARAN KAS KECIL

Pada Kesempatan kali ini Konsultan Manajemen Groedu  akan berbagi tips mengenai prosedur pengeluaran kas kecil (Petty Cash).
Laporan keuangan diawali dengan menerima transaksi, lalu kemudian mengklasifkasikan dan mencatatnya. Dalam proses pencatatan bukti transaksi tidak semua staff berhak melakukannya, hanya staf yang berkaitan dengan tugas yang diijinkan. Maka dengan demikian perlu dibentuk sebuah sistem dan prosedur yang berfungsi untuk memproses Informasi baik transaksi keuangan dan non keuangan.

Berikut dibawah ini Prosedur umum dalam mekanisme pengeluaran kas kecil :
1. Karyawan meminta dana kepada bagian keuangan (Finance) sebesar atau kurang dari Rp 1.000.000,- dari dana kas kecil untuk membeli kebutuhan perusahaan.
2. Bagian keuangan memberikan dana yang diminta oleh karyawan
3. Karyawan membeli barang yang dibutuhkan.
4. Karyawan mengisi formulir pengeluaran kas kecil atau Bukti Pengeluaran Kas, degan tidak lupa melampirkan bukti transaksi seperti kwitansi (asli), atau bukti lain yang relevan.
5. Bukti pengeluaran kas kemudian diterima oleh bagian keuangan.
6. Bagian keuangan memeriksa kelengkapan dan validitas Bukti pengeluaran kas beserta bukti transaksinya.
7. Bagian keuangan boleh mengembalikan Bukti Pengeluaran Kas (BPK) apabila dinilai kurang informatif atau perlu diperbaiki.
8. Bagian keuangan kemudian memberikan tanda tangan pada Bukti Pengeluaran Kas (BPK) apabila sudah diverifikasi dan dinilai lengkap dan benar.
9. Bagian Keuangan meneruskan Bukti Pengeluaran Kas (BPK) ke General Manager sebagai tanda bahwa manajer perlu mengetahui dan menyetujui pengeluaran kas untuk transaksi tersebut.
10. Bukti Pengeluaran Kas yang telah lengkap tanda tangannya kemudian di input ke dalam software accounting atau di rekap pada aplikasi lainnya.
11. Bagian Keuangan (Finance) melaporkan semua transaksi pengeluaran kas ke pada Bagian akuntasi (Accounting) agar dicatat sebagai pengeluaran bulanan.

Dibawah ini beberapa tips yang dapat digunakan untuk membuat prosedur pengeluaran kas kecil.
Pengendalian yang Sederhana
Pengendalian memang penting untuk menjaga harta perusahaan. Sebagai pengendalian atas dana kas kecil, manajemen memberlakukan kebijakan agar setiap transaksi ditandatangani oleh pihak-pihak yang berwenang seperti bagian keuangan dan General manager. Akan tetapi, agar dana kas dapat terkendali lebih baik dan tidak menambah pekerjaan administrasi petinggi perusahaan, maka perlu manajemen perlu membentuk kebijakan pada otorisasi kas kecil. Misalnya Hanya pengeluaran diatas Rp 1.000.000,- yang membutuhkan persetujuan General manajer, transaksi dibawahnya hanya diotorisasi oleh bagain keuangan.

Memperbesar Nilai Saldo
Persetujuan yang terlalu panjang memang meningkatkan pengendalian harta perusahaan, tetapi juga akan menciptakan masalah baru. Masalah yang sering muncul ialah disaat permintaan kas kecil meningkat. Pengendalian yang terlalu berlebihan dan ketat dapat menyebabkan pembayaran menjadi tertunda. Jika masalah terletak pada jumlah ketersediaan dana pada kas kecil, manajemen dapat meningkatkan saldo kas kecil. tetapi jika masalah pada pertimbangan persetujuan (approval), langakah bijaknya ialah menetapkan kebutuhan approval sesuai dengan besarnya kebutuhan dana.

Nah, itulah tips seputar prosedur pengeluaran kas kecil. Apabila pembaca ingin memahami lebih dalam prosedur pengeluaran kas kecil, membutuhkan konsultasi manajemen, dan membutuhkan Software Accounting pembaca dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-252-982900 (wa) atau 081-8521172 (Office). Kami siap membantu
Sampai bertemu di pembahasan artikel selanjutnya

TIPS MENGELOLA KAS KECIL PERUSAHAAN

Pada Kesempatan kali ini Konsultan Manajemen Groedu international Consultant akan membahas tips pengelolaan kas kecil (Petty Cash). Pada kesempatan lalu penjelasan kami terakhir pada kriteria  yang perlu dimiliki oleh seseorang sehingga cocok ditempatkan pada posisi kasir. Setelah memahami pengelolaan kas kecil mulai dari penetapan metode hingga rekruitmen sekarang lanjut pada penjelasan lainnya. Yakni dimulai dari pengisian awal dana Kas kecil.

Pengisian Awal Dana Kas Kecil
Pada awal pengisian dana kas kecil, kasir meminta bagian keuangan (Finance) untuk menyetor sejumlah uang tunai ke kas kecil baik dari kas besar maupun dari Bank. Uang yang diterima secara fisik oleh kasir kemudian dihitung dan dibuatkan tanda terima.
Uang yang diterima oleh kasir selanjutnya disimpan di dalam laci atau petty cash box, brankas, atau minimal sebuah amplop. Tergantung besar kecilnya dana kas kecil.
Apabila dana kas kecil sudah habis, kasir dapat meminta bagian keuangan (Finance) untuk mengisi kembali. Mengenai tata cara pencatatan disesuaikan dengan metode yang digunakan. Kasir mengajukan permohonan pengisian kas kecil dengan mengisi Form transfer dana ke kas kecil.

Penggunaan Kas kecil
Disaat perusahaan dihadapkan pada transaksi yang memerlukan pembayaran dengan menggunakan kas kecil, kasir dapat mengeluarkan uang tunai dari kas kecil untuk melakukan pembayaran. Besarnya pembayaran tidak boleh melebihi dana yang tersedia. Setelah melakukan pembayaran transaksi, kasir kemudian mencatatnya pada buku kas atas jenis transaksi (Pos) tersebut. Bukti pengeluaran berupa Nota pembelian (Invoice) juga harus diarsip dengan rapi sebagai bentuk pertanggung jawaban kasir kepada bagian keuangan.

Pemeriksaan Saldo Kas (Cash Opname)
Menjelang berakhirnya periode akuntansi kasir diwajibkan untuk menghitung dana kas kecil yang tersisa (Cash on Hand), kegiatan ini rutin dilakukan setiap bulan. Tujuannya agar dapat diketahui berapa saldo uang kas secara fisik, dan mengetahui kesesuaian dengan saldo akhir pada buku besar (General ledger).
Melakukan kas opname harus teliti dan sabar, sebab jika terdapat selisih antara saldo akhir dari perhitungan dengan saldo akhir berdasarkan catatan maka kasir akan melakukan penghitungan kembali (rework).
Agar hasil yang didapatkan lebih obyektif, sebaiknya dalam penghitungan kas kecil dilakukan oleh dua orang lebih. Pertama, pemeriksa atau internal auditor jika ada, dan kedua adalah kasir. Pemeriksaan diawali dengan kasir menunjukan semua uang tunai yang tersimpan di dalam kas kecil dan menyaksikan pemeriksaan dan penghitungan. Setelah proses opname berakhir, kasir melanjutkan dengan menandatangani lembar hasil pemeriksaan yang berisikan perincian uang tunai yang ada dibarengi dengan pemeriksa mengembalikan uang tunai.

Nah, itulah tips seputar cara mengelola kas kecil. Apabila pembaca ingin memahami lebih dalam cara mengelola kas kecil, membutuhkan konsultasi manajemen, dan membutuhkan Software Accounting pembaca dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-252-982900 atau 081-8521172 (Office). Kami siap membantu anda.

SOFTWARE AKUNTANSI DAN MANFAATNYA

Kini sebagian besar kegiatan operasional manajemen telah digantikan oleh sistem yang terkomputerisasi dan sebagian besar sudah berbasis cloud. Akuntan dari Usaha Kecil Menengah (UKM) tentunya akan mendapatkan benefit dari software akuntansi.
Dengan menerapkan software akuntansi, anda para pembaca dapat mengerjakan aktivitas akuntansi UKM anda dengan cepat dan tepat serta akan membantu anda mencapai visi dan misi perusahaan UKM anda. Disebabkan karena sebagian besar software akuntansi telah berbasis cloud, user bahkan tidak perlu khawatir untuk melakukan update dan pemeliharaan. Semua perubahan yang telah dilakukan pada perangkat lunak akuntansi juga akan diperbaharui secara otomatis dan real time.
Pilihlah software akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan anda. Maka, sebelum memilih dan membeli software akuntansi anda terlebih dahulu harus mengetahui modul-modul dan fungsi-fungsi yang ada ditawarkan oleh vendor software akuntansi.

Berikut dibawah ini manfaat-manfaat secara umum :
Pengerjaan lebih efektif
Dengan menggunakan aplikasi akuntansi, setiap pencatatan transaksi bisnis UKM milik anda akan dapat diproses dengan cepat. Melakukan input data pembelian dan penjualan sesuai dengan format yang telah diatur akan membuat mudah pekerjaan akuntan.
Selain itu masalah-masalah yang dihadapi dapat diselesaikan dengan lebih, misal seperti melacak faktur, entri jurnal penyesuaian, dan membuat revisi kesalahan pencatatan. Transaksi dengan Bank juga dapat dilakukan dengan lebih baik karena telah terintegrasi secara online dengan layanan perbankan.

Tampilan yang sederhana
Sebagian besar vendor aplikasi akuntansi merancang dan mendesain tampilan akuntansi sesederhana mungkin agar mudah dipahami dan dimengerti. Dengan tampilan yang lebih sederhana, pengguna tidak perlu lagi repot-repot dalam melakukan berbagai konfigurasi dan setting seperti pengaturan form faktur, entri jurnal, dsb.
Kemudahan yang ditawarkan oleh vendor aplikasi akuntansi akan membuat pekerjaan pembukuan perusahaan menjadi lebih cepat dan efisien. Pencatatan transaksi lebih mudah dilakukan.

Pengelolaan biaya
Beberapa vendor menawarkan aplikasi akuntansi yang mampu untuk mengelola biaya-biaya. Anda bisa mengatur biaya-biaya yang terjadi sehingga akan menjadikan lebih mudah untuk dilacak dan diketahui kontribusinya melalui perhitungan persentase pada tiap kategori biaya.
Pembaca juga dapat melacak jumlah-jumlah biaya yang belum dibayar berdasarkan pada status yang nampak pada interface aplikasi akuntansi. Anda juga disediakan modul yang berfungsi untuk mengatur penjadwalan transaksi pembayaran yang dilakukan secara berulang ke vendor.

Melindungi stok
Pembaca tidak perlu lagi pusing-pusing dalam mengatur semua persediaan yang tersimpan di dalam gudang atau tempat penyimpanan barang dagang milik anda. Dengan menggunakan software akuntansi, semua persediaan yang tercatat akan dikelola secara detail dan rapi.
Persediaan akan selalu diperbaharui dan terkalkulasi dengan otomatis seketika anda memasukan data pembelian, sehingga setiap waktu anda bisa melihat jumlah persediaan per item. Tentunya hal ini bisa membuat penyesuaian persediaan akhir dengan hasil persediaan opname anda. Anda juga bisa melihat barang-barang persediaan yang sering laku hingga yang tidak pernah laku.

Pembuatan laporan keuangan secara otomatis
Anda tidak perlu lagi melakukan pengelolaan dan perancangan laporan keuangan, mulai dari laporan keuangan seperti neraca, laba rugi, secara manual karena dengan menggunakan software akuntansi semuanya bisa dilakukan secara otomatis.
Setiap transaksi yang telah dilakukan entri secara otomatis akan membuat menjadi laporan keuangan. Anda juga dapat melihat hasil rekonsiliasi bank pada catatan anda, serta dapat melihat catatan kas di tabungan bank yang terdaftar tanpa harus membuat secara manual kembali.

Terintegrasi dengan kasir
Sebagian besar aplikasi software akuntansi kini sudah terintegrasi dengan beberapa aplikasi kasir (POS) yang ada. Ini tentunya akan membuat anda mendapatkan informasi terkait dengan laporan keuangan lebih tepat seperti pemasukan dari penjualan. Dengan sistem realtime, setiap waktu anda bisa melihat laporan pemasukan di aplikasi akuntansi anda dengan menggunakan ponsel.

Terima kasih telah berkunjung ke website kami, itulah sedikit penjelasan mengenai software akuntansi dan manfaatnya. Apabila pembaca membutuhkan konsultasi manajemen, membutuhkan pembenahan Standar Operational Procedure (SOP) perusahaan dan butuh Accounting Software pembaca dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-252-982900 / 081-8521172. Kami siap membantu anda.

AGILE INTERNAL AUDIT

Telah banyak mendengar perbincangan mengenai bisnis operasional yang kini semakin Agile. Memberikan klaim bahwa perusahaannya agile. Menganggap bahwa mereka termasuk dalam golongan yang agile. Ikut trend.. mengikuti perkembangan jaman. Jika tidak mengikuti perkembangan jaman maka kita dianggap kudet (kurang update).
Sekarang kita tidak berbicara mengenai bisnis operasional, namun kita coba berbicara mengenai beberapa aspek Agile yang mungkin di luar perkiraan anda. Seperti Internal Audit.
Kebanyakan dari kita tidak berpikir secara bijaksana terhadap fungsi internal audit pada kebanyakan perusahaan besar. Internal audit nampak seperti birokrat bermata hijau, dan orang-orang yang selalu mengikuti peraturan. Mereka merupakan pembela peraturan, pemegang teguh kepatuhan, orang-orang kepercayaan di dalam birokrasi.
Apakah seperti gambaran internal audit di dalam benak anda ?

Sebagian besar fungsi internal audit tidak memberikan nilai tambah.
Laporan yang dikeluarkan oleh Pwc akhir-akhir ini begitu mengejutkan, perusahaan penyedia jasa multi nasional di New York, menyimpulkan bahwa hanya 44% dari stake holder internal percaya bahwa fungsi internal audit memberikan nilai tambah. Parahnya lagi, kepercayaan stake holder menurun dari 54% di tahun 2016 menjadi 44% di tahun 2017. Laporan tersebut menyatakan bahwa penurunan tersebut merupakan penurunan tertinggi selama lima tahun terakhir.
Satu alasan bahwa beban kepatuhan yang bertambah terus menerus dan tekanan untuk berbuat lebih dengan tindakan seminimal mungkin.
Alasan lainnya yakni perusahaan tersebut memang sedang mengalami disrupsi besar-besaran. Disrupsi, atau perubahan secara drastis oleh faktor eksternal. Kenyataannya, memang cepat, melalui inovasi akan menumbuhkan pasar-pasar baru, perputaran ekonomi, regulasi baru atau bahkan bencana masiv dalam ekonomi.
Pandangan tradisional terhadap internal audit sebagai kepatuhan-menyalurkan jaminan yang obyektif terhadap efektifitas pengendalian internal audit – tidak sesuai dengan lingkungan yang bergejolak. Apakah menurut anda perusahaan yang telah menerapkan rencana dan deal dengan risiko yang telah diketahui, rencana telah dipertaruhkan dan ketika resiko ketidak pastian telah datang dari berbagai hal yang tidak terduga merupakan perusahaan terbaik ?
Garis abu-abu dan ketidak pastian di dalam laporan, yakni bagian terpenting dari fungsi internal audit. berdasarkan pada survey ratusan perusahaan 18% merupakan cara terbaik dan mengadopsi pendekatan agile di dalam fungsi Internal Audit.

Tujuh kunci untuk Agile Internal Audit
Berdasarkan pada laporan tersebut, tujuh kunci pelopor internal audit yakni :
Pertama, aktif dan cakupannya lebih luas di dalam situasi disrupsi. Fungsi audit internal membantu perusahaan mengantisipasi dan merespon kekacauan bisnis. Hal tersebut membuat disrupsi menjadi semakin terjalin, misal seperti privasi dan ciber security, tidak hanya area-area yang terkait dengan compliance saja. Contoh lainnya yakni lebih dari dua pertiga peristiwa yang berhubungan dengan brand dan reputasi, perkembangan teknologi, dan perubahan model bisnis. Bahkan membantu perusahaan berurusan dengan kekacauan operasional tentunya seperti perubahan regulasi.
Kedua, bersiap-siap dan beradaptasi. Pelopor Agile di dalam fungsi internal audit adalah menyiapkan dan adaptasi serta bersiap-siap terhadap efektifitas di lingkungan yang kacau. Mereka percaya bahwa perubahan tambahan tidak cukup untuk membuat bisnis berubah. Malahan, mereka percaya bahwa perlu berpikir beda untuk membuat perubahan dramatis. Mengantisipasi dan merespon dengan cepat terhadap kekacauan.
Ketiga, menilai resiko kekacauan yang mungkin akan terjadi di masa depan. Pelopor Agile pada fungsi internal audit adalah menentukan kekacauan yang mana yang mungkin akan terjadi, kemudian mengukur seberapa signifikan dampak yang akan diterima. Proyeksi masa depan atas kejadian termasuk risiko dapat membantu memperbaiki keputusan investasi.
Keempat, proactive di dalam keadaan kacau. Misalnya pelopor Agile lebih sering menyediakan pandangan-pandangan terkait dengan risiko yang berkaitan dengan kekacauan, sebelum kekacauan terjadi, dan kemudian memberikan saran dengan sudut pandang proses dan desain pengendalian yang dibutuhkan sebagai respon.
Kelima, talenta manajemen yang fleksibel. Seorang model management bertalenta kini tidak lagi merupakan sebuah inovasi, sebuah laporan menyatakan bahwa  mengingat laju perubahan, internal audit tidak dapat berharap pada sumber, pelatihan dan pengembangan, sebab talenta tetap relevan terhadap perubahan dan risiko lingkungan bisnis.
Keenam, perencanaan yang fleksibel. Pelopor agile di dalam fungsi internal audit mengakui bahwa kebutuhan untuk membangun kekacauan yang mungkin terjadi ke dalam perencanaan dan penilaian risiko. Mustahil mengidentifikasi semua potensi kekacauan bisnis, namun paling tidak ada satu dari sekian yang telah diprediksi terjadi. Fungsi perencanaan internal audit yang lincah yakni merespon hal ini dan merencanakan upaya dengan menggunakan sumber yang ada. Sekitar 73% fungsi agile internal audit merubah rangkaian dan sisanya mengevaluasi risiko.
Ketujuh, kolaborasi dengan lini lainnya. Sebuah laporan menyatakan bahwa 76% fungsi agile internal audit memaukan partner dengan manajemen risiko lainnya dan fungsi kepatuhan. Akibatnya pelopor agile Internal audit memahami kembali tujuan utama fungsi internal audit. Mereka mengaspirasi untuk bertindak sebagai pemberi nasehat terpercaya, tidak hanya sebagai pengawas kepatuhan dengan peraturan yang lama.
Laporan menyatakan bahwa hampir separuh dari pelopor internal audit Agile mencapai status kepercayaan sebesar 9% hingga 18%. Laporan tersebut juga menyebutkan 55% dari responden mengatakan bahwa mereka menginginkan internal audit menjadi bagian yang paling terpercaya pada tahun 2020.
Laporan tersebut menggugah semua internal auditor. Bagaimanapun juga, gap yang ada diantara kinerja internal audit dan harapan dari stakeholder bukan hal mustahil untuk di dekatkan, penyediaan kesempatan kepada fungsi internal audit agar mampu menyediakan lebih banyak nilai tambah. Pada kenyataannya, fungsi internal audit dapat juga memberikan pengaruh buruk pada organisasi yang akhirnya tidak sesuai dengan harapan stakeholder.
Sejujurnya internal auditor perlu memberikan nilai-nilai kepada para stakeholder baik melalui produk ataupun jasa yang dihasilkan. Feed back yang diberikan oleh para stake holder akan membuat fungsi audit lebih luwes, membuat perubahan, dan memberikan nilai tambah di lingkungan yang berubah-ubah, tidak pasti, kompleks dan ambigu.

Terima kasih telah berkunjung ke website kami, itulah sedikit penjelasan mengenai hal-hal terkait disrupsi. Apabila pembaca membutuhkan konsultasi manajemen, membutuhkan pembenahan Standar Operational Procedure (SOP) perusahaan dan butuh Accounting Software pembaca dapat menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-252-982900 / 081-8521172. Kami siap membantu anda.

Scroll to top