KIAT MENGATASI FRAUD YANG SERING TERJADI DALAM BISNIS KELUARGA
Kepercayaan dan kesetiaan adalah sifat yang diinginkan dalam struktur keluarga dan dalam bisnis; namun, ciri-ciri ini juga dapat membuat bisnis keluarga rentan.
Dalam bisnis keluarga, kepercayaan dan keamanan sering kali memiliki hubungan terbalik, artinya dengan meningkatnya kepercayaan dalam bisnis, kualitas kontrol dan keamanan internal diminimalkan. Hubungan bisnis – terutama di antara anggota keluarga – dapat menjadi tegang ketika individu percaya bahwa mereka berhutang lebih banyak uang atau wewenang daripada yang mereka terima.
Ketika kepentingan pribadi dan profesional bertabrakan, pendekatan terbaik untuk mempertahankan kesuksesan dan kemakmuran, baik dari perspektif keluarga maupun keuangan, adalah dengan menerapkan dan secara ketat menegakkan kontrol internal yang efektif. Berikut ini beberapa cara untuk menegakkan kontrol internal dalam bisnis keluarga.
- Pisahkan tugas keuangan. Korupsi yang melibatkan perusakan cek, skimming, penggajian dan skema pencurian uang dua kali lebih umum di organisasi kecil dibandingkan dengan organisasi yang lebih besar. Satu anggota keluarga saja tidak boleh mengendalikan seluruh keuangan bisnis. Solusi sederhana adalah dengan membuat sistem cek dan saldo yang terdiri dari tiga orang: satu orang membuka laporan bank, satu orang menyiapkan rekonsiliasi bank, dan yang ketiga meninjau semua transaksi dan membatalkan cek.
- Hindari stempel tanda tangan untuk cek. Bisnis keluarga, khususnya, harus mempertimbangkan untuk mewajibkan dua tanda tangan untuk pembayaran apa pun dengan jumlah uang tertentu.
- Buat pemeriksaan rutin daftar penggajian, pemasok, dan vendor oleh banyak orang di dalam perusahaan. Tujuh puluh tujuh persen penipuan pekerjaan dilakukan oleh karyawan yang bekerja di bidang akuntansi, operasi, penjualan, manajemen eksekutif, layanan pelanggan, pembelian atau keuangan. Daftar penggajian terakhir harus ditinjau oleh orang lain selain orang yang mendistribusikan cek dan menyiapkan penggajian. Demikian pula, daftar vendor harus diperiksa secara berkala untuk nama yang tidak dikenal.
- Memberi lebih banyak karyawan pemahaman tentang pelaporan keuangan. Bahkan jika karyawan mengklaim sebagai bukan orang “bilangan”, penting bagi semua staf untuk mengetahui pelaporan keuangan dan berusaha memahami keuangan bisnis. Untuk meningkatkan transparansi dan memberikan tingkat keamanan lain, lakukan outsourcing pelaporan keuangan Anda dan pastikan seseorang memantau penipuan.
- Fokus untuk memastikan tercapainya ekspektasi yang jelas untuk semua karyawan. Setiap karyawan – termasuk anggota keluarga – harus memahami protokol dalam bisnis dari ekspektasi hingga gaji dan tunjangan. Harapan yang jelas membantu menghindari perebutan kekuasaan dan akan menentukan dengan jelas siapa yang memeriksa ulang berbagai aspek bisnis.
Kepercayaan bukanlah pengendalian internal. Saat menghadapi penipuan dalam bisnis keluarga, loyalitas atau dinamika keluarga harus dikesampingkan. Kepercayaan adalah bagian integral dari bisnis apa pun, tetapi tidak boleh dimanfaatkan oleh karyawan yang tidak jujur. Kontrol yang baik adalah bisnis yang baik karena melindungi karyawan, keluarga, dan keuntungan.
KOMENTAR