Kategori: Manajemen SDM

KIAT MENGATASI FRAUD YANG SERING TERJADI DALAM BISNIS KELUARGA

Kepercayaan dan kesetiaan adalah sifat yang diinginkan dalam struktur keluarga dan dalam bisnis; namun, ciri-ciri ini juga dapat membuat bisnis keluarga rentan.
Dalam bisnis keluarga, kepercayaan dan keamanan sering kali memiliki hubungan terbalik, artinya dengan meningkatnya kepercayaan dalam bisnis, kualitas kontrol dan keamanan internal diminimalkan. Hubungan bisnis – terutama di antara anggota keluarga – dapat menjadi tegang ketika individu percaya bahwa mereka berhutang lebih banyak uang atau wewenang daripada yang mereka terima.
Ketika kepentingan pribadi dan profesional bertabrakan, pendekatan terbaik untuk mempertahankan kesuksesan dan kemakmuran, baik dari perspektif keluarga maupun keuangan, adalah dengan menerapkan dan secara ketat menegakkan kontrol internal yang efektif. Berikut ini beberapa cara untuk menegakkan kontrol internal dalam bisnis keluarga.

  1. Pisahkan tugas keuangan. Korupsi yang melibatkan perusakan cek, skimming, penggajian dan skema pencurian uang dua kali lebih umum di organisasi kecil dibandingkan dengan organisasi yang lebih besar. Satu anggota keluarga saja tidak boleh mengendalikan seluruh keuangan bisnis. Solusi sederhana adalah dengan membuat sistem cek dan saldo yang terdiri dari tiga orang: satu orang membuka laporan bank, satu orang menyiapkan rekonsiliasi bank, dan yang ketiga meninjau semua transaksi dan membatalkan cek.
  2. Hindari stempel tanda tangan untuk cek. Bisnis keluarga, khususnya, harus mempertimbangkan untuk mewajibkan dua tanda tangan untuk pembayaran apa pun dengan jumlah uang tertentu.
  3. Buat pemeriksaan rutin daftar penggajian, pemasok, dan vendor oleh banyak orang di dalam perusahaan. Tujuh puluh tujuh persen penipuan pekerjaan dilakukan oleh karyawan yang bekerja di bidang akuntansi, operasi, penjualan, manajemen eksekutif, layanan pelanggan, pembelian atau keuangan. Daftar penggajian terakhir harus ditinjau oleh orang lain selain orang yang mendistribusikan cek dan menyiapkan penggajian. Demikian pula, daftar vendor harus diperiksa secara berkala untuk nama yang tidak dikenal.
  4. Memberi lebih banyak karyawan pemahaman tentang pelaporan keuangan. Bahkan jika karyawan mengklaim sebagai bukan orang “bilangan”, penting bagi semua staf untuk mengetahui pelaporan keuangan dan berusaha memahami keuangan bisnis. Untuk meningkatkan transparansi dan memberikan tingkat keamanan lain, lakukan outsourcing pelaporan keuangan Anda dan pastikan seseorang memantau penipuan.
  5. Fokus untuk memastikan tercapainya ekspektasi yang jelas untuk semua karyawan. Setiap karyawan – termasuk anggota keluarga – harus memahami protokol dalam bisnis dari ekspektasi hingga gaji dan tunjangan. Harapan yang jelas membantu menghindari perebutan kekuasaan dan akan menentukan dengan jelas siapa yang memeriksa ulang berbagai aspek bisnis.

Kepercayaan bukanlah pengendalian internal. Saat menghadapi penipuan dalam bisnis keluarga, loyalitas atau dinamika keluarga harus dikesampingkan. Kepercayaan adalah bagian integral dari bisnis apa pun, tetapi tidak boleh dimanfaatkan oleh karyawan yang tidak jujur. Kontrol yang baik adalah bisnis yang baik karena melindungi karyawan, keluarga, dan keuntungan.

TIPS BAGAIMANA MEMPERSIAPKAN AUDIT PEMBUKUAN

Sebagai pemilik bisnis kecil, Anda memiliki banyak tanggung jawab yang harus disiapkan. Salah satunya adalah pembukuan dan akuntansi. Namun, meski anda tidak memiliki keahlian dalam akuntansi, dan Anda memilih untuk mendelegasikan tugas ini, Anda harus tetap terlibat dalam keuangan bisnis Anda.
Jika Anda benar-benar mempekerjakan seseorang untuk membantu keuangan, haruskah Anda mengaudit pemegang buku Anda? Jawaban singkatnya adalah ya, harus. Secara teoritis, jika Anda tetap terlibat dalam proses pembukuan Anda, Anda harus sepenuhnya menyadari keadaan keuangan Anda. Tetapi selalu merupakan ide yang baik untuk melakukan audit acak untuk memastikan semua pembukuan Anda seimbang dan pemegang buku Anda mengikuti protokol yang tepat.
Bagi kebanyakan orang, hanya mendengar kata “audit” saja sudah menyebabkan stres. Sebagai pemilik bisnis kecil yang sibuk, Anda mungkin merasa tidak memiliki cukup waktu untuk menjalani audit, atau Anda mungkin merasa minder tentang pencatatan atau proses Anda. Namun, ada keuntungan bagi pemilik usaha kecil dalam melakukan audit. Ini juga merupakan peluang untuk menemukan peluang potensial untuk perbaikan di dalam organisasi. Audit berfokus pada menemukan solusi untuk kerentanan dan risiko dalam bisnis Anda. Ada tiga jenis audit: operasional, keuangan, dan kepatuhan.

  • Audit operasional, juga dikenal sebagai audit internal, adalah tindakan sukarela yang dilakukan oleh organisasi untuk menentukan efektivitas manajemen risiko, pengendalian internal, dan untuk memfasilitasi pencapaian tujuan organisasi. Jenis audit ini dilakukan oleh karyawan organisasi yang akan melaporkan temuannya kepada dewan direksi.
  • Audit keuangan, diperlukan untuk semua perusahaan dan biasanya dilakukan secara eksternal. Jenis audit ini juga dikenal sebagai audit akuntansi dan digunakan untuk memeriksa dan menganalisis laporan akun untuk menentukan apakah organisasi mematuhi peraturan.
  • Audit pemenuhan, fokus pada kebijakan dan prosedur organisasi untuk memastikan apakah perusahaan mematuhi standar internal atau peraturan.

Terkadang jika memang bagi seorang yang belum terbiasa untuk melakukan audit, merka akan bingung dan sulit untuk memikirkan apa yang harus dipersipakan sebelumnya. Nah, jika kondisi tersebut juga sama dengan Anda, silahkan ikuti tip berikut ini untuk membantu Anda mempersiapkan audit yang lancar.

  • Rencanakan ke depan. Harapan yang jelas dan perencanaan yang tepat diperlukan untuk mengurangi frustrasi dan kecemasan Anda sebelum dan selama audit. Buat jalur komunikasi terbuka dengan semua kepala departemen, termasuk memastikan mereka siap untuk mengirimkan semua informasi yang mereka butuhkan tepat waktu.
  • Atur datanya. Buat subfolder untuk kategori utama audit, seperti biaya dan hutang, piutang dan pendapatan, investasi, hutang, dan aset tetap.
  • Minta klarifikasi. Jika Anda menemukan sesuatu yang tidak jelas, mintalah klarifikasi sedini mungkin. Dapatkan semua informasi yang diperlukan dan persiapkan saran alternatif jika informasi khusus tidak tersedia.
  • Nilai perubahan. Waspadai setiap perubahan di perusahaan. Misalnya, apakah perusahaan memulai program baru? Apakah ada program yang dihentikan atau ada perubahan dalam persyaratan pelaporan? Ada banyak jenis perubahan yang dapat berdampak pada pencatatan akuntansi, sehingga semakin cepat Anda menyadari perubahan tersebut, semakin kecil risiko terjadinya gangguan pada audit.
  • Kembangkan garis waktu. Pastikan Anda memberikan waktu yang cukup untuk meninjau, audit aktual, dan koreksi jika perlu. Pastikan Anda memiliki kertas kerja, laporan keuangan, dan item lain yang diperlukan untuk audit yang dikumpulkan dan disortir sebelum hari audit. Selesaikan proses tersebut dengan memulai dengan area audit yang paling kompleks dan memakan waktu terlebih dahulu.

Apakah Anda memilih audit terjadwal atau acak, atau audit internal atau eksternal, itu tetap urusan Anda, dan Anda perlu tahu bagaimana kinerjanya setiap saat.
Selain melakukan audit acak, beberapa aturan yang baik untuk diterapkan termasuk meninjau salinan faktur sebelum menandatangani cek untuk memastikan semuanya sah dan membuat permintaan acak untuk melihat penerimaan kas kecil atau meninjau rekonsiliasi bank. Aturan praktis lain yang baik adalah mendistribusikan tugas dan tanggung jawab keuangan sehingga tidak ada satu orang yang menangani semua tugas keuangan. Demikian, jika Anda juga membutuhkan informasi lebih detil perihal manajemen keuangan yang baik untuk usaha Anda. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

BAGAIMANA ERP DAPAT MEMBANTU MENGOPTIMALKAN BISNIS PERUSAHAAN?

Enterprise Resource Planning (ERP) bukan hanya berkaitan dengan planning atau resource. Namun, inti dari adanya ERP yaitu untuk menyatukan seluruh bagian/departemen dan fungsi yang ada pada sebuah perusahaan ke satu sistem komputer yang dapat mengakomodasi seluruh kebutuhan spesifik dari departemen yang berbeda. Pengertian ERP sendiri adalah sebuah software yang memiliki fungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam bisnis.
Pada umumnya, para pemilik bisnis dan tim manajemen seringkali harus membuat beberapa keputusan sulit tentang bagaimana mengelola operasi di perusahaannya, dan salah satu keputusan yang mungkin Anda hadapi saat ini adalah apakah perusahaan Anda akan melakukan implementasi ERP. Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) adalah sebuah sistem yang dapat digunakan dann sangat bermanfaat bagi bisnis atau perusahaan Anda. Untuk itu, pada kesempatan kali ini, kami akan memberikan pengetahuan mengenai mengoptimalkan bisnis perusahaan anda dengan menggunakan ERP.
Pada awalnya Sistem ERP berfokus pada fungsi back-office misalnya seperti akuntasi dan keuangan, pembelian dan gudang dan penggajian. Baru kemudian mulai berkembang dan fungsi front-office juga dimasukan ke dalam ERP seperti Sales, CRM dan SRM. Perkembangan internet dan cloud turut mempunyai andil dalam perkembangan Sistem ERP dan dengan menggunakan Sistem ERP berbasis cloud memungkinkan perusahaan melakukan berbagai ragam integrasi dengan pihak ketiga untuk lebih memaksimalkan proses bisnis.
Integrasi adalah unsur yang sangat penting dalam sistem ERP. Integrasi antara proses bisnis akan membantu pengembangan komunikasi dan distribusi informasi, yang mengarah ke peningkatan produktivitas, kecepatan, dan kinerja yang luar biasa . Tujuan utama sistem ERP adalah mengintegrasikan informasi dan proses dari semua divisi dalam suatu perusahaan, sehingga mendapatkan kemudahan akses dan alur kerja yang terstruktur.
Integrasi ini biasanya dilakukan dengan membangun sebuah repositori database tunggal yang berkomunikasi dengan beberapa aplikasi software, yang dapat digunakan oleh berbagai divisi dari sebuah perusahaan. Repositori database tunggal biasanya berisi berbagai statistik bisnis dan informasi tertentu yang dibutuhkan oleh masing-masing divisi.
Penggunaan sistem ERP akan dapat mengurangi biaya, mengoptimalkan proses bisnis, dan memastikan managemen berjalan dengan baik. Inti dari software ERP membawa setiap aspek bisnis yang Anda jalankan berada di satu atap untuk menghasilkan bisnis yang berkesinambungan terus menerus. Dengan ERP, Anda bahkan dapat mengoptimalkan rantai pasokan produksi di perusahaan Anda.
Saatnya Anda menggunakan software yang memanfaatkan sistem ERP untuk mengelola perusahaan Anda agar tidak kalah dalam persaingan pasar. Adanya sistem ERP, Anda akan mengetahui tindakan apa yang harus diambil setiap saat, tanpa harus sulit mencari dokumen penting yang tersebar. Penggunaan metode lama akan menghabiskan banyak pengeluaran hanya untuk cetak dokumen, dan pada akhirnya data-data penting sering kali hilang karena tidak tersimpan secara rapi.
Dengan manfaat dan fungsi seperti itu maka Sistem ERP dapat menjadi satu solusi lengkap untuk menjawab kebutuhan sistem informasi yang terintegrasi bagi perusahaan. Pada intinya Sistem ERP menolong perusahaan untuk bekerja lebih efisien dengan meminimumkan (atau bahkan menghilangkan) rintangan arus informasi antar unit kerja.
Apabila anda membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai artikel di atas dan jika anda membutuhkan bimbingan untuk menerapkan sistem ERP pada perusahaan anda. Jangan ragu-ragu silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau langsung hubungi nomor whatsapp kami 0812-5298-2900. Kami siap membantu. Semoga artikel ini bermanfaat dan memberikan informasi berharga untuk Anda. Terima kasih dan Selamat Mencoba.

CARA MENENTUKAN STRUKTUR GAJI KARYAWAN

Organisasi mengembangkan dan menerapkan struktur gaji untuk menyediakan kerangka kerja dalam mengelola program kompensasi karyawan mereka. Administrasi program kompensasi yang efektif akan mensyaratkan keseimbangan antara tingkat upah untuk karyawan di dalam perusahaan dan tingkat gaji yang diberikan pada karyawan di pasar perekrutan perusahaan.
Sebagian besar perusahaan menentukan tingkat upah karyawannya dengan mengevaluasi tingkat upah pasar untuk sebagian besar pekerjaan mereka. Tingkat upah pasar untuk semua pekerjaan dapat diatur dari tertinggi ke terendah untuk menilai nilai relatif setiap pekerjaan. Hirarki nilai pekerjaan membentuk dasar untuk mengelompokkan pekerjaan dengan nilai yang sama dan menetapkan klasifikasi yang menyusun struktur gaji perusahaan. Memiliki struktur gaji yang solid akan membuat Anda lebih mudah dalam mengelola pengeluaran gaji Anda. Jika Anda mempertimbangkan untuk membuat struktur gaji, berikut ini adalah beberapa tips untuk membantu Anda.

Dengarkan Podcast : Mengehemat biaya Karyawan ritel

Tetapkan Nilai Untuk Setiap Posisi Di Perusahaan Anda
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mencari tahu nilai dari setiap posisi dalam organisasi Anda. Lihatlah harga pasar dan ketahui berapa yang dibayar perusahaan lain untuk pekerjaan serupa. Ada berbagai sumber survei gaji yang tersedia secara komersial yang menyediakan informasi gaji untuk berbagai posisi dan industri yang berbeda. Setelah Anda mengidentifikasi benchmark job yang “cocok” (mis., Memiliki tugas dan tanggung jawab yang serupa) dengan posisi di organisasi Anda. Anda dapat mengekstraksi data harga pasar dan menganalisanya berdasarkan perbandingan sederhana.

Pertimbangkan Postur Kompetitif Perusahaan Anda
Postur kompetitif perusahaan adalah tingkat gaji keseluruhannya dibandingkan dengan rata-rata pasar di seluruh benchmark job. Apakah tarif gaji untuk karyawan Anda saat ini di atas, di bawah atau sebanding dengan tarif pesaing Anda? Anda harus memutuskan postur kompetitif apa yang menjadi kepentingan terbaik perusahaan Anda.

Tentukan Segala Sesuatu Yang Dapat Dikompensasi Untuk Perusahaan Anda
Segala sesuatu yang dapat dikompensasi mengacu pada seberapa banyak atau lebih sedikit kenaikan tingkat gaji di perusahaan Anda secara keseluruhan, dibandingkan dengan kenaikan tingkat pasar untuk posisi yang dibayar lebih tinggi dalam hierarki organisasi. Penting untuk menentukan capaian yang diinginkan dan dapat diganti rugi untuk perusahaan Anda. Ini akan memungkinkan Anda mencapai keseimbangan antara memberikan kenaikan gaji yang menarik bagi karyawan untuk peluang promosi dan mempertahankan praktik gaji yang terjangkau.

Kembangkan Struktur Gaji Untuk Organisasi Anda
Dengan menggunakan informasi yang Anda peroleh dari melakukan analisis pasar tentang tingkat gaji, kini Anda dapat mengembangkan struktur gaji untuk perusahaan Anda. Anda juga harus memutuskan apakah Anda ingin menawarkan kisaran gaji tertentu dengan tingkat minimum dan maksimum untuk setiap posisi, atau jika Anda ingin membuat nilai gaji di mana beberapa posisi dengan tingkat pasar yang sama dikelompokkan bersama dalam rentang yang sama.

Gaji menjadi salah satu faktor yang dapat memotivasi karyawan agar mampu menunjukkan produktifitas lebih di perusahaan, sehingga penting bagi anda agar tidak mengenyampingkan hal ini.
Demikian informasi terkait bagaimana menentukan struktur gaji di perusahaan. Dan jika anda membutuhkan informasi lebih jelas terkait artikel ini. Atau membutuhkan JASA REKRUT KARYAWAN. Silahkan anda hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900/081-8521172. Kami siap membantu anda.

Scroll to top