Kategori: Software accounting

AGAR DEPARTEMEN AKUNTANSI MAMPU MENGEMBANGKAN BISNIS KECIL ANDA

Akuntan adalah pemain kunci dalam bisnis apa pun – lagi pula, pengelolaan uang yang buruk sering kali menjadi penyebab kegagalan bisnis dalam tiga hingga lima tahun pertama.
Sayangnya, departemen akuntansi merupakan salah satu cabang bisnis yang paling kompleks. Penuh dengan proses yang rumit dan saling bergantung, serta berbagai tahap keterlibatan dan persetujuan dari departemen dan manajer lain.
Di perusahaan manapun, departemen akuntansi akan selalu memiliki tanggung jawab yang besar dalam mengelola keuangan bisnis: kas masuk dan keluar, laporan keuangan, semua dikelola oleh departemen akuntansi. Ketika akuntan Anda lamban dalam bekerja, akan ada konsekuensi yang bisa mengakibatkan kerugian bagi perusahaan Anda. Sebagai pemilik bisnis, sangat penting bagi Anda untuk mendorong staf Anda agar dapat bekerja lebih efisien. Lihat tips bermanfaat ini.

1. Latih staf Anda.
Langkah pertama yang harus diambil adalah memastikan bahwa orang yang bertanggung jawab atas akun Anda adalah orang yang mahir. Mereka harus dapat beradaptasi dengan prosedur keuangan dan perangkat lunak akuntansi apa pun yang telah digunakan oleh perusahaan Anda. Oleh karena itu, sangat disarankan agar Anda melakukan pelatihan untuk mengoptimalkan kinerja tim keuangan Anda.
Ada berbagai jenis pelatihan yang dapat Anda berikan, seperti seminar internal, konferensi eksternal, pelatihan satu lawan satu, dan banyak lagi. Pelatihan silang juga diperlukan untuk menutupi kesenjangan di departemen akuntansi Anda, terutama ketika seorang akuntan sakit, libur, atau pergi tanpa pemberitahuan. Ketika situasi ini terjadi, karyawan lain yang telah dilatih silang dapat turun tangan untuk menangani tugas keuangan sementara.

2. Menetapkan kebijakan yang efektif.
Ketidakdisiplinan dalam pengelolaan keuangan adalah salah satu pemborosan uang terbesar bagi perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan Anda untuk membuat kebijakan dan tenggat waktu terkait pembayaran apa pun. Minta staf keuangan Anda untuk memproses semua pembayaran, termasuk gaji dan kontrak secara tepat waktu.
Anda juga perlu memperhatikan pembayaran pelanggan Anda. Minta staf Anda untuk mengirimkan pengingat kepada pelanggan atau klien Anda sebelum tagihan mereka jatuh tempo. Dengan mematuhi kebijakan yang telah ditetapkan, staf keuangan Anda akan dapat mengelola arus kas bisnis Anda dengan mudah dan menyerahkan laporan keuangan lengkap setiap bulannya.

Baca juga artikel terkait: PANDUAN PEMBUKUAN DAN AKUNTANSI KHUSUS UNTUK USAHA KECIL

3. Meningkatkan kerjasama antar departemen.
Departemen keuangan dan akuntansi Anda tidak dapat berjalan sendiri, dan mereka sering mengandalkan departemen lain untuk data keuangan mereka. Meminta data dari setiap departemen secara manual sangat memakan waktu. Untuk meningkatkan efisiensi, kami menyarankan Anda mengizinkan semua departemen di perusahaan Anda untuk menggunakan sistem bersama. Perangkat lunak ERP berbasis Cloud dapat membantu perusahaan Anda mengintegrasikan semua departemen, sehingga memungkinkan departemen keuangan Anda mendapatkan data lengkap dari setiap departemen dalam hitungan detik.

4. Gunakan pemrosesan pembayaran secara bersamaan.
Memproses setiap faktur atau tanda terima yang datang satu per satu sangat tidak efisien. Untuk menghemat waktu dan tenaga, pastikan staf keuangan Anda menggabungkan semua faktur dan memprosesnya secara bersamaan. Oleh karena itu, mintalah semua staf Anda untuk menyerahkan tagihan atau klaim mereka untuk penggantian biaya pada waktu yang telah ditentukan sehingga staf keuangan dapat memproses semuanya pada waktu yang bersamaan.

5. Mengotomatiskan proses manual.
Di era teknologi ini, akuntansi manual yang memakan waktu lama, seharusnya sudah ditinggalkan. Agar departemen keuangan Anda dapat bekerja lebih efisien, sediakan sistem akuntansi yang berfungsi untuk mengotomatisasi tugas-tugas kompleks mereka. Sistem ini memungkinkan staf keuangan Anda untuk membuat laporan, menghitung keuntungan dan kerugian, membuat faktur, mencatat dan menyimpan detail transaksi, mengelola pajak, dan banyak lagi hanya dalam beberapa klik. Dengan mengotomatisasi banyak pekerjaan manual, staf keuangan Anda dapat lebih fokus pada pekerjaan penting lainnya.

6. Berkomunikasi dengan baik dengan tim Anda.
Mengkomunikasikan harapan departemen akuntansi Anda sejak awal akan memberikan kejelasan kepada tim keuangan Anda tentang apa yang harus mereka lakukan. Jelaskan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan Anda di muka sehingga mereka akan selalu mematuhinya. Bersikaplah terbuka terhadap saran dan pendapat mereka yang bermanfaat, terutama jika mereka benar-benar ahli di bidang keuangan.

7. Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur.
Ketidakdisiplinan di departemen keuangan adalah salah satu pemborosan uang terbesar bagi perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan Anda untuk membuat kebijakan dan prosedur untuk memastikan operasi keuangan dilakukan sesuai dengan peraturan dan standar perusahaan Anda. Minta staf keuangan Anda untuk memproses semua pembayaran, termasuk gaji dan kontrak secara tepat waktu.
Perhatikan piutang Anda. Minta staf Anda untuk mengirimkan pengingat kepada pelanggan atau klien Anda sebelum tagihan mereka jatuh tempo. Akan lebih mudah bagi staf Anda untuk mengelola arus kas bisnis Anda dan memastikan keakuratan laporan keuangan setiap saat.

8. Berhentilah membuang waktu untuk tugas-tugas yang dapat dilakukan komputer.
Dengan solusi perangkat lunak yang tepat, departemen akuntansi dapat memungkinkan komputer mereka untuk tidak hanya mengotomatiskan proses biasa seperti perutean atau kontrol formulir berbasis keputusan, tetapi juga menghapus formulir kertas dari permintaan pembelian atau proses faktur sepenuhnya dengan formulir elektronik dan manajemen dokumen.

Itu mungkin terdengar rumit – tidak. Pikirkan proses Anda saat ini di dunia yang sempurna, lalu coba visualisasikan bagian-bagian yang mungkin dilakukan komputer untuk Anda. Komputer memiliki waktu yang sangat mudah untuk menegakkan aturan tanpa pengecualian sehingga kesalahan tidak akan terjadi pada proses persetujuan, dan siapa yang harus membuat keputusan apa.
Anda membutuhkan informasi detail perihal software accounting untuk merampingkan proses bisnis Anda? Kami siap membantu. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi nomor WhatsApp 0812-5298-2900.

3 SISTEM PEMBUKUAN EFEKTIF UNTUK USAHA KECIL

Mempelajari jenis sistem pembukuan sangat penting dalam mengidentifikasi mana yang akan diadopsi dan digunakan untuk menyimpan catatan transaksi bisnis. Dengan mempelajari berbagai jenis sistem pembukuan, Anda akan dapat menentukan system mana yang paling tepat untuk bisnis Anda.
Sebagai pemilik bisnis, jika Anda tidak memahami berbagai jenis “akun” yang digunakan pemegang buku Anda untuk mengatur keuangan Anda, mengukur keberhasilan (atau kegagalan) usaha Anda akan sia-sia.

APA ITU PEMBUKUAN?
Pembukuan melibatkan pencatatan transaksi keuangan perusahaan. Dengan pembukuan yang tepat, perusahaan dapat melacak semua informasi di pembukuannya untuk membuat keputusan operasional, investasi, dan pembiayaan utama.
Pemegang buku adalah individu yang mengelola semua data keuangan untuk perusahaan. Tanpa pemegang buku, perusahaan tidak akan mengetahui posisi keuangan mereka saat ini, serta transaksi yang terjadi di dalam perusahaan.
Pembukuan yang akurat juga penting bagi pengguna eksternal seperti investor atau bank, untuk membuat keputusan investasi atau pinjaman yang lebih baik. Sederhananya, seluruh perekonomian bergantung pada pembukuan yang akurat dan andal untuk pengguna internal dan eksternal.
Pembukuan adalah tugas yang berkaitan dengan pencatatan data keuangan yang berkaitan dengan operasi bisnis secara signifikan dan teratur. Ini mencakup semua aspek prosedural pekerjaan akuntansi dan mencakup fungsi pencatatan. Ada berbagai jenis dan metode pembukuan yang dipraktikkan dalam mengelola pembukuan. Berikut ini beberapa Sistem Pembukuan yang bisa Anda terapkan dalam bisnis.

Baca juga Artikel terkait : BAGAIMANA MENEMUKAN JASA ACCOUNTING PROFESIONAL UNTUK BISNIS KECIL ANDA??

1. Sistem Pembukuan Tunggal
Sistem Pembukuan Tunggal umumnya digunakan untuk usaha kecil dengan transaksi yang sangat sedikit atau minimal. Ini sering disebut sebagai cara pencatatan yang sederhana, praktis dan informal. Biasanya hanya menyimpan catatan pengeluaran kas, penerimaan kas, penjualan dan pembelian. Semua catatan akuntansi lainnya, seperti persediaan, peralatan, modal, dll., hanya dicatat dalam bentuk memo atau catatan.
Pembukuan atau catatan yang dipelihara dalam sistem pembukuan tunggal adalah ringkasan harian penerimaan kas, serta ringkasan bulanan penerimaan dan pengeluaran kas, yang masing-masing mewakili pendapatan dan beban.
Sistem pembukuan tunggal sering menjadi sistem pilihan bagi pemilik usaha kecil. Akan tetapi, kesederhanaan sistem pembukuan tunggal ini rawan kesalahan dan ketidaklengkapan karena sistem pencatatannya kurang rinci.

2. Sistem Pembukuan Ganda
Sistem Pembukuan Ganda adalah metode standar pencatatan yang biasanya digunakan oleh sebagian besar bisnis, pemegang buku, dan akuntan.
Prosedur sistem pembukuan ganda lebih rinci dan kompleks dibandingkan dengan sistem pembukuan tunggal. Ini memperkenalkan konsep debit dan kredit, yang berarti bahwa untuk setiap transaksi ada sesuatu yang diterima (debit) dan diberikan (kredit), dengan demikian, transaksi yang dicatat mempengaruhi dua atau lebih akun.
Manfaat dari sistem pembukuan berpasangan adalah memiliki proses untuk memastikan pencatatan transaksi bisnis yang akurat dan lengkap. Ini adalah sumber informasi keuangan yang andal dan penilaian yang adil dari kondisi atau kinerja bisnis.
Sistem pembukuan berpasangan digunakan untuk bisnis yang secara rutin memiliki transaksi yang lebih kompleks. Perusahaan yang mengumpulkan pendapatan melalui piutang dan menerima barang dagangan dan persediaan secara kredit lebih cocok untuk metode ini. Sistem ini memposting transaksi tunggal sebagai item pendapatan atau pengeluaran kemudian membuat entri kedua untuk melacak transaksi ke akun yang sesuai.
Bisnis yang lebih besar dan lebih kompleks biasanya menggunakan sistem pembukuan ganda. Usaha kecil dengan transaksi keuangan yang lebih kompleks juga akan mendapat manfaat dari antarmuka ini.
Pada dasarnya, sistem entri ganda bekerja dengan terlebih dahulu memposting transaksi tunggal sebagai item pendapatan atau pengeluaran. Kemudian, itu membuat sub-entri kedua yang melacak transaksi ke akun yang benar. Ini memungkinkan Anda untuk melacak lima transaksi sekaligus: pengeluaran, pendapatan, ekuitas, aset, dan kewajiban.

3. Pembukuan Virtual
Pada dasarnya, seorang pemegang buku virtual adalah agen online yang menangani pembukuan Anda. Layanan pembukuan virtual umum bagi mereka yang melihat sistem pembukuan tunggal dan ganda sebagai kompleks dan sulit untuk dikelola.
Pembukuan virtual adalah alternatif yang bagus untuk pembukuan internal atau akuntan karena biayanya; biayanya hanya sebagian kecil dari biaya yang dikeluarkan oleh karyawan di tempat untuk bisnis kecil, tetapi sama efektifnya.
Pembukuan virtual akan menangani item terkait akuntansi yang Anda inginkan, tetapi mereka paling sering digunakan untuk faktur, buku besar penggajian, dan kuitansi pengeluaran. Mereka akan menerapkan sistem pembukuan tunggal atau ganda untuk Anda.
Namun, Ada beberapa risiko dengan keamanan data, karena Anda mungkin berbagi informasi sensitif melalui internet. Ada beberapa kerentanan pada akun ini dan kemungkinan miskomunikasi. Namun, jika Anda rajin mencari komunikasi yang aman dan berbagi semua informasi yang diminta dengan pemegang buku Anda, ini bisa menjadi metode yang sangat baik untuk mengelola pembukuan Anda.

Baca juga Artikel terkait : SILAHKAN PAKAI SOFTWARE ACCOUNTING GRATIS UNTUK PERUSAHAAN ANDA

AKHIR KATA
Karena sistem pembukuan seringkali sulit untuk dipahami dan dioperasikan untuk pembukuan biasa, pasar telah mengeluarkan ratusan sistem pembukuan terkomputerisasi. Struktur ini menggunakan metode pembukuan tunggal atau ganda dan memudahkan Anda untuk memasukkan transaksi yang sesuai.
Ada perangkat lunak pembukuan yang dirancang untuk bisnis kecil dan besar. Usaha kecil dapat dengan mudah melacak semua akun dan transaksi dengan antarmuka yang mudah digunakan. Tidak perlu layanan yang disesuaikan, karena sistem perangkat lunak akuntansi dasar sudah cukup.
Bisnis besar kemungkinan akan membutuhkan bantuan seorang pemegang buku, tetapi perangkat lunak yang terkomputerisasi dapat membuatnya lebih mudah untuk tetap berada di halaman yang sama. Mereka juga kemungkinan akan membutuhkan sistem yang disesuaikan yang akan sesuai dengan kebutuhan unik mereka karena tidak ada bisnis yang sama.
Bagian terbaik tentang sistem komputerisasi adalah otomatisasi. Ini dapat secara efisien mencatat piutang dan hutang berdasarkan transaksi waktu nyata. Ini mempercepat semua proses transaksi dan meningkatkan akurasi.
Itu mahal, dan Anda mungkin memerlukan bantuan di awal untuk memasangnya. Ini juga tidak mudah, seperti yang diyakini banyak orang. Data keuangan dapat dicuri atau dimanipulasi, berdampak pada keuntungan bisnis. Namun, ini merupakan pilihan yang efisien untuk bisnis apa pun yang membutuhkan layanan yang fleksibel dan terjangkau.
Semoga artikel ini bermanfaat, dan jika Anda membutuhkan informasi lebih detil perihal manajemen keuangan dan akuntansi, atau Anda membutuhkan professional untuk membantu merapikan keuangan bisnis Anda, kami siap membantu. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghungi kami melalui nomor WHATSAPP DISINI.

5 ALASAN UNTUK MENGEVALUASI ULANG SOFTWARE AKUNTANSI ANDA SAAT INI

Terlepas dari manfaat yang dibawa oleh otomatisasi dan teknologi saat ini, melemparkan perangkat lunak tanpa berpikir panjang ke setiap masalah yang Anda hadapi bukanlah jawabannya. Pastikan untuk menilai situasi Anda dan fokus pada integrasi serta kegunaan.
Untuk membantu penyebab ini, berikut adalah lima alasan utama mengapa sekarang saatnya untuk mengevaluasi kembali perangkat lunak akuntansi Anda:

1. Keluhan Dari Staf
Jangan berasumsi bahwa tenggat waktu yang terlewatkan secara kronis disebabkan oleh manajemen waktu karyawan yang buruk. Inefisiensi dengan perangkat lunak saat ini mungkin menjadi penyebab utama. Dengarkan karyawan jika mereka mengeluh dengan perangkat lunak yang sulit digunakan.

2. Kurangnya Efisiensi
Jika diterapkan dengan tepat, solusi perangkat lunak harus meningkatkan efisiensi dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas biasa. Jika perangkat lunak Anda saat ini tidak lagi menunjukkan efisiensi, mungkin ada baiknya ada pikir kembali untuk mengevaluasinya.

3. Ketergantungan Besar pada Spreadsheet
Penggunaan spreadsheet volume yang tinggi adalah tanda bahwa perangkat lunak Anda tidak cukup memenuhi kebutuhan akuntan. Perangkat lunak saat ini dapat secara signifikan meminimalkan jumlah pekerjaan spreadsheet manual. Tidak seperti spreadsheet, perangkat lunak spesialis dapat dengan cepat menemukan kesalahan entri data potensial dengan memunculkan anomali dalam penghitungan pajak di awal proses, memastikan pengajuan pajak yang lebih berhasil dan mengurangi potensi kesalahan perhitungan.

Baca juga Artikel terkait:

3 CARA EFEKTIF MERAMPINGKAN KEUANGAN BISNIS ANDA DI TAHUN 2021

4. Sistem Kedaluwarsa
Banyak masalah mungkin timbul dari perangkat lunak lama, termasuk dukungan pelanggan yang buruk, masalah integrasi dengan aplikasi baru, dan kurangnya pembaruan keamanan yang penting. Kurangnya dukungan pelanggan dapat membuat Anda tidak tahu apa-apa jika masalah yang merugikan muncul, dan sistem yang masih traditional sering kali tidak dapat berintegrasi mulus dengan aplikasi baru yang mungkin digunakan perusahaan Anda.

5. Kurangnya Mobilitas
Dalam lingkungan kerja hibrid saat ini, Anda tentunya memerlukan akses ke file digital dari lokasi mana pun, kapan pun Anda membutuhkannya, dan di perangkat apa pun. Integrasi cloud memungkinkan mobilitas semua tanpa perlu investasi infrastruktur yang signifikan.
Accounting software juga dapat memanfaatkan cloud untuk mendorong lingkungan kerja yang lebih inklusif. Fleksibilitas yang dimungkinkan dengan perangkat lunak cloud memungkinkan tim akuntan untuk melakukan pekerjaan mereka pada jam yang nyaman untuk gaya hidup mereka, mempromosikan budaya yang sehat dengan keseimbangan kehidupan kerja.

Kesimpulan
Perangkat lunak yang digunakan perusahaan Anda harus memberdayakan dan menginspirasi akuntan untuk bekerja lebih cerdas – bukan lebih keras.
Pastikan perusahaan Anda secara teratur menilai umpan balik karyawan dan mengganti sistem usang dengan perangkat lunak yang meningkatkan efisiensi, mengurangi ketergantungan pada spreadsheet, dan dapat digunakan di lingkungan seluler.

Semoga bermanfaat, dan jika Anda membutuhkan profesional untuk membantu mengatur keuangan Anda, kami siap membantu. Silahkan hubungi kami DISINI.

SUKSES IMPLEMENTASI SOFTWARE ACCOUNTING DI PERUSAHAAN ANDA

Seringkali bisnis owner gagal dalam implementasi software accounting, meski pilihan software accounting menurutnya paling terbaik. Hal ini tentunya akan sangat menghambat operasional perusahaan yang masih dilakukan secara manual. Oleh sebab itu pebisnis harus paham bahwa software accounting tidak bisa diimplementasikan dengan baik tanpa mengetahui proses bisnis yang ada di perusahaan.
Sebaiknya ikuti langkah-langkah berikut ini jika ingin implementasi software accounting berhasil dengan baik dan lancar.

1. Susun struktur organisasi – Menyusun struktur organisasi selain untuk efisiensi Sumber daya manusia di perusahaan, juga untuk mengetahui fungsi-fungsi yang sebenarnya yang ada di dalam organisasi. Jangan sampai terlalu banyak orang pada fungsi yang sama, sehingga implementasi software nantinya benar-benar membantu keefektipan pekerjaan karyawan sesuai licensi. Percuma membeli licensi, tapi karyawan tidak berkepentingan dalam menggunakan. Hal ini buang-buang anggaran. Yang harus kita ketahui siapa penginput data dan mencetak, yang melakukan otorisasi dan yang hanya sekedar membaca laporan.

2. Susun Job description – Menyusun Job description adalah salah satu cara menspesialisasikan pekerjaan agar tiap karyawan tidak bekerja tumpang tindih. Sehingga memudahkan trainer sofware accounting untuk mengatur hak akses ke software, karena tidak semua bagian software boleh dibuka bagi yang tidak berkepentingan.

3. Susun SOP (Standard operasional prosedur) – Susun standard operasional prosedur supaya kinerja karyawan memiliki alur yang sudah sangat standard. Sehingga implementasi software dapat terlaksana dengan baik. SOP memang tidak bisa dibuat dalam waktu singkat, Minimal SOP dibuat secara garis besar. SOP sederhana bisa dibuat sesuai versi masing-masing agar implementasi software mengikuti jalur yang sudah ditentukan.

4. Identifikasi hak akses – Lakukan indentifikasi terhadap job description utama yang berhubungan dengan input data, editing, otorisasi dan hanya pembaca laporan. Setelah itu pilah-pilah setiap aktivitas kunci tersebut untuk digunakan sebagai petunjuk “training software” yang berkaitan dengan aktivitas kunci tersebut. Pada umumnya jika sudah ditentukan masing-masing hak akses, maka setelah implementasi software accounting, perusahaan aman di data dan resiko pengubahan.

5. Persiapankan data yang digunakan operasi software – Persiapan berikut adalah persiapan untuk menginput data yang dimiliki oleh perusahaan saat ini, seperti data customer, data supplier, data hutang dagang, data piutang penjualan, data aktiva, modal yang disetor, data inventory dan data lain. Data-data tersebut di input di format excel dan kemudian dipindahkan ke software yang sudah diinstal. Sehingga tidak perlu diinput satu persatu secara manual.

6. Instal software di komputer – Kalau software sudah diinstal paling tidak karyawan sudah bisa segera menggunakan software dalam rangka mengefektifkan pekerjaan, meminimalkan resiko kehilangan, serta dalam rangka menaikan profit.

7. Lakukan training berdasarkan job des dan hak ases -Training akan segera dilakukan secara fokus pada masing-masing job des karyawan. Kalau sudah diatur sesuai langkah 1 sampai dengan 5 maka dijamin proses training pasti akan berlangsung dengan baik dan penggunaan software lancar.

8. Lakukan evaluasi input data dari laporan – Untuk mengecek training sudah disampaikan dengan baik, maka pihak trainer software dan konsultan dapat memastikan apakan proses input data sudah benar, sesuai dengan akun-akun yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari laporan rugi laba maupun neraca serta laporan lainnya yang ingin dicocokan.

Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca, apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut dan membutuhkan pendampingan dalam implementasi software, seperti membuatkan SOP dan tata cara kerja lainnya, silahkan hubungi kami di 081-252982900. Atau email ke groedu@gmail.com.

Scroll to top