Kategori: Software accounting

SUKSES IMPLEMENTASI SOFTWARE ACCOUNTING DI PERUSAHAAN ANDA

Seringkali bisnis owner gagal dalam implementasi software accounting, meski pilihan software accounting menurutnya paling terbaik. Hal ini tentunya akan sangat menghambat operasional perusahaan yang masih dilakukan secara manual. Oleh sebab itu pebisnis harus paham bahwa software accounting tidak bisa diimplementasikan dengan baik tanpa mengetahui proses bisnis yang ada di perusahaan.
Sebaiknya ikuti langkah-langkah berikut ini jika ingin implementasi software accounting berhasil dengan baik dan lancar.

1. Susun struktur organisasi – Menyusun struktur organisasi selain untuk efisiensi Sumber daya manusia di perusahaan, juga untuk mengetahui fungsi-fungsi yang sebenarnya yang ada di dalam organisasi. Jangan sampai terlalu banyak orang pada fungsi yang sama, sehingga implementasi software nantinya benar-benar membantu keefektipan pekerjaan karyawan sesuai licensi. Percuma membeli licensi, tapi karyawan tidak berkepentingan dalam menggunakan. Hal ini buang-buang anggaran. Yang harus kita ketahui siapa penginput data dan mencetak, yang melakukan otorisasi dan yang hanya sekedar membaca laporan.

2. Susun Job description – Menyusun Job description adalah salah satu cara menspesialisasikan pekerjaan agar tiap karyawan tidak bekerja tumpang tindih. Sehingga memudahkan trainer sofware accounting untuk mengatur hak akses ke software, karena tidak semua bagian software boleh dibuka bagi yang tidak berkepentingan.

3. Susun SOP (Standard operasional prosedur) – Susun standard operasional prosedur supaya kinerja karyawan memiliki alur yang sudah sangat standard. Sehingga implementasi software dapat terlaksana dengan baik. SOP memang tidak bisa dibuat dalam waktu singkat, Minimal SOP dibuat secara garis besar. SOP sederhana bisa dibuat sesuai versi masing-masing agar implementasi software mengikuti jalur yang sudah ditentukan.

4. Identifikasi hak akses – Lakukan indentifikasi terhadap job description utama yang berhubungan dengan input data, editing, otorisasi dan hanya pembaca laporan. Setelah itu pilah-pilah setiap aktivitas kunci tersebut untuk digunakan sebagai petunjuk “training software” yang berkaitan dengan aktivitas kunci tersebut. Pada umumnya jika sudah ditentukan masing-masing hak akses, maka setelah implementasi software accounting, perusahaan aman di data dan resiko pengubahan.

5. Persiapankan data yang digunakan operasi software – Persiapan berikut adalah persiapan untuk menginput data yang dimiliki oleh perusahaan saat ini, seperti data customer, data supplier, data hutang dagang, data piutang penjualan, data aktiva, modal yang disetor, data inventory dan data lain. Data-data tersebut di input di format excel dan kemudian dipindahkan ke software yang sudah diinstal. Sehingga tidak perlu diinput satu persatu secara manual.

6. Instal software di komputer – Kalau software sudah diinstal paling tidak karyawan sudah bisa segera menggunakan software dalam rangka mengefektifkan pekerjaan, meminimalkan resiko kehilangan, serta dalam rangka menaikan profit.

7. Lakukan training berdasarkan job des dan hak ases -Training akan segera dilakukan secara fokus pada masing-masing job des karyawan. Kalau sudah diatur sesuai langkah 1 sampai dengan 5 maka dijamin proses training pasti akan berlangsung dengan baik dan penggunaan software lancar.

8. Lakukan evaluasi input data dari laporan – Untuk mengecek training sudah disampaikan dengan baik, maka pihak trainer software dan konsultan dapat memastikan apakan proses input data sudah benar, sesuai dengan akun-akun yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari laporan rugi laba maupun neraca serta laporan lainnya yang ingin dicocokan.

Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca, apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut dan membutuhkan pendampingan dalam implementasi software, seperti membuatkan SOP dan tata cara kerja lainnya, silahkan hubungi kami di 081-252982900. Atau email ke groedu@gmail.com.

APA YANG DIMAKSUD DENGAN SEGITIGA PENIPUAN?

Segitiga penipuan adalah model yang menunjukkan kondisi yang meningkatkan kemungkinan penipuan dilakukan. Ini adalah penipuan yang sengaja dilakukan untuk keuntungan pribadi. Tiga komponen segitiga penipuan adalah tekanan yang dirasakan, peluang, dan rasionalisasi. Berikut penjelasannya.

Tekanan yang Dirasakan
Seseorang mungkin bertanggung jawab atas kewajiban yang signifikan, seperti biaya mendukung kerabat yang sakit, pinjaman kuliah, pinjaman mobil, dan sebagainya. Atau, mereka mungkin memiliki kebiasaan mahal yang membutuhkan pendanaan berkelanjutan. Seperti menginginkan gaya hidup yang lebih baik, mobil sport, perjalanan ke luar negeri, atau rumah yang lebih besar. Ketika seseorang tidak melihat jalan yang jelas untuk memenuhi harapan ini dengan cara yang jujur, dia mungkin menggunakan alternatif yang tidak jujur.

Peluang
Ketika tekanan sebelumnya hadir, seseorang juga harus melihat peluang untuk melakukan penipuan. Misalnya, seorang pekerja pemeliharaan mungkin menyadari bahwa tidak ada kontrol atas pemeriksaan dan pengembalian alat; ini adalah kesempatan. Umumnya, peluang penipuan meningkat ketika bisnis memiliki kontrol internal yang buruk.

Rasionalisasi
Masalah tambahan yang diperlukan agar penipuan berlanjut selama periode waktu tertentu adalah kemampuan pelaku untuk merasionalisasi situasi sebagai hal yang dapat diterima. Misalnya, seseorang mencuri dari perusahaan X mungkin merasionalisasikannya hanya sebagai pinjaman, dengan maksud membayar kembali dana di kemudian hari. Sebagai contoh lain, tim manajemen menyesuaikan laba yang dilaporkan selama beberapa bulan selama pertengahan tahun, dengan harapan bahwa penjualan akan meningkat menjelang akhir tahun, memungkinkan mereka untuk menghilangkan penyesuaian pada akhir tahun.

Semua faktor tadi tentu bisa dicegah dengan adanya kontrol yang baik dalam operasi keuangan sebuah perusahaan. Anda bisa menggunakan platform akuntansi otomatis yang bisa terintegrasi dengan platform lainnya. Sehingga selain Anda bisa mencegah penipuan, Anda juga bisa merampingkan operasi bisnis Anda yang lain. Anda berniat mendapat platform akuntansi ini? Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

TIPS MEMILIH SOFTWARE AKUNTANSI YANG TEPAT UNTUK BISNIS KECIL

Salah satu prioritas utama Anda sebagai pemilik usaha kecil adalah mengawasi dengan cermat uang yang Anda hasilkan dan bayarkan, itulah mengapa sangat penting untuk memiliki perangkat lunak akuntansi yang tepat. Anda membutuhkan program yang membantu Anda mencapai tugas akuntansi harian – mencatat pembayaran, melacak pengeluaran, menagih pelanggan, dan melakukan rekonsiliasi transaksi – dan memberi Anda wawasan tentang kesehatan keuangan bisnis Anda, memungkinkan Anda menghasilkan laporan yang membantu Anda menganalisis kinerja bisnis Anda dari berbagai sudut.

Manfaat Software Akuntansi
Jika Anda meninjau opsi perangkat lunak akuntansi Anda, kemungkinan besar Anda telah memikirkan untuk mempekerjakan seorang profesional akuntansi guna menangani tugas keuangan Anda. Namun, mempekerjakan anggota staf baru tidak selalu sesuai anggaran, dan jika bisnis Anda masih kecil, Anda mungkin dapat menangani akuntansi sendiri dengan perangkat lunak akuntansi yang tepat. Berikut adalah beberapa keuntungan yang ditawarkan software akuntansi dibandingkan mempekerjakan seorang profesional akuntansi:

  • Keterjangkauan: Bekerja dengan software akuntansi jauh lebih murah daripada menyewa akuntan atau kantor akuntan. Perangkat lunak yang tepat dengan add-on yang sesuai dapat memastikan bahwa bisnis Anda sepenuhnya mematuhi semua pelacakan dan pelaporannya.
  • Penghematan waktu: Anda tidak perlu menunggu orang lain menyelesaikan tugas akuntansi yang perlu Anda selesaikan. Dengan perangkat lunak akuntansi, Anda dapat melakukannya sendiri, dengan semua alat yang Anda perlukan di dekat Anda.
  • Akurasi lebih tinggi: Software akuntansi mengurangi kemungkinan terjadinya human error. Ini karena perangkat lunak dapat terhubung langsung dengan rekening bank Anda, menarik transaksi, dan data lain tanpa risiko kesalahan ketik atau salin dan tempel.
  • Satu tempat untuk semua tugas keuangan: Banyak vendor perangkat lunak akuntansi menawarkan layanan tambahan, seperti penggajian dan kepatuhan pajak, yang dapat dilakukan, dilacak, dan dipantau dari platform yang sama.

Faktor Kegunaan Apa Yang Harus Anda Cari Dalam Software Akuntansi?
Untuk menemukan software akuntansi terbaik untuk bisnis Anda, Anda perlu memutuskan bagaimana dan di mana Anda ingin menggunakannya dan apakah ada orang lain yang akan menggunakan sistem tersebut. Berikut beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan:

  • Akses multipengguna
    Sebagian besar program akuntansi memungkinkan Anda mengundang pengguna lain ke sistem dan mengontrol data yang dapat mereka lihat dan tugas yang dapat mereka akses. Misalnya, Anda mungkin ingin memberikan akses penuh kepada mitra bisnis dan akuntan Anda, sementara hanya mengizinkan karyawan Anda menggunakan sistem untuk melacak waktu dan faktur pelanggan mereka. Beberapa sistem memungkinkan Anda mengundang banyak pengguna tanpa biaya tambahan; yang lain menyediakan akses akuntan gratis tetapi mengharuskan Anda untuk berlangganan paket harga yang lebih tinggi atau membayar ekstra jika Anda ingin menambahkan pengguna lain ke sistem.
  • Dukungan multi-bisnis
    Jika Anda memiliki lebih dari satu bisnis, Anda mungkin menginginkan software akuntansi yang mendukung beberapa bisnis kecil dalam satu akun tanpa biaya tambahan. Jika tidak, Anda akan membayar ekstra untuk menyiapkan akun terpisah untuk setiap entitas.
  • Perangkat lunak berbasis cloud dan akses seluler
    Sebagian besar sistem akuntansi teratas berbasis cloud, sehingga Anda dapat mengakses akun Anda kapan saja, di mana saja dari komputer mana pun dengan akses internet, membantu Anda menjalankan bisnis dari jarak jauh, baik saat Anda di rumah maupun saat liburan.
    Banyak juga yang menawarkan aplikasi seluler untuk membantu Anda memantau informasi utama dan menyelesaikan tugas inti saat dalam perjalanan. Beberapa menawarkan aplikasi terpisah untuk karyawan yang memiliki fitur dasar, seperti melacak waktu dan mengirimkan tanda terima pengeluaran.
    Kemampuan aplikasi seluler berbeda-beda, jadi jika seluler mengakses fitur penting untuk Anda, Anda pasti ingin memastikan aplikasi tersebut memiliki fungsionalitas yang Anda butuhkan. Anda juga ingin memastikannya berfungsi pada platform pilihan Anda, karena beberapa hanya kompatibel dengan iOS dan yang lain dapat digunakan dengan jam tangan pintar selain ponsel dan tablet.

Apa Perbedaan Antara Software Akuntansi Berbasis Cloud Dan Software Desktop?
Meskipun Anda mungkin berasumsi bahwa versi berbasis cloud dan versi desktop dari perangkat lunak akuntansi yang Anda pilih menjalankan fungsi yang sama, kedua platform tersebut dapat memiliki perbedaan yang signifikan.
Versi desktop perangkat lunak akuntansi biasanya merupakan pembelian satu kali, tidak seperti perangkat lunak berbasis cloud, yang biasanya berjalan dengan model langganan. Seringkali, perangkat lunak akuntansi desktop hanya dapat mengakses data yang disimpan ke komputer itu. Tidak seperti perangkat lunak cloud, perangkat lunak akuntansi desktop tidak bergantung pada koneksi internet bagi Anda untuk mengaksesnya.
Perangkat lunak berbasis cloud tidak hanya disinkronkan secara langsung dengan rekening bank Anda, tetapi juga dapat diakses dari mana saja dengan jumlah pengguna resmi yang diizinkan oleh paket Anda, yang ideal untuk para profesional yang sering bepergian atau bekerja dari rumah. Selain itu, penyimpanan data berbasis cloud menawarkan keamanan tingkat atas, sehingga Anda dapat yakin bahwa informasi keuangan sensitif Anda terlindungi dengan baik.
Fitur Akuntansi Apa Yang Anda Butuhkan?
Software akuntansi menawarkan banyak fitur dan alat untuk membantu Anda mengelola keuangan Anda. Ini harus memenuhi kebutuhan bisnis Anda, membuatnya mudah untuk menyelesaikan tugas akuntansi rutin. Ini juga akan membantu Anda melihat gambaran besar tentang kinerja bisnis Anda.
Banyak pemilik bisnis yang kami ajak bicara mengatakan bahwa kemudahan penggunaan dan fitur penghemat waktu adalah dua hal teratas yang mereka cari dalam sebuah program. Berikut adalah beberapa fitur yang harus dimiliki software akuntansi untuk membantu Anda menghemat waktu dan mengelola keuangan Anda dengan lebih baik:

  • Fitur akuntansi dasar
    Sebagian besar bisnis kecil dapat melakukan fungsi akuntansi dasar seperti pembuatan faktur (baik melalui email dan surat siput), pelacakan pendapatan dan pengeluaran, pembuatan laporan keuangan, dan manajemen pelanggan. Namun, jika bisnis Anda menjual lebih dari beberapa produk, Anda juga ingin perangkat lunak tersebut melacak inventaris Anda, mengelola vendor, dan membantu Anda dengan pemesanan pembelian. Jika bisnis Anda menyediakan layanan, Anda menginginkan program yang memudahkan pelacakan waktu dan jam tagihan yang dapat ditagih.
  • Otomatisasi penghemat waktu
    Beberapa perangkat lunak akuntansi dapat diatur untuk secara otomatis mengirim faktur berulang dan pemberitahuan lewat jatuh tempo, menghemat waktu Anda dalam pembuatan faktur dan tugas-tugas piutang. Orang lain dapat menghemat waktu Anda untuk merekonsiliasi akun Anda dengan menyarankan transaksi yang cocok. Jika bisnis Anda memberikan penawaran atau perkiraan kepada pelanggan, cari program yang mengubah dokumen-dokumen ini menjadi faktur hanya dengan beberapa klik. Jika Anda membawa inventaris, cari sistem yang memesan ulang produk dengan membuat pesanan pembelian secara otomatis ketika barang turun di bawah ambang batas yang ditentukan.
  • Persiapan pajak
    Jadikan hidup Anda (dan kehidupan akuntan Anda) lebih mudah dengan perangkat lunak akuntansi yang memiliki fitur seperti penghitungan pajak otomatis, tarif pajak berganda, dan pelaporan pajak. Anda juga harus dapat memberi akuntan Anda akses ke data yang relevan di dalam sistem atau dengan mudah mengirim email ke semua data dan file yang diperlukan kepada mereka.
  • Layanan tambahan
    Add-on perangkat lunak akuntansi tertentu, seperti pemrosesan pembayaran dan layanan penggajian, memudahkan untuk menerima pembayaran faktur secara online dan membayar karyawan. Meskipun layanan ini biasanya memiliki biaya tambahan, mereka nyaman digunakan, dan biayanya mungkin sebanding dengan apa yang Anda bayarkan untuk layanan ini di tempat lain.
  • Integrasi pihak ketiga
    Software akuntansi dapat mempermudah menjalankan bisnis Anda dengan mengintegrasikan program dan layanan yang sudah Anda gunakan, secara otomatis berbagi data antar sistem secara real time. Integrasi populer termasuk sistem POS, pemrosesan pembayaran, manajemen inventaris tingkat lanjut, e-commerce, ERP, CRM, pemasaran email, dan aplikasi Google.

Demikian beberapa tips atau kiat yang bisa mulai Anda praktikan sebagai pemilik bisnis kecil untuk mendapatkan software accounting yang bagus namun tetap sesuai dengan budget Anda. Silahkan hubungi kami jika Anda membutuhkan software accounting yang Anda maksud karena kami memilikinya. Silahkan kirim pesan ke email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

MANFAAT MELAKUKAN STOCK OPNAME UNTUK PERUSAHAAN

Hanya sedikit orang yang mengerti tentang stock opname. Stock opname adalah kegiatan menghitung persediaan barang di gudang yang akan dijual secara fisik. Kegiatan ini tentunya akan memakan banyak waktu karena Anda akan mengecek langsung kondisi stok Anda. Oleh karena itu, perusahaan harus mengatur waktu yang efisien untuk dapat melakukannya.
Selanjutnya untuk menghemat banyak waktu, biasanya dapat menggunakan teknologi Bar Code karena dapat membantu perusahaan mengurangi kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan saham. Stock opname dapat digunakan oleh setiap perusahaan, tidak hanya untuk perusahaan manufaktur saja.

Tujuan dari Stock Opname
Ada beberapa alasan mengapa perusahaan memilih untuk melakukan stock opname. Beberapa tujuan penggunaan opname saham adalah kas, aset, hutang, dan piutang. Beberapa perusahaan menggunakan Stock Opname untuk memeriksa kas dan pasokan barang mereka. Sedangkan pada perusahaan manufaktur, stock opname dilakukan untuk pengecekan bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi.
Pada perusahaan manufaktur terdapat kantor audit yang dikhususkan untuk menjalankan kegiatan opname saham. Selain itu, perusahaan mengharapkan petugas audit memberikan hasil yang terbaik. Jika hasilnya berbeda dengan jumlah saham, perusahaan dapat membuat kebijakan berdasarkan peraturan perusahaan.

Waktu yang Tepat untuk Melakukan Stock Opname
Waktu yang tepat untuk melakukan stock opname sangat bergantung pada kebijakan perusahaan. Beberapa perusahaan melakukan stock opname sebulan sekali, setiap tiga bulan, atau setiap 4 bulan. Namun, perusahaan melakukan stock opname setiap 3 atau 4 bulan untuk melihat hasil yang berbeda setiap bulannya. Apalagi Stock opname juga membutuhkan akurasi yang tinggi.

Manfaat Stock Opname
Stock opname memiliki banyak keuntungan selain mengecek nomor stock di Gudang. Berikut beberapa keuntungan dari stock opname seperti:
• Meminimalkan kesalahan dalam pengecekan stok, baik keuntungan maupun kerugiannya.
• Dapat mengetahui kesalahan barang hilang dengan cepat dan dapat mengurangi resiko stok kosong.
• Dapat digunakan sebagai analisis tahunan sebelum perusahaan dapat berkembang.
• Dapat memahami arus keluar dan masuknya stok dengan pasti.
• Bisa mengetahui kondisi stok secara pasti.

Sekali lagi stock opname adalah kegiatan penghitungan yang bertujuan untuk mengetahui jumlah fisik persediaan yang ada di gudang. Stock opname merupakan kegiatan yang penting dilakukan karena salah satu fungsi dari pengendalian internal. Pada dasarnya, stock opname tidak hanya digunakan untuk menghitung persediaan saja, tetapi juga dapat digunakan untuk menghitung barang atau benda yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Sampai sini jika Anda membutuhkan bantuan perihal manajemen persediaan perusahaan Anda. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

Scroll to top