Data karyawan sangat penting bagi perusahaan. Untuk karyawan yang jumlahnya kurang dari 20 data karyawan yang tidak dihimpun secara sistematis tidak masalah, tetapi jika data karyawan melebihi dari 20 bahkan jumlahnya ratusan bahkan ribuan maka perusahaan membutuhkan seperangkat software yang dapat membantu dalam melakukan data karyawan. Data Karyawan sangat penting untuk mendapatkan informasi berbagai hal di bawah ini:

Informasi terkait profile dan spesifikasi karyawan – hal ini tentu saja sangat dibutuhkan, khususnya ketika perusahaan sedang mencari kandidat internal di perusahaan. Data terkait profile karyawan sangat dibutuhkan agar karyawan bersangkutan yang sesuai spesifikasi dapat ditugaskan di tempat yang tepat dan benar.

Informasi terkait yang berhubungan dengan BPJS baik yang kesehatan dan ketenagakerjaan data karyawan sangat penting untuk mengetahui tanggal bayar, atau kepindahan karyawan karena dengan data ini karyawan yang berhubungan dengan BPJS bisa dipantau. Kapan terakhir dibayar dan kapan yang bersangkutan BPJS-nya tidak dibayar lagi karena yang bersangkutan sudah keluar dari perusahaan.

Informasi yang terkait dengan kontrak kerja karyawan – dengan adanya data karyawan maka pihak HRD bisa mengetahui masa kerja karyawan sesuai dengan kontrak kerja yang sudah ditandatangani atau penetapan karyawan bersangkutan sebagai karyawan tetap. Selain itu data ini juga bisa untuk pembayaran gaji atau pay roll dan reward lainnya.

Data Karyawan juga dibutuhkan pada saat dikunjungi oleh pihak external baik yang dari Depnaker, dari Bank atau lembaga lainnya yang sedang berkaitan dengan jumlah karyawan serta status karyawan di perusahaan. Serta kegunaan data karyawan lainnya dalam kegiatan operasional perusahaan. Semakin banyak karyawan yang bekerja di perusahaan semakin kompleks dalam penanganannya. Oleh sebab itu software yang terkait dengan HRD dan pay roll sangat dibutuhkan oleh perusahaan.