BERITA

Informasi terkini seputar Manajemen, Accounting, Sumber daya manusia, Ritel Management, Teknologi Informasi

OPTIMASI AKUNTANSI UNTUK MENCEGAH PENIPUAN DI USAHA KECIL ANDA

Meskipun Anda ingin memiliki kepercayaan pada setiap orang yang Anda temui, pada titik tertentu kemungkinan bisnis kecil Anda rentan terhadap penipuan. Terlepas dari ukuran perusahaan Anda, penipuan bisa menjadi pukulan terakhir yang menghancurkan bisnis Anda. Kehilangan uang karena pencurian atau penipuan dapat menjatuhkan perusahaan Anda. Dengan demikian, Anda perlu memiliki sistem yang solid untuk tidak hanya mendeteksi potensi kasus penipuan, tetapi juga mencegah penipuan bila memungkinkan.
Istilah “penipuan” mencakup berbagai kegiatan tidak jujur yang dapat terjadi dalam suatu perusahaan. Penipuan bisnis berarti bahwa satu atau lebih orang melakukan tindakan ilegal untuk keuntungan finansial. Seringkali, aktivitas ini disembunyikan dalam aktivitas sehari-hari atau transaksi bisnis yang sah. Berikut ini adalah ikhtisar dari beberapa jenis penipuan bisnis yang paling umum:

  • Pembelian Pribadi: Menggunakan dana bisnis untuk membeli layanan atau produk untuk penggunaan pribadi. Misalnya, seseorang mungkin menambahkan pengeluaran pribadi pada kartu kredit perusahaan, atau menyetujui laporan pengeluarannya sendiri untuk menutupi transaksi.
  • Pencurian Aset: Karyawan dapat mencuri peralatan kantor, inventaris, atau aset lainnya dari bisnis. Seringkali, barang-barang ini dicuri, kemudian dijual secara tunai.
  • Pembayaran Palsu: Pembuatan faktur palsu bisa menjadi salah satu cara untuk mengeluarkan uang dari perusahaan. Praktik umum lainnya adalah menggunakan “karyawan hantu” dalam daftar gaji.
  • Pencurian identitas: Terkadang karyawan mengakses informasi pribadi karyawan atau pelanggan lain, kemudian menggunakan identitas tersebut untuk mengakses jalur kredit. Jika seseorang mendapatkan laporan bank, nomor ID pajak, atau laporan keuangan, maka mereka mungkin dapat mencuri cukup banyak uang untuk melakukan pencurian identitas.
  • Penipuan Digital: Seseorang tidak perlu berada di kantor atau tempat kerja Anda untuk melakukan penipuan. Scammers dapat meretas ke dalam sistem komputer dan perangkat lunak yang berbeda untuk mencuri informasi berharga, seperti detail pelanggan, nomor kartu kredit, info rekening bank, dan banyak lagi.
  • Penipuan Kompensasi Pekerja: Meskipun penting bagi karyawan dan pelanggan untuk dilindungi di properti Anda, beberapa orang memanfaatkan sistem dengan mengklaim cedera atau sakit untuk mendapatkan uang melalui asuransi Kompensasi Pekerja. Misalnya, seseorang mungkin terluka di luar pekerjaan, kemudian mengklaim itu adalah hasil dari aktivitas kerja. Beberapa karyawan bahkan berani sampai pada titik di mana mereka membuat cedera atau penyakit.

Daftar di atas memberi Anda gambaran tentang banyak cara seseorang dapat memanfaatkan perusahaan Anda. Tanggung jawab Anda adalah proaktif untuk mencegah penipuan dan membantu mengurangi kemungkinan masalah ini akan terjadi pada Anda. Di mana Anda harus memulai jika Anda perlu menerapkan sistem pencegahan penipuan baru? Berikut adalah beberapa kategori utama yang perlu ditangani:

1. Keamanan Digital
Scammers memiliki lebih banyak akses dari sebelumnya ke informasi pribadi karena mereka dapat meretas melalui koneksi internet. Jangan biarkan perusahaan Anda terekspos secara digital! Pilih program perangkat lunak yang memiliki fitur keamanan bawaan, seperti enkripsi dan verifikasi dua langkah. Juga, bicarakan dengan tim teknologi Anda tentang keamanan digital proaktif di semua server, komputer, ponsel, dan titik koneksi internet.

2. Pelayanan Akuntansi
Jangan membuat kesalahan dengan hanya memiliki satu orang yang mengelola akuntansi dan pembukuan Anda. Seringkali, usaha kecil hanya membutuhkan satu orang untuk mengikuti pembayaran klien, piutang, faktur, mengelola uang tunai, dan tugas terkait akuntansi lainnya. Ketika satu orang menangani keuangan, itu meningkatkan kemungkinan penipuan untuk luput dari perhatian. Anda dapat mencegah penipuan dengan menugaskan banyak orang untuk mengawasi laporan keuangan. Atau, pertimbangkan untuk menyewa tim akuntansi outsourcing tepercaya untuk menerapkan checks-and-balances, serta audit akuntansi reguler.

3. Pemeriksaan Latar Belakang
Proses perekrutan formal dapat menjadi langkah berharga untuk mengetahui orang-orang yang Anda bawa ke perusahaan Anda. Meskipun pemeriksaan latar belakang adalah biaya tambahan saat merekrut karyawan baru, penting untuk mengetahui riwayat setiap orang yang Anda percayakan dengan catatan keuangan atau uang tunai. Semakin banyak karyawan berinteraksi dengan keuangan dan informasi sensitif, semakin banyak pengawasan yang harus Anda lakukan sehubungan dengan pemeriksaan latar belakang mereka. Kepribadian tidak cukup untuk mencegah penipuan – kenyataannya adalah sebagian besar karyawan yang melakukan penipuan sangat disukai oleh manajer dan rekan kerja mereka. Penipu ini proaktif dalam membuat diri mereka disayangi orang lain sehingga mereka bisa mendapatkan kepercayaan.

4. Audit dan Kontrol Internal
Menyiapkan sistem dapat menjadi langkah penting untuk mencegah penipuan. Misalnya, adalah tepat untuk membatasi akses bagi karyawan yang tidak memerlukan informasi tentang inventaris atau detail keuangan. Rancang pos pemeriksaan multi-orang untuk pemrosesan penggajian, penulisan cek, dan penggantian biaya. Memiliki rencana yang solid untuk audit akuntansi reguler untuk meninjau laporan dan aktivitas rekening bank.

5. Mengunci File
Anda tidak hanya perlu melindungi file digital dengan kata sandi, tetapi juga penting untuk memastikan bahwa catatan kertas disimpan di bawah kunci dan kunci jika diperlukan. Faktur, informasi pelanggan, catatan bank, dan dokumen sensitif lainnya dapat digunakan untuk penipuan. Jika sebuah kertas duduk, seorang karyawan dapat dengan mudah mengambil gambar di ponsel mereka untuk mengumpulkan informasi tanpa terdeteksi.

6. Pelatihan Karyawan
Anda tidak hanya memerlukan pelatihan pencegahan penipuan saat merekrut karyawan baru, tetapi juga penting untuk menawarkan pelatihan penipuan berkelanjutan. Karyawan Anda harus diajari cara mengidentifikasi tanda-tanda peringatan penipuan. Jika seorang karyawan mencurigai perilaku mencurigakan di antara pelanggan atau rekan kerja, maka mereka perlu merasa nyaman untuk melaporkan situasi tersebut tanpa mengkhawatirkan pekerjaan mereka. Buat kode etik dan pertahankan komunikasi terbuka agar karyawan dapat berbagi informasi dengan aman.

Sistem akuntansi yang solid memberikan dasar yang baik untuk membantu Anda mencegah penipuan dan menghindari masalah di masa depan. Saat Anda dapat melacak transaksi, saya yakin Anda juga dapat mengurangi risiko skimming atau penipuan ini. Apa Anda sedang mencari software akuntansi untuk mencegah dan menghindari penipuan akuntansi pada bisnis kecil? Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

Tinggalkan Balasan

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Scroll to top
Selamat datang di Groedu software konsultasi
Send via WhatsApp