Tag: kegunaan Software POS

CARA EFEKTIF IMPLEMENTASI SOFTWARE ACCOUNTING

“Bagaimana mengintegrasikan SOP dengan Intruksi kerja Software accounting”

Selama ini kegagalan dalam implementasi software sering terjadi. Pemilik usaha sudah berinventasi puluhan, bahkan ratusan juta, tetapi software tidak bisa dipakai secara maksimal. Seperti yang diketahui kinerja pembuat software sangat terlepas dengan system manajemen yang ada di perusahaan. Secara teknis software hanyalah tools yang digunakan dalam operasional accounting. Sedangkan operasional layanan, sales dan marketing, Distribusi barang, HRD dan lainnya tidak terintegrasi. Inilah penyebab awal kegagalan suatu software accounting yang tidak diintegrasikan dengan SOP manajemen.

Sedangkan dalam membuat SOP menajemen, tanpa tools juga tidak efektif. Oleh sebab itu sebaiknya mengintegrasikan antara informasi teknologi dengan system manajemen. Lalu bagaimana membuat system manajemen? Untuk membuatnya, cek terlebih dahulu proses bisnis yang ada di perusahaan. Mulai pembelian, penjualan, inventory, Kas dan Bank dan jurnal harian yang digunakan. Setelah semuanya diketahui, maka susun SOP sebagai dasar landasan manajemen dan diintegrasikan dengan Software.

Buatlah intruksi kerja yang menarik dari Job des dan SOP yang dibuat menjadi intruksi kerja yang ada di software. Dengan demikian jika kita memiliki dokumen kinerja software maka siapapun yang menggantikan akan lebih mudah. Integrasi antara SOP, Job des, dan intruksi kerja software sangat penting dengan manfaat :

Apabila mentraning inputer/user baru maka dengan hand books yang dibuat pekerja/user bisa langsung lakukan input data.

SOP yang dibuat sangat mendukung kinerja Software, sehingga tidak memunculkan error, dan kinerja user sangat terpandu oleh SOP yang sudah dibuat.

Memudahkan trainer software memahami fungsi setiap jabatan yang ada didalam perusahaan sehingga hak akses juga dengan mudah diterapkan. Sebab tidak setiap fungsi jabatan memiliki akses yang sama ke semua fitur yang ada dalam software. Kecuali supervisor/ sang otorisasi.

Khusus untuk software jadi dan bukan custom dengan adanya integrasi SOP dengan intruksi kerja software maka akan memudahkan pengguna/user untuk lakukan pekerjaannya.

Oleh karena SOP dibuat terintegrasi maka kemungkinan yang terjadi kinerja perusahaan akan terbangun dengan standard operasi yang sudah baku.

Itulah alasan mengapa perlu mengintegrasikan information teknologi dengan system manajemen. Informasi teknologi diwakili oleh software accounting, sedangkan system manajemen diwakili oleh SOP. Secara lengkap system manajemen akan memuat Struktur organisasi, job description, Job specification, Flow chart, Intruksi kerja operasional, intruksi kerja software. Semoga artikel ini memiliki manfaat bagi pemilik usaha, pebisnis, owner usaha. Apabila membutuhkan pendampingan dalam mengintegrasikan antara informasi teknologi dengan system manajemen agar implementasi software berhasil, silahkan hubungi 0818521172 atau 081-252982900. Kami siap membantu.

MENCARI SOFTWARE POS YANG TERINTEGRASI DENGAN SOFTWARE ACCOUNTING

Masih banyak yang belum paham dengan cara kerja software POS dan software accounting. Rata-rata mereka mengira software ini sama saja. Software POS sebenarnya software untuk bagian depan suatu usaha. Misalnya ritel modern, toko, restoran dan kegiatan bisnis yang sifatnya penjualan tunai dan produk disediakan di satu gudang saja. Satu gudang itu bisa barang yang ada di display toko saja. Atau barang yang letaknya ketika sebuah bisnis beroperasi. Software POS memiliki manfaat :

  1. Mencetak invoice penjualan tunai.
  2. Pencatatan stok di lokasi usaha, sebab transaksi penjualan baru bisa dilakukan apabila ada stok di lokasi usaha.
  3. Pembelian ke supplier.
  4. Penerimaan barang di lokasi usaha.
  5. Tersambung dengan barcode scanner.

 

Software POS tidak memiliki Fitur accounting sebab tugasnya adalah untuk penjualan saja baik di toko/gerai atau lokasi usaha. Cara kerja software POS bisa berdiri sendiri. Tetapi ada juga POS yang sudah terintegrasi dengan software accounting. Oleh sebab itu sebaiknya kita mulai memahami penggunaan POS ini. Apabila kita hanya membutuhkan fitur penjualan dan inventory maka penggunaan software POS sudah cukup. Tetapi kalau kita membutuhkan laporan keuangan, maka sebaiknya memakai software POS yang terintegrasi dengan software accounting.

Bagaimana kita memulai mencari software accounting yang terintegrasi dengan software POS? marilah coba kita menganalisa proses bisnis yang ada di perusahaan. Apabila di perusahaan ada proses bisnis selain penjualan dan inventory, seperti proses bisnis dibawah ini:

  1. Di perusahaan penyimpanan barang di banyak Gudang.
  2. Perusahaan membutuhkan laporan keuangan : Neraca, Rugi laba, Arus kas, Jurnal, dan lainnya.
  3. Di perusahaan terdapat transaksi yang sifatnya kredit.
  4. Di perusahaan memiliki salesman yang keliling.
  5. Di perusahaan terdapat aktivitas pengiriman barang ke customer.
  6. Di perusahaan terdapat penggunaan Kas kecil dan kas besar.
  7. Di perusahaan terdapat aktivitas pemberian insentif kepada sales force.
  8. Di perusahaan terdapat banyak toko atau kantor cabang.
  9. Di perusahaan terdapat perhitungan pajak : PPN, PPH 21, PPH 23, PPH 25.
  10. Dan lainnnya.

Maka sebaiknya carilah software POS yang terintegrasi dengan software accounting. Dengan menggunakan software accounting, perusahaan bisa selain beraktivitas penjualan tunai di toko/gerai. Juga bisa beraktivitas penjualan kredit melalui sales force. Selain itu perusahaan juga akan memperoleh laporan keuangan yang dibutuhkan.

Nah, saat ini banyak perusahaan melakukan penjualan software POS yang terpisah dengan software accounting. Sering software POS tidak nyambung dengan software accounting merek lain, sehingga kalau terpaksa memakai kedua-duanya, sering kali harus ada proses input ulang. Contohnya kalau kita memiliki gerai/toko, software POS bisa untuk penjualan tunai saja. Laporan penjualan tunai kemudian diinput ulang di software accounting supaya perusahaan bisa mendapatkan laporan keuangan. Sejauh ini, hal ini memang bisa dilakukan, tetapi apabila kita bisa mendapatkan software accounting yang dilengkapi dengan software POS, maka aktivitas in put ulang dengan sendirinya tidak perlu lagi, sebab software POS sudah terintegrasi dengan software accounting. Dalam hal ini data tersinkronkan secara otomatis.

Semoga artikel ini bermanfaat, apabila pembaca membutuhkan layanan pendampingan dalam implementasi software accounting dan pembuatan SOP keuangan. Silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak ke 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu.

Scroll to top