Tag: Konsultan Piutang Penjualan (AR) management Menado

CARA MEMPERLANCAR CASH FLOW DENGAN MENGURANGI JUMLAH PIUTANG

Sebagai pemilik bisnis kecil, mungkin Anda akan menyadari pentingnya pembayaran tepat waktu dari pelanggan Anda. Pembayaran yang terlambat biasa membuat Anda frustasi, dan saat berusaha menindaklanjuti ini ternyata sangat memakan waktu. Bagi sebagian orang, meminta pembayaran adalah salah satu tugas mereka yang paling ditakuti. Tentu ada alasan keterlambatan pembayaran seperti faktur salah tempat, kendala arus kas, dan bahkan kesalahpahaman tentang ketentuan pembayaran yang sebenarnya. Namun penting agar memiliki proses untuk menangani pembayaran yang terlambat. Dalam artikel kali ini akan kami sampaikan beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi piutang dagang Anda.

1. Kirim Invoice Segera.
Ini mungkin sesederhana kedengarannya, tapi akan sangat mengejutkan saat mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan beberapa bisnis untuk mengirim faktur ke pelanggan mereka. Kecuali ditentukan dalam istilah yang sebelumnya dibuat dengan pelanggan, faktur harus diberi tanggal dan dikirim pada hari layanan dilakukan. Ini memungkinkan pelanggan mengetahui bahwa Anda tepat waktu dengan proses faktur Anda. Semakin cepat Anda membuat faktur, semakin cepat Anda menerima pembayaran.

2. Perjelas Persyaratan Pembayaran Anda Di Faktur.
Faktur yang tidak memiliki ekspektasi pembayaran sebenarnya menawarkan pelanggan waktu yang tidak terbatas untuk membayar. Perjelas ekspektasi ini, apakah itu hari setelah tanggal faktur atau tanggal jatuh tempo yang ditentukan. Bahkan istilah “jatuh tempo saat diterima” bisa jadi tidak jelas, sehingga menyisakan terlalu banyak ruang untuk interpretasi pelanggan. Jika Anda dapat membebankan bunga atas pembayaran yang terlambat, ini harus dijelaskan dalam faktur.

3. Mengirimkan Pengingat Lembut Kepada Pelanggan Sebelum Tanggal Jatuh Tempo Faktur.
Ini adalah langkah yang harus dipertimbangkan, terutama jika pelanggan memiliki riwayat pembayaran yang terlambat. Menerapkan langkah ini menunjukkan kepada pelanggan Anda bahwa Anda memiliki proses pelacakan faktur dan bersedia untuk memberi tahu pelanggan tentang status faktur yang belum dibayar. Teknik ini sering digunakan oleh perusahaan besar, terutama jika Anda melakukan pembayaran dengan proses online. Salah satu alasan untuk melakukan ini adalah tidak bijaksana untuk menunggu pembayaran terlambat dilakukan sebelum menghubungi pelanggan.

4. Lakukan Tindakan Segera Setelah Faktur Jatuh Tempo.
Waktu tindakan ini mungkin berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, tetapi tentu saja setiap faktur yang menunggak seminggu layak untuk ditindaklanjuti. Email singkat dapat memenuhi tujuan ini. Ini harus menyertakan detail seperti nomor faktur, jumlah jatuh tempo dan tanggal jatuh tempo bersama dengan salinan faktur asli jika hilang. Korespondensi yang profesional dan tidak mengancam memberikan pengingat yang jelas tentang hutang pelanggan dan kapan mereka berhutang. Jika memungkinkan, itu harus diarahkan ke orang tertentu daripada departemen.

5. Jika Tagihan Masih Belum Terbayar, Alihkan Dari Korespondensi Tertulis Ke Panggilan Telepon.
Terkadang orang mengubah peran dalam organisasi atau alamat email berubah tanpa pemberitahuan ke organisasi luar. Panggilan telepon akan mengungkap apakah ini alasan penundaan pembayaran saat menghubungkan Anda dengan seseorang yang memiliki posisi untuk mengambil tindakan. Panggilan telepon, seperti korespondensi sebelumnya, harus sopan dan profesional. Siapa pun yang melakukan panggilan ini tidak boleh menunjukkan kemarahan atau frustrasi. Pembayaran yang terlambat hampir tidak pernah merupakan penghinaan pribadi atau dimaksudkan untuk menghina Anda atau bisnis. Faktanya, pelanggan yang menunggak seringkali sibuk dan mungkin lupa tentang faktur. Itu hanya bisnis.

6. Interaksi Lebih Lanjut Tentang Faktur Jatuh Tempo.
Jika kontak lebih lanjut dengan pelanggan diperlukan, bergantian antara korespondensi tertulis dan panggilan telepon. Dengarkan penyebab keterlambatan pembayaran dan cobalah membantu saat Anda bisa. Pastikan untuk mendokumentasikan semua konversi telepon dan menyimpan korespondensi email sebagai catatan upaya Anda untuk mengamankan pembayaran. Ini akan terbukti berguna jika pada akhirnya perlu untuk beralih ke tindakan pengumpulan pihak ketiga. Sayangnya, penelitian telah menunjukkan bahwa semakin lama Anda menunggu pembayaran, semakin kecil kemungkinan Anda untuk menerimanya.
Tentu saja, karena tip di atas akan membantu mengurangi hari piutang Anda, hubungan yang Anda bangun dengan pelanggan akan berdampak pada apa yang Anda pilih. Pelanggan terbaik Anda kemungkinan akan diberi lebih banyak kelonggaran jika terlambat membayar. Pastikan untuk memperhatikan tren pembayaran yang lebih lama dari biasanya. Tren seperti itu mungkin meramalkan masalah yang akan datang, dan Anda tidak ingin terkejut. Merupakan praktik yang baik untuk menanyakan dan menindaklanjuti jika sesuai.
Demikian, dan jika Anda membutuhkan training atau ingin konsultasi perihal Account Manajemen Receivable, Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

CARA MENGETAHUI TANDA PIUTANG PENJUALAN YANG AKAN BERMASALAH

Ketika Anda menjalankan bisnis, mengelola piutang dagang (A.R.) bisa menjadi menu yang perlu Anda habiskan. Mungkin Anda akan menjumpai hal-hal seperti klien tidak membayar tepat waktu, memiliki pembayaran yang tertunda, klien yang tidak menjawab panggilan Anda, dll. Meski begitu satu hal yang dapat membantu Anda mengatasinya adalah memastikan bahwa piutang terjadi sebagaimana mestinya.

A.R. adalah saldo yang harus dibayar pelanggan kepada perusahaan Anda untuk barang atau jasa yang dibeli tetapi belum dibayar. Ini adalah hal yang wajar dan banyak dilakukan oleh para pebisnis untuk semakin memperluas jangkauan distribusi produknya. Dan untuk itu, pebisnis akan membutuhkan pelanggan dan penjualan lebih banyak. Untuk memfasilitasi pembayaran dan transaksi tanpa kerumitan, sebagian besar organisasi mengizinkan sebagian dari penjualan mereka untuk dikreditkan, terutama bagi pelanggan yang teratur.

Beberapa perusahaan mengizinkan pelanggan mereka membayar setelah pengiriman barang atau jasa. Ketika pelanggan memesan barang, perusahaan menunggu pembayaran dan sementara itu, menganggap faktur yang tertunda ini sebagai piutang. Namun semakin berjalannya waktu, terkadang Anda sebagai pebisnis akan menjumpai berbagai masalah dalam kelola piutang. Sebelum permasalahan ini menjadi semakin besar, Anda perlu melakukan tindakan sedini mungkin. Dan untuk itu akan perlu memahami tanda-tanda klien yang bermasalah, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Perubahan Kebiasaan Pembayaran Yang Tiba-Tiba.
Jika pelanggan yang selalu membayar tepat waktu tiba-tiba terlambat, ada sesuatu yang salah. Tetapkan tenggat waktu yang serius dan bersiaplah untuk menyerahkan file itu ke agen penagihan Anda jika komitmennya tidak terpenuhi. Awasi akun hingga semuanya kembali normal.

2. Pelanggan Anda Mengakui Adanya Masalah Arus Kas.
Saat Anda menelepon untuk menindaklanjuti akun yang telah lewat waktu dan jika debitur memberi tahu Anda bahwa pelanggannya sendiri lambat membayar, itu adalah bendera merah utama. Tetapkan perusahaan Anda sebagai prioritas pembayaran utama debitur dan siap untuk menyerahkan akun ke agen penagihan Anda jika ada penundaan pembayaran lebih lanjut.

3. Panggilan Anda Tidak Dijawab.
Jika seorang debitur tiba-tiba menjadi tidak terjangkau, Anda hampir pasti menuju masalah. Orang-orang pergi berlibur dan diikat sementara, tetapi tidak profesional untuk tidak menanggapi kreditor dalam waktu lama. Tinggalkan pesan suara yang serius (cadangkan melalui email) dengan tenggat waktu dan konsekuensi, dan balikkan akun untuk diambil jika Anda tidak segera membalasnya. Jika voicemail debitur penuh atau telepon terputus, bekukan akun dan beri peringatan pada sistem host Anda agar pelanggan menghubungi departemen kredit Anda. Lakukan kunjungan langsung atau kirim surat, tetapi segera lakukan.

4. Pelanggan Anda Mendapat Pesaing Baru.
Sebuah bisnis yang telah beroperasi dengan sukses dengan sedikit atau persaingan yang lemah dapat diposisikan dengan buruk untuk menghadapi gelombang tiba-tiba dari pesaing nyata, atau bahkan satu yang bagus menang atas pelanggannya. Jika Anda menduga ini terjadi, tegaskan persyaratan pembayaran Anda. Memaksa pelanggan Anda untuk melakukan perubahan dalam susunan kepegawaian atau operasi lebih cepat daripada yang lebih lambat sebenarnya dapat membantu jika mereka menyangkal atau secara pasif mengharapkan perputaran dalam kekayaan mereka.

5. Penurunan Kualitas Produk.
Ketika pemotongan harga terjadi, kualitas produk sering dikorbankan. Memburuknya arus kas juga dapat berdampak pada kemampuan bisnis untuk membayar pemasok dan staf, dan dengan demikian tepat waktu. Jika Anda pernah mendengar gemuruh bahwa produk yang dulunya bagus dari pelanggan Anda telah menurun atau tiba-tiba menjadi lambat untuk memenuhi pesanan, perhatikanlah bisa jadi itu adalah perusahaan yang bermasalah dan kemungkinan besar akan gagal.

Kunci untuk menghindari masalah adalah menjaga kewaspadaan dan bergerak cepat ketika bendera merah muncul. Sebelum memberikan kredit, tarik laporan kredit dan perhatikan rekening penagihan, penghapusan, penilaian atau akun penipuan. Jangan abaikan tanda-tanda peringatan, waspada dan proaktif, dan bisnis Anda akan menjadi salah satu bisnis “beruntung” yang selalu keluar di puncak.
Demikian beberapa tanda yang bisa Anda jadikan sebagai patokan untuk menentukan apakah klien Anda bermasakah atau tidak. Dan jika Anda membutuhkan informasi terkait strategi pengelolaan piutang efektif atau AR Manajemen. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa juga menghubungi kami langsung melalui nomor WA 0812-5298-2900. Kami siap membantu.

Scroll to top