Tag: pencegahan payroll fraud

TIPS MENCEGAH PENIPUAN PENGGAJIAN YANG AMPUH DALAM BISNIS ANDA

Pernahkah Anda melihat keamanan penggajian Anda baru-baru ini? Beberapa penipuan penggajian mungkin tidak disengaja, tetapi sebagian besar dilakukan dengan sengaja.
Kabar baiknya adalah Anda dapat bersikap proaktif dalam mencegah penipuan penggajian. Langkah pertama adalah memahami bagaimana hal itu terjadi, dan langkah selanjutnya adalah menghentikannya.

Apa itu penipuan penggajian?
Penipuan penggajian adalah tindakan mencuri uang dari bisnis menggunakan sistem penggajian. Kejahatan ini memanifestasikan dirinya dalam beberapa cara umum. Jika Anda baru mengenal akuntansi penggajian, beberapa di antaranya mungkin asing bagi Anda, jadi mari kita luangkan beberapa menit dan memoles pengetahuan tentang cara pencegahan penipuan penggajian.

Bagaimana Mencegah Penipuan Penggajian
Terapkan salah satu dari lima strategi ini untuk menghentikan penipuan penggajian sebelum ini benar-benar merampok uang Anda. Inilah cara agar Anda tetap mengetahui kemungkinan penipuan penggajian.

1. Siapkan Sistem Checks and Balances
Bahkan di perusahaan kecil, orang yang sama yang memasukkan karyawan baru ke dalam sistem tidak boleh menjadi karyawan yang sama yang merekonsiliasi laporan kuartalan dan menyeimbangkan buku penggajian. Setidaknya, dapatkan pandangan kedua pada rekonsiliasi penggajian triwulanan dan / atau tahunan. Anda juga dapat meminta eksekutif menyetujui semua lembur dan pemeriksaan komisi. Ini dapat mencegah karyawan menambahkan beberapa jam ekstra atau penjualan di sana-sini, mengira itu tidak akan terdeteksi.
Kami menyarankan Anda menerapkan sistem untuk memeriksa pembukuan setiap triwulan dan tahunan untuk mencari kesalahan yang mungkin menunjukkan insiden padding gaji atau karyawan hantu. Integrasikan pemegang buku dan personel penggajian ke dalam data keuangan Anda dan setel ke “hanya lihat”. Hal ini memungkinkan mereka mengakses informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka, tetapi mengharuskan eksekutif untuk menyetujui penggajian dan memastikan tidak ada tanda-tanda penipuan.

2. Beralih ke Sistem Timesheet Modern
Menggunakan sistem absensi yang canggih. Daripada meminta karyawan melaporkan sendiri jam kerja, pertimbangkan untuk memiliki sistem jam masuk yang memerlukan kode sandi atau autentikasi dua langkah lainnya. Ini akan mencegah kesalahan pelaporan. Pastikan sistem mengandalkan biometrik atau proses otentikasi dua langkah untuk mencegah buddy punching.

3. Lakukan Audit Internal Pajak Penggajian
Melakukan review rutin terhadap pajak gaji yang dibayarkan. Ini dapat menggagalkan penipuan yang tidak disengaja dari pihak perusahaan Anda. Jika seorang karyawan secara tidak sengaja diklasifikasikan sebagai dikecualikan atau kontraktor independen, tinjauan rutin pajak penggajian memungkinkan Anda untuk mengetahui kesalahan sebelum terlalu banyak kerusakan terjadi.

4. Pasang Sistem CCTV
Memiliki sistem CCTV di area tempat kemungkinan terjadinya cedera di tempat kerja. Mampu mengandalkan bukti video dalam kasus laporan cedera melindungi Anda dan karyawan. Mintalah karyawan mengerjakan proyek tertentu secara berpasangan, termasuk apa pun yang melibatkan tangga sehingga Anda dapat menghindari laporan palsu tentang komposisi pekerja.

5. Mengatur Perilaku Karyawan
Perhatikan perilaku karyawan. Penggajian bukanlah departemen yang sering membutuhkan kerja lembur atau membawa pulang file. Jika Anda memiliki karyawan yang bekerja dengan data penggajian sensitif yang lebih suka bekerja saat tidak ada orang di sekitar, terus aktifkan indra spidey Anda. Minta mereka mematuhi jam kantor atau lakukan audit acak untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Kami juga menyarankan Anda mempromosikan pembuangan langsung dalam perusahaan Anda bila memungkinkan. Ini akan meminimalkan jumlah pemeriksaan fisik yang ada yang berpotensi dicuri atau diubah.
Penipuan penggajian tidak banyak dibicarakan, tetapi itu bisa sangat mahal. Ini sangat menghancurkan bagi para pemula dan bisnis kecil. Meskipun Anda mungkin tidak akan pernah bisa membuat sistem yang sepenuhnya anti penipuan, tidak ada alasan Anda tidak boleh mencobanya. Ingin lebih detil perihal pencegahan payroll fraud, silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

Scroll to top