Tag: posel Software Pay Roll & HRD

BERBAGAI KESALAHAN DALAM SISTEM PENGGAJIAN OLEH PEMILIK USAHA BISNIS KECIL

Banyak pemilik usaha kecil telah berhasil menciptakan produk dan layanan hebat, membangun tim yang efektif dan memenangkan pelanggan. Namun, masih banyak dari mereka mungkin akan terancam gagal karena kesalahan dalam beberapa aspek pembukuan atau keuangan. Sehingga sebagai pemilik bisnis, jika anda tidak memahami berbagai jenis “akun” yang digunakan dalam pembukuan anda untuk mengatur keuangan anda, maka kemungkinan proses pengukuran keberhasilan yang anda lakukan akan sia-sia. Tentu saja dalam bisnis, anda perlu memperhatikan banyak hal, bukan hanya sampai pembuatan ide, proses produksi, pengepakan, pemasaran, bahkan kesejahteraan karyawan misal penggajian. Membayar karyawan anda mungkin tampak seperti tugas yang mudah, tetapi ada kesalahan umum yang masih sering terjadi, dan memiliki konsekuensi yang mahal. Berikut ini akan kami sampaikan beberapa kesalalahan umum terkait proses penggajian karyawan yang perlu anda hindari.

Jumlah Gaji yang Salah
Ini mungkin tampak seperti akal sehat, tetapi Anda akan terkejut betapa mudahnya ini bisa terjadi. Selalu periksa ulang bahwa jumlah pembayaran dimasukkan ke dalam sistem penggajian dengan benar, dan periksa apakah karyawan melaporkan jam dengan benar. Sangat penting untuk memastikan bahwa semua informasi karyawan, informasi pembayaran, dan informasi pemotongan pajak, dan berbagai tunjangan lain dengan benar.

Klasifikasi Karyawan yang Salah
Selama dekade terakhir, telah menjadi lebih populer bagi bisnis untuk mempekerjakan bakat non-konvensional. Bisnis tidak lagi bergantung pada karyawan penuh waktu saja. Sebagai gantinya, mereka mendiversifikasi tenaga kerja mereka dengan mempekerjakan karyawan penuh waktu, konsultan, pekerja lepas, paruh waktu, borongan, dan lainnya. Hal ini dilakukan karena memiliki beberapa manfaat yaitu Penghematan biaya tenaga kerja, Kewajiban berkurang, dan Fleksibilitas dalam perekrutan / penembakan. Manfaat ini dapat membuat perekrutan bakat non-konvensional terdengar seperti pilihan tepat untuk bisnis Anda. Namun, penting untuk memahami dan menghindari risiko gaji besar yang menyertainya: kesalahan klasifikasi karyawan. Dengan tidak mengambil langkah-langkah yang benar untuk memastikan kepatuhan, bisnis kecil Anda berisiko menanggung denda besar. Cara terbaik untuk mencegah kesalahan ini adalah berkonsultasi dengan pakar pajak. Jika Anda menggunakan layanan penggajian, hubungi mereka untuk melihat sumber daya apa yang mereka miliki. Carilah perusahaan yang berpengalaman dalam pedoman IRS dan memiliki proses yang solid yang diperlukan untuk memastikan kepatuhan.

Rekam Pencatatan yang Buruk
Pencatatan yang buruk adalah hal biasa bagi banyak usaha kecil. Bentuk pencatatan yang buruk yang paling populer adalah kesalahan entri data. Kesalahan lain yang dihasilkan dari pembukuan yang buruk termasuk lupa untuk mengklaim pengeluaran yang dapat dihapuskan dan secara tidak tepat mencatat jam kerja karyawan. Catatan yang tidak akurat dapat menyebabkan pengajuan pajak yang tidak tepat atau tertunda. Kedua skenario tersebut dapat menghasilkan penalti dan denda besar yang pada akhirnya akan menghabiskan banyak waktu dan uang. Cara untuk mencegah terjadinya kesalahan ini adalah dengan mempertahankan catatan akurat secara teratur, apakah itu bulanan atau triwulanan, dapat menghemat banyak waktu serta uang. Memiliki sistem pengarsipan yang tepat dan pastikan staf anda menyadarinya. Pastikan siapa pun karyawan yang ditugaskan mengetahui betapa pentingnya hal ini.

Tidak Membayar Upah Lembur
Anda harus membayar upah tambahan kepada karyawan yang bekerja lembur. Bergantung pada tempat anda tinggal, anda mungkin harus memberikan upah lembur setelah seorang karyawan bekerja 8 jam dalam satu hari kerja, atau anda mungkin harus membayar dua kali lipat tingkat upah reguler mereka. Ada beberapa majikan yang mencoba keluar dari membayar upah lembur. Mereka akan melakukan kesalahan klasifikasi pekerja mereka sebagai dibebaskan dari upah lembur. Dan kemudian beberapa akan secara ilegal menggunakan waktu perusahaan dengan membiarkan karyawan mengambil waktu istirahat untuk menebus kerja lembur mereka. Hal ini penting untuk anda perhatikan, karena akan berpengaruh pada mental para karyawan anda. Jika mereka telah anda perlakukan dengan baik, maka kinerja merekapun akan lebih baik.

Sistem Penggajian yang Belum Otomatis
Tidak mengherankan bahwa sebagian besar pemilik usaha kecil akan menjalankan penggajian secara manual meski tahu bahwa memiliki risiko kesalahan yang lebih tinggi. Menggunakan sistem otomatis untuk melakukan penggajian sering diabaikan oleh usaha kecil, karena mereka merasa mereka mungkin bukan kandidat yang tepat. Ini adalah kesalahpahaman umum, karena ada beberapa pilihan ketika datang untuk mengotomatisasi penggajian seperti perangkat lunak penggajian dan penyedia penggajian nasional dan lokal. Hilangkan tugas monoton untuk membuat spreadsheet dan catatan kartu waktu dan pertimbangkan untuk mengotomatiskan proses penggajian anda. Mengenali kesalahan apa yang akan terjadi, cara menghindari kesalahan itu, dan apa yang harus dilakukan jika terjadi dapat membantu menjamin bisnis anda berjalan dengan baik. Jika anda memerlukan bantuan dalam proses penggajian anda, pertimbangkan untuk mengundang konsultan yang siap membantu anda dengan layanan terbaiknya.

Baca juga : PENTINGNYA MANAJEMEN KEUANGAN DALAM BISNIS

Meski anda masih merupakan usaha kecil, bukan berarti anda menyebut berbagai kesalahan diatas merupakan hal yang wajar. Sebuah perspektif yang salah jika anda berpikir seperti itu, kecuali jika anda tidak menginginkan sukses dalam bisnis anda. Oleh karena itu, sebagai pelaku bisnis yang telah memiliki karyawan merupakan hal yang penting agar anda selalu memperhatikan permasalahan gaji mereka.
Demikian artikel kali ini, apabila anda memiliki pertanyaan atau menginginkan adanya sistem penggajian otomatis dalam bisnis anda. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-3900 dan 0813-3309-9915. Kami Konsultan Software Accounting Surabaya siap membantu anda.

MENGAPA PENTING UNTUK MENGGUNAKAN PAYROLL SOFTWARE

Bertemu kembali dengan kami tim GroEdu (Lembaga Konsultan Bisnis yang sudah dipercaya diberbagai kota besar diantaranya Surabaya, Jakarta, Bandung, Semarang, Yogjakarta, Denpasar, Palembang, Banjarmasin, Palangkaraya, Balikpapan, Makassar, dan kota besar lainnya). Pada kesempatan kali ini, kami akan menulis artikel tentang alasan mengapa perusahaan perlu untuk menerapkan sistem otomatis seperti payroll software.

Bisnis apa pun yang memiliki lebih dari satu karyawan harus memiliki sistem penggajian. Membayar karyawan secara konsisten dan tanpa penundaan tidak hanya berdampak pada moral mereka, tetapi juga mencerminkan stabilitas keuangan perusahaan. Meskipun ini adalah proses yang kompleks, memiliki sistem yang efisien membantu merampingkan dan memusatkan metode penggajian. Pada dasarnya, proses manajemen penggajian mengacu pada administrasi catatan keuangan karyawan yang mencakup gaji, upah, bonus, pemotongan, dan gaji bersih. Manajemen penggajian ini akan memengaruhi bisnis beberapa poin dari bisnis anda semisal akan mempengaruhi moral karyawan. Keterlambatan penggajian membuat karyawan mempertanyakan integritas keuangan bisnis. Jika mereka merasa ada yang tidak stabil dalam pekerjaan mereka, mereka mungkin berkinerja buruk yang menurunkan produktivitas dan kualitas tenaga kerja perusahaan anda. Selain dari ulasan diatas, berikut ini beberapa poin yang dapat anda jadikan pertimbangan agar memiliki perangkat lunak penggajian untuk bisnis Anda.

Menghemat Waktu
Menghitung penggajian mungkin tampak semudah menambahkan jumlah jam kerja dengan tingkat karyawan. Namun, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti cuti liburan, lembur, dan tunjangan dapat menjadikannya rumit. Meskipun anda masih harus memasukkan variabel tertentu, perangkat lunak penggajian akan mengotomatiskan dan mengoptimalkan seluruh proses yang menghemat jumlah waktu yang signifikan dibandingkan dengan melakukan semua perhitungan secara manual. Tugas penggajian yang berulang juga disimpan dalam sistem sehingga anda tidak perlu membuat format baru lagi secara manual.

Hemat Biaya
Sebagian besar sistem penggajian adalah solusi berbasis cloud maka anda hanya perlu berlangganan layanan untuk menggunakannya. Selain itu, peningkatannya disediakan secara otomatis dalam banyak kasus. Tidak perlu berinvestasi dalam perangkat keras seperti server dan paket perangkat lunak fisik. Tanpa outsourcing atau mempekerjakan lebih banyak karyawan untuk menangani manajemen penggajian, itu dapat menghemat uang anda dalam jangka panjang.

Baca juga : Human Resources Development – Metode Akurat Penilaian Kinerja Karyawan

Jaminan Aman
Standar keamanan perangkat lunak penggajian adalah solid. Data karyawan dirahasiakan yang dapat diterapkan dengan memastikan kontrol yang ketat. Ini berarti kode akses khusus dan hak administratif hanya diberikan kepada pengguna yang sesuai untuk mendapatkan entri dalam sistem. Sementara itu, karyawan juga dapat login dan melacak jam kerja mereka, cuti, pemotongan gaji, dan tunjangan lainnya dalam profil penggajian mereka. Ini meningkatkan moral mereka dan mengurangi pekerjaan administrator penggajian.

Mengoptimalkan Proses
Mengulangi tugas penggajian menyebabkan kebosanan dan dapat menyebabkan kesalahan manusia. Komputer mengurangi masalah ini dan menjamin informasi pembayaran akurat. Selain itu, data ini diarsipkan dalam database online. Jika komputer anda rusak, anda tidak akan berisiko kehilangan semua data anda karena anda masih dapat mengaksesnya di platform lain selama anda memiliki detail login anda. Pemilik dan manajer bisnis mendapatkan grafik data keuangan untuk membantu mereka memperkirakan biaya penggajian. Ini termasuk menghitung potensi kenaikan gaji dan menentukan bagaimana hal itu dapat memengaruhi status keuangan perusahaan anda untuk membuat penyesuaian yang diperlukan.

Demikian artikel dari kami tentang software payroll. Terimakasih sudah berkunjung di website kami dan semoga bermanfaat. Apabila membutuhkan informasi lebih tentang system payroll, atau membutuhkan pembimbingan mengenai set up Distributor, pembuatan SOP distributor, software accounting, software HRD dan Payroll, software distributor, bisa langsung menghubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.

SUMBER DATA KPI DARI SOFTWARE ACCOUNTING DAN DISAJIKAN OLEH SOFTWARE PAY ROLL & HRD

 

KPI (Key Performance Indicator) adalah bagian dari talent management atau MSDM yaitu bagaimana mengukur kinerja karyawan melalui indicator utama. Indicator yang dipilih ini sangat dibutuhkan dalam melakukan penilaian karyawan. Misalnya untuk karyawan di bagian penjualan indicator utamanya adalah Sales, sedangkan untuk bagian lain seperti accounting, admin penjualan, Buyer/Purchaser, HRD, bagian operasional, tentunya memiliki KPI yang berbeda-beda. Namun demikian tujuan pembuatan KPI adalah agar perusahaan dapat menilai karyawan secara objectif. Sangat power full jika KPI ini diambil data dari software yang digunakan oleh perusahaan seperti software accounting. Dari software accounting dapat ditarik angka terkait rugi/laba, biaya-biaya, serta laporan penjualan, atau pembelian barang ke supplier. Data dari software accounting sangat power full bisa dipakai untuk menjadi sumber data penilaian karyawan.

Mau mengetahui mekanismenya? Ada 2 cara menilai KPI personal dalam perusahaan. Pertama, dengan cara kuantitatif dan kedua kualitatif. Dengan metode kuantitatif sumber data dapat diperoleh angka-angka software. Sebagai contoh seorang manager yang diserahi memimpin kantor cabang, tentunya ia dinilai kantor cabang yang dipimpinnya itu profit atau tidak. Jika profit menjadi indicator untuk KPI maka target perusahaan untuk kantor cabang berapa profit minimalnya? Jika sudah ada kebijakan dan aturan main dalam menentukan profit standard kantor cabang maka KPI dari seorang kepala cabang bisa dinilai dari angka yang ditarik dari software acconting yang digunakan oleh perusahaan. Begitu pula dengan bagian penjualan, target vs realisasi angka mencapai berapa, dari software accounting melaporkan sales A mencapai 70%, sales B mencapai 85%, sales C mencapai 99% begitu seterusnya. Dari software accounting dapat merinci setiap salesman tagetnya sudah masuk berapa. Oleh karena pakai metode kuantitatif maka KPI dihitung dengan angka-angka yang bisa disajikan dr software accounting.

Berikutnya apabila indicator utama berasal dari non software, dengan metode kualitatif, maka setiap indicator diangkakan sehingga ketika dipilih sudah diketahui bobot dari indicator yang dipasang secara kualitatif. Contoh yang dari non software bisa jadi nilai-nilai budaya yang diangkakan, atau dibuat skala. Nah, software Pay Roll dan HRD yang sudah dilengkapi template KPI maka KPI juga bisa dibaca laporannya dari software Pay Roll dan HRD. Dua metode kuantitatif dan kualitatif diatas menyesuaikan sumber datanya.

Pada saat ini memang perusahaan segera up grade untuk kondisi-kondisi tertentu yang ada di perusahaan dengan menginvestasikan perangkat teknologi selain untuk kelancaran bekerja sebenarnya KPI ini membantu perusahaan agar penilaian terhadap karyawan tidak berat sebelah atau tidak tepat. Oleh sebab itu diperlukan cara yang objectif mungkin dalam menilai kinerja karyawan. Nah, pada saat ini KPI bisa dibuat dengan tenlogogi yang simple dan bisa diakses menggunakan internet.

Semoga artikel diatas membantu pembaca yang sedang melakukan pembenahan di internal khususnya mengenai KPI, dan apabila pembaca membutuhkan bimbingan dan pendampingan dalam penyusunan KPI, implementasi software accounting dan software pay roll & HRD , silahkan hubungi 081-8521172 atau 081-252-98290. Tim kami siap membantu!

 

 

 

 

 

TIPS TRANFORMASI FAMILY BISNIS KE PERUSAHAAN BERMANAJEMEN MODERN

Transformasi Bisnis Family ke Profesional

Bisnis Family biasanya para pekerjanya adalah para saudara dan sanak Familiy. Perusahaan menjadi besar karena gotong royong dibesarkan oleh pasukan yang kebanyakan family. Namun setelah generasi pembangun bisnis family ini mulai beranjak usia pensiun, perusahaan menjadi kalang kabut apalagi jika tidak disiapkan dengan baik generasi penerusnya. Bahkan kalau sudah disiapkannyapun umumnya terjadi kendala ketika lakukan peralihan ke generasi berikutnya. Isue yang sering terjadi adalah :

  • Para pekerja generasi pertama masih menganut status quo mereka enggan berubah ke cara kerja baru seperti penggunaan tenologi, manajemen modern, dan cara-cara bisnis baru lainnya dengan gaya yang sudah modern.
  • Generasi baru ingin perusahaan menjadi autopilot, dan kendali tidak secara langsung oleh generasi berikutnya tetapi melalui orang-orang profesional, karena generasi berikutnya memiliki life style berbeda. Oleh sebab itu banyak hambatan dan GAP ketika perusahaan family bisnis ini menuju ke generasi berikutnya. Cara kerja lama dijadikan cara kerja baru selalu ditentang. Misalnya gudang yang dahulunya barangnya tidak teratur, ketika oleh generasi kedua dibuat raking. Ditentang sebab dengan raking memunculkan biaya yang tidak sedikit investasinya bahkan milliaran rupiah. Oleh sebab itu kalau generasi berikut tidak tahan mental, akan gagal menjalankan perbaikan gudang supaya rapi, efisien dan efektif.

Apabila generasi lama bekerja secara manual, ketika generasi baru bekerja secara teknologi dengan menggunakan software accounting atau pay roll HRD, generasi lama menentangnya. Atau kendala mereka gaptek sehingga tidak mampu mengoperasikan ketika diminta mengoperasikan kesulitan. Dinamika ini cukup menyulitkan bagi generasi lama sehingga proses transfer ke generasi ke dua jadi kesulitan.

Apa yang harus dilakukan kalau sudah seperti ini? Banyak hal yang harus dilakukan untuk pekerjaan seperti ini. Perusahaan mulai mengindentifikasi Visi dan misi perusahaan bahkan memperbaruinya. Apabila hal ini ditemukan maka generasi lama wajib mengetahui perubahan visi dan misi perusahaan. Dan apabila visi dan misi tetap, perlukah ditunjang dengan manajemen modern. Jika visi dan misinya sangat kuat dan memang memerlukan manajemen modern. Maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah mendesain manajemen menjadi modern. Dengan langkah-langkah:

  1. Memantapkan visi dan misi perusahaan.
  2. Membuat struktur Organisasi perusahaan sesuai dengan struktur organisasi professional, yang antara lain ada manager yang diberikan tanggung jawab terhadap pengelolaan perusahaan.
  3. Membuat job descripsion sesuai dengan manajemen modern yang mulai mengoperasikan software accounting atau software Pay roll HRD sampai lain-lainnya.
  4. Menyusun dokumentasi untuk SOP perusahaan. Mulai dari SOP keuangan, SOP Gudang dan logistic, SOP pembelian, SOP Penjualan, SOP Accounting, SOP SDM, dan lainnya.
  5. Menyusun Peraturan perusahaan yang terakses ke Depnaker.
  6. Membuat Intruksi Kerja sesuai dengan Software yang dipakai.
  7. Menyusun penilaian Karyawan dengan membuat KPI masing-masing personal dan diterjemahkan ke KPI departemen.

Dari apa yang dibuat diharapkan dapat menjadikan perusahaan menjadi manajemen yang autopilot. Transformasi ini amat sulit dilakukan apabila tidak disertai dengan pelatihan-pelatihan yang cukup, mulai pelatihan pembangunan karakter pekerja, service excellence, komunikasi, penjualan, team work, managerial skill, dan lainnya dimana training-training itu mengasah para pekerja untuk menjadi professional.

Pembaruan manajemen tidak lepas dari pembaruan skill, knowledge dan attitude dari para karyawan yang ada di perushaan. Oleh sebab itu mengubah pola kerja dalam organisasi tidaklah mudah perlu asahan-asahan yang sangat berarti. Organisasi yang berubah tentunya organisasi yang harus dibentuk setahap demi setahap. Oleh sebab itu agar transformasi mulus diperlkukan banyak sentuhan. Tidak hanya di sisi teknologi tetapi juga karakter dari manusia-manusia yang bekerja.

Semoga artikel ini membantu pembaca, apabila pembaca membutuhkan batuan dalam melakukan transformasi dari manajemen konvensional ke manajemen modern, membutuhkan software accounting dan Pay roll HRD. Silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

Scroll to top