Tag: pusat software accounting distributor

PERAN PENTING SOFTWARE ACCOUNTING BERBASIS CLOUD UNTUK PENGELOLAAN PIUTANG PELANGGAN

Diantara sekian banyaknya pelanggan yang telat untuk membayar menjadi salah satu permasalahan yang seringkali dirasakan oleh para pebisnis. Karena mungkin sudah terlalu sering terjadi, banyak diantara para pebisnis yang akhirnya lebih cenderung untuk mengabaikannya saja. Padahal, permasalahan seperti ini sebenarnya sifatnya sangat riskan apabila seringkali terjadi, terutama sekali akan berdampak sangat besar kepada kelancaran dari cash flow bisnis Anda. Dan untuk saat ini kabar baiknya, teknologi informasi terbaru sudah semakin memungkinkan bagi Anda untuk meminimalisir jumlah pelanggan yang telat untuk membayar. Lalu yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana bisa?

Perkembangan dunia teknologi untuk saat ini sudah semaki berkembang pesat dan semakin lebih memungkinkan untuk dapat membantu para pebisnis dalam meminimalisir dari jumlah banyaknya pelanggan yang telat untuk bayar invoice.

Permasalahan Dari Pelanggan yang Telat Membayar Menyebabkan Bisnis Semakin Tersendat

Menurut hasil dari sebuah penelitian yang telah dilakukan oleh Bank Amerika Serikat, setidaknya masih ada sekitar 82% dari bisnis kecil yang gagal karena seringkali terjadi permasalahan cash flow. Dan tidak hanya itu, penelitian yang sudah dilakukan oleh FundBox, sebuah platform online dalam bidang keuangan, menyatakan bahwa setengah dari perusahaan bisnis kecil banyak yang mengalami kerugian dan kegagalan yang disebabkan oleh seringnya keterlambatan pembayaran.

Bahkan ternyata di Afrika Selatan sendiri, setengah diantara perusahaan-perusahaan dari bisnis kecil mengaku bahwa tantangan terberat mereka adalah berasal dari seringnya terjadi keterlambatan pembayaran. Karena itu tidak heran jika permasalahan seperti ini juga sangat berdampak kepada saldo, hubungan, serta reputasi dari bank. Permasalahan dari keterlambatan pembayaran tentunya bukan berarti permasalahan yang tidak dapat diselesaikan. Terlebih lagi, dengan hadirnya teknologi dari software accounting yang terus berkembang sampai saat ini.

Teknologi yang telah banyak mengubah hampir disemua aspek dalam hidup ini, termasuk juga dalam hal bisnis. Banyak diantara aspek bisnis yang menjadi lebih mudah untuk dilakukan karena bantuan dari teknologi program accounting terutama yang sudah berbasis cloud, mulai dari kemudahan dalam hal berkomunikasi, layanan pelanggan, sampai kepada kemudahan dalam hal tagihan atau invoicing. Keberadaan teknologi dapat membuat proses pembayaran semakin mudah, baik itu adalah bagi pemilik bisnis kecil dan juga pelanggan itu sendiri.

Peran Penting dari Teknologi Dalam Meminimalisirkan Jumlah Pelanggan yang Telat Membayar

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Xero dan World Wide Worx, pemilik bisnis kecil di Afrika selatan telah menyadari betul tentang arti penting yang telah dibawa oleh perkembangan dunia teknologi dalam bisnisnya. Setengah dari mereka, lebih tepatnya sekitar 55%, mempercayakan pengelolaan bisnis mereka kepada perangkat lunak cerdas (software accounting) dan yang sudah berbasis aplikasi cloud yang semakin memudahkan perjalanan bisnis milik mereka, termasuk juga didalamnya untuk mengurangi tingginya pelanggan yang telat membayar. Dengan bantuan teknologi, proses pembayaran atau hal lain yang akan terjadi dalam transaksi dapat semakin cepat dan mampu disederhanakan.

Lalu, kira-kira bagaimana peran pentingnya dalam mengurangi keterlambatan pembayaran dari para pelanggan?

Sebagai contohnya adalah program keuangan untuk pengendalian pembayaran invoice yang berbasis cloud akan semakin memudahkan bagi seseorang dalam menginformasikan, menandatangani, dan menyetujui pembayaran dari mana saja di seluruh dunia ini selama masih terkoneksi dengan internet yang stabil. Anda juga akan dapat mengirimkan invoice sesegera mungkin setelah selesai dibuat, dapat mengetahui pada saat tagihan tersebut sudah dibuka dan dilihat oleh orang yang telah dituju, serta mengirimkan pengingat secara otomatis atau reminder notices tentang tagihan-tagihan yang sudah hampir memasuki masa jatuh tempo dan harus segera untuk dibayar. Beberapa peralatan accounting bahkan juga sudah melibatkan sebuah tombol ‘pay now’ di dalam invoice tersebut. Fitur seperti ini tentunya akan sangat membantu bagi para pelanggan Anda untuk membayar tagihannya sesegera mungkin setelah menerima invoice dari Anda.

Teknologi seperti ini juga dapat semakin memudahkan Anda dalam proses otorisasi yang sebelumnya banyak sekali menyita waktu dan seringkali membuat Anda semakin frustrasi. Ditambah lagi dengan permasalahan klasik yang sering terjadi pada beberapa perusahaan besar, seperti permasalahan tangan ‘kanan/kiri’. Sebagai contohny adalah, tim finansial sudah sangat siap untuk melakukan persetujuan sebuah transaksi, namun mereka membutuhkan tanda tangan dari salah satu anggota paling senior untuk menandatanganinya. Pada posisi seperti itulah keberadaan teknologi memiliki peran yang begitu penting, Documen Sign dan peralatan lain saat ini sudah semakin memudahkan orang lain dalam memberikan tanda tangan secara digital melalui sebuah smartphone, tablet, maupun perangkat lunak lainnya.

Tentu saja hal-hal seperti di atas hanyalah sebuah contoh kecil dari pentingnya peran teknologi perangkat lunak (software) keuangan yang semakin membantu dalam dunia bisnis saat ini. Setiap harinya, teknologi semakin maju dan berkembang dengan pesat. Dalam beberapa tahun, solusi tentang permasalahan keterlambatan pembayaran hanyalah sebuah konsep yang sudah usang. Namun, kenyataanya permasalahan seperti ini sudah banyak sekali menyebabkan permasalahan bagi bisnis. Dan kabar baiknya, keberadaan teknologi keuangan yang tepat ternyata sudah sangat membantu banyak dalam penyelesaian permasalahan tersebut. Semoga bisa bermanfaat dan salam sukses. Apabila membutuhkan software accounting untuk perusahaan anda, silahkan kontak 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu!

BAGAIMANA CARA MENGINTEGRASIKAN SOP KEUANGAN DENGAN SOFTWARE ACCOUNTING?

Kebocoran yang paling sering terjadi adalah di bagian keuangan yang disebabkan administrasi keuangan tidak tertata rapi. Bukan karena personal bagian keuangan yang tidak dipercaya, tetapi prosedur yang tidak diatur dengan rapi menyebabkan keuangan perusahaan banyak hilang dengan modus operandi, diambil oleh salesman/collector, dikorupsi oleh admin dan hilang karena kecurangan lainnya. Ini semua terjadi karena system yang tidak mendukung. Oleh karena system tidak mendukung membuat seorang pegawai yang tadinya baik dan jujur, bisa menjadi tidak jujur gara-gara tergiur oleh keadaan dimana untuk mencuri uang sangat gampang.

Pentingkah membuat SOP keuangan terintegrasi dengan software accounting? Amatlah penting bagi perusahaan demi keselamatan uang perusahaan yang merupakan modal dan asset untuk perputaran bisnis. Sebelum mengetahui bagaimana integrasikan SOP keuangan dengan software, baiklah kita pelajari prosedur keuangan satu-satu di bawah ini.

  1. Prosedur mengeluarkan uang dari Kas.
  2. Prosedur mencatat uang yang keluar dari Kas.
  3. Prosedur menerima setoran dari pelanggan.
  4. Prosedur mencatat setoran dari pelanggan.

Amati poin pertama, apakah di perusahaan kita sudah dibuatkan semacam prosedur mengeluarkan kas? Apabila belum ada maka sebaiknya kita buat. Cara membuat adalah dengan memberikan aturan main, setiap kali kas dikeluarkan harus ada tanda tangan pimpinan/supervisor. Setelah itu pengeluaran kas juga harus mengacu pada anggaran/budget yang ditetapkan oleh perusahaan. Apabila tidak sesuai dengan anggaran, kasir/Finance tidak boleh mengeluarkan uang dari patty kas.

Lalu bagaimana dengan pencatatan pengeluaran kas? Apakah sudah ada prosedurnya? Jika belum ada maka buat prosedur sedemikian rupa dengan langkah-langkah sebagai berikut. Setiap kas keluar harus dicatat manual. Lalu diinput di software accounting sesuai dengan akun yang disediakan di software accounting. Setelah diipunt, pimpinan wajib mengecek nilai kas yang dikeluarkan sesuai dengan BKK ( Bukti kas keluar) dan yang diinput di akun. Dengan selalu mengontrol kas keluar maka pengendalikan kas keluar bisa dilakukan dengan baik.

Amati poin ketiga jika di perusahaan belum ada prosedur penerimaan kas atau penerimaan setoran dari pelanggan, maka sebaiknya segera buat prosedur dengan cara setiap menerima uang masuk dari pelanggan, collector/salesman wajib menuliskan sejumlah setoran di DPP (Daftar penagihan piutang). Atas dasar DPP ini seorang kasir/Finance bisa menerima sejumlah setoran dengan mencocokan nomer invoice dan jumlah yang terterah di invoice. Setelah diterima DPP harus ditanda tangani oleh penerima uang , Giro/cek, dan diteruskan ke bagian lain. Petugas yang bagian melunaskan di system.

Nah, buat prosedur yang terintegrasi dengan software accounting. Setiap akan melunaskan, yang melakukan in put data wajib melihat di DPP dan kemudian melunaskan sesuai nomer invoice di di system. Setelah dilunaskan di system, pimpinan/supervisor wajib melakukan cek dengan mencocokan antara DPP dengan yang sudah di-input yang sudah dilakukan di system.

Dengan melakukan langkah-langkah di atas maka kecurangan, kebocoran dan penyelewangan keuangan di perusahaan dapat dikurangi bahkan ditekan sedemikian rupa. Tetapi jangan lupa semua ini sebaiknya dilakukan dengan bantuan software accounting. Apabila dilakukan semuanya secara manual tanpa bantuan software, maka sulit kita membuat prosedur keuangan yang cukup baik. Selama ini kendala utama yang sering terjadi, masih banyak perusahaan yang masih manual dan belum menggunakan system yang baik. Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan bantuan pembuatan SOP keuangan yang terintegrasi dengan software accounting silahkan hubungi 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu. (Frans M. Royan)

8 CARA EFEKTIF MENGIMPLEMENTASIKAN SOFTWARE ACCOUNTING DI PERUSAHAAN

Menerapkan software accounting di perusahaan memang tidak mudah. Beberapa penyebab mengapa bisa terjadi kegagalan setiap kali menerapkan software accounting. Antara lain :

1. Karyawan sudah memiliki kebiasaan bekerja, pola lama khususnya bekerja secara manual. Kalaupun sudah pakai software, cenderung perlu belajar beberapa saat untuk penerapan software baru. Untuk kesulitan terakhir pada umumnya mudah diatasi, sedangkan untuk yang pola lama memang membutuhkan waktu.

2. Pimpinan perusahaan tidak komitmen terhadap perubahan sehingga kalau ada karyawan yang keberatan memakai software, pimpinan (pemilik usaha) mengiyakan yang dilatar belakangi ketakutan kehilangan karyawan yang menurutnya sangat dipercaya, bisa mewakili pimpinan jika pimpinan tidak ada, atau masalah senioritas.

3. Masalah lainnya yang sangat krusial adalah jika yang poin pertama dan kedua tidak ada masalah, tetapi perusahaan belum memiliki system management yang baku. Dimana fungsi-fungsi pada jabatan tumpang tindih, sehingga sangat beresiko menimbulkan atau mengundang kecurangan-kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Carut marut seperti ini menyebabkan kegagalan dalam mengaplikasikan software, dimana penggunaan software sangat membutuhkan fungsi-fungsi yang jelas dan terspesialisasi. Software accounting pada umumnya didesain untuk fungsi-fungsi yang terspesialisasi, sehingga karyawan bisa saling mengontrol pekerjaan satu sama lainnya.

Untuk mengatasi hambatan yang ketiga, dibawah ini terdapat langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum software accounting diaplikasikan. Langkah-langkah tersebut antara lain :

1.Susun struktur organisasi

Menyusun struktur organisasi selain untuk efisiensi Sumber daya manusia di perusahaan, juga untuk mengetahui fungsi-fungsi yang sebenarnya ada di dalam organisasi. Jangan sampai terlalu banyak orang pada fungsi yang sama, sehingga aplikasi software nantinya benar-benar membantu keefektipan pekerjaan karyawan. Selain itu kalau software accounting yang dibeli itu berdasarkan licensi, maka struktur organisasi yang dibuat dapat membantu bagian mana yang membutuhkan licensi. Kerena percuma memberikan licensi dikomputer karyawan, tapi karyawan tidak berkepentingan terhadap penggunaan software. Nah, ini banyak terjadi kekeliruan sehingga perusahaan buang-buang budget karena tidak menetapkan terlebih dahulu siapa penginput data, yang melakukan otorisasi dan yang hanya sekedar membaca laporan.

2.Susun Job description

Menyusun Job description adalah salah satu cara menspesialisasi pekerjaan agar tiap karyawan tidak bekerja tumpang tindih (over lapping) sehingga memudahkan trainer sofware accounting untuk mengatur hak akses ke software, karena tidak semua bagian software boleh dibuka oleh karyawan yang tidak berkepentingan.

3.Susun SOP (Standard operasional prosedur)

Susun standard operasional prosedur supaya kinerja karyawan memiliki alur yang sudah sangat standard, sehingga aplikasi software dapat terlaksana dengan baik. SOP ( Standard operasional procedure) memang tidak bisa dibuat dalam waktu singkat, dan sering membutuhkan pihak ketiga (konsultan) yang bisa mengamati (helikopter view) semua proses bisnis penting dalam organisasi perusahaan. Minimal SOP dibuat secara garis besar, yaitu flow-flow inti dari proses bisnis. Lalu menarik dari job description sebagai acuan dalam pembuatan SOP. SOP sederhana bisa dibuat sesuai versi masing-masing agar aplikasi software mengikuti jalur yang sudah ditentukan.

4.Identifikasi hak akses

Lakukan indentifikasi terhadap job description utama yang berhubungan dengan input data, editing, otorisasi dan hanya pembaca laporan. Setelah itu pilah-pilah setiap aktivitas kunci tersebut untuk digunakan sebagai petunjuk “training software” yang berkaitan dengan aktivitas kunci tersebut. Pada umumnya jika sudah ditentukan masing-masing hak akses, maka setelah aplikasi software accounting selain perusahaan aman di data dan resiko pengubahan, kerugian-kerugian yang terjadi selama ini bisa diminalisir.

5.Preparing data sebelum software accounting diinstal di komputer

Persiapan-persiapan lainnya setelah poin 1 sampai 4 adalah persiapan untuk menginput atau copi paste data yang dimiliki oleh perusahaan saat ini, seperti data customer, data supplier, data hutang dagang, data piutang penjualan, data aktiva, modal yang disetor, data inventory (biasanya dilakukan ketika cut off) serta lainnya yang dibutuhkan adalah agar aplikasi software menjadi mudah. Data-data tersebut di input di format excel dan kemudian diimport ke software yang sudah diinstal. Melalui cara seperti ini, karyawan tidak dibuat susah ketika langsung lakukan input satu persatu di software yang tentu saja masih kurang lancar dimasa training. Hal seperti inilah yang sering merupakan penyebab kenapa aplikasi software gagal di perusahaan.

6.Instal program di komputer

Kalau langkah-langkah di atas sudah usai maka trainer software accounting sudah memiliki jalan yang lapang untuk lakukan instal software. Kalau software sudah diinstal paling tidak karyawan mau tidak mau harus siap untuk segera menggunakan software yang sudah dibeli oleh perusahaan dalam rangka mengefektifkan pekerjaan, meminimalkan resiko kehilangan, serta dlam rangka menaikan profit.

7.Lakukan training berdasarkan job des dan hak ases

Training akan segera dilakukan secara fokus pada masing-masing job des karyawan baik yang hanya bagian input, otorisasi maupun yang membaca laporan. Kalau sudah diatur mulai langkah 1 sampai dengan 5 maka dijamin proses training pasti akan berlangsung dengan baik dan aplikasi software akan dijamin bisa terlaksana dengan baik.

8.Lakukan evaluasi input data dari laporan

Untuk mengecek training sudah disampaikan dengan baik, maka pihak trainer software dan konsultan (jika ada) dapat memastikan apakan proses input data sudah benar, sesuai dengan akun-akun yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari laporan rugi laba maupun neraca serta laporan lainnya yang ingin dicocokan.

Delapan langkah tersebut diatas apabila dilakukan dengan baik maka perusahaan akan berhasil dalam mengaplikasikan software accounting-nya. Apabila masih mengalami kesulitan, silahkan hubungi : Frans M. Royan, SE,MM di 0818521172 atau 081-252-982900 atau email ke : groedu@gmail.com.

HATI-HATI DALAM MEMILIH SOFTWARE ACCOUNTING, PILIHLAH YANG SUDAH TERUJI DAN BERBADAN HUKUM

Peringatan ini bukan sekedar peringatan biasa, tetapi peringatan yang mesti diperhatikan dengan betul. Banyak perusahaan mengalami kekecewaan dan kesulitan dalam operasionalnya hanya lantaran tidak jeli dalam memilih software yang akan digunakan dalam perusahaan. Apabila anda termasuk salah satu korban dalam salah pilih software, maka sebaiknya lanjutkan membaca artikel ini.

Seperti yang diketahui bahwa penyedia software dapat dikategorikan dalam 2 kelompok. Kelompok satu adalah kelompok para lulusan baru yang sedang mencoba dan mencari pekerjaan dengan menjadi seorang programmer. Oleh sebab itu layanan mereka sangat murah meriah dan mudah ditekak-tekuk dan menurut pada kita. Kita memang happy diawal tetapi, seperti yang kita ketahui banyak hal Internal dan external yang dapat menyebabkan semua yang ada dalam perusahaan berubah seratus derajat dengan adanya pesaingan, kebijakan pajak, tambahnya mesin, tambahnya SDM dan hal-hal yang bisa berubah dan membuat software yang kita gunakan tidak flexible lagi. Ini baru dinamika kondisi internal maupun external. Lalu, yang terjadi secara nyata ketika software kita mau kita up grade dan perbaiki, si programmer sudah tidak bekerja lagi sebagai programmer. Kalaupun masih sebagai programmer, ia tidak memiliki waktu yang cukup dalam membantu kita dalam up grade software. Karena sang programmer sudah tak sanggup untuk layani pelanggan yang amat terbatas.

Kelompok kedua adalah kita sedang menggunakan software accounting dari vendor tertentu yang harganya minta ampun mahalnya. Hal ini membuat kita susah, khususnya apabila anggaran untuk pembelian software sedang sangat tipis. Sehingga membuat kita membatalkan dalam penggunaan software. Kelompok ini sering bertindak professional, dan tarif juga disesuaikan. Serta merupakan perusahaan yang memiliki tim kerja yang cukup banyak.

Lalu? Apakah kita berhenti di sini dengan tidak menggunakan software apapun? Tentu saja tidak! Sangatlah penting sebuah software dalam perusahaan kita karena software merupakan Teknologi informasi yang sangat membantu perusahaan dalam mengambil kebijakan, strategy dan kebijakan investasi atau pengambilan kredit ke pihak lembaga keuangan. Bayangkan jika kita tidak memiliki laporan keuangan? Informasi seberapa mampu kita untuk lakukan re-payment ke bank jika sedang ingin menambah modal. Begitu pula kinerja perusahaan diukur dari mana kalau tidak ada laporan keuangan. Di Indonesia masih banyak perusahaan yang khususnya family bisnis yang menghitungnya cukup simple beli berapa dan jual berapa, lalu bisa ambil untung. Tidak pernah menghitung penyusutan kendaraan, penyusutan gedung, mesin dan sebagainya. Begitu pula tidak pernah menghitung secara detail biaya. Kalau sudah begini? Tentu saja usaha cepat bangkrut.

Software sangat penting dan oleh sebab itu pilihlah vendor yang tepat. Meskipun rada ada biaya tapi masih bisa dimasukan ke pembukuan sebagai investasi. Kenapa harus pilih kelompok kedua dalam memilih software. Pertimbangannya adalah :

  1. Perusahaan software tersebut memiliki kelompok kerja yang terorganisasi dengan baik, sehingga bantuan secara teknis dapat dilakukan dengan baik pula.
  2. Perusahaan software yang berbadan hukum memiliki umur yang panjang dibanding dengan yang perorangan.
  3. Layanan cukup professional dan akan segera melayani jika terjadi sesuatu terhadap software.
  4. Produk mereka memiliki merek dan sudah teruji dan dipakai oleh banyak perusahaan tanpa problem.

Jika ingin modifikasi bisa dilakukan dan menyesuaikan proses bisnis di perusahaan. Jadi sebaiknya pilihlah perusahaan/vendor software yang sudah memiliki umur dalam operasionalnya dan sudah banyak yang menggunakan. Kalau kita masih kepikiran dengan bisnis yang rumit, jangan takut, sebab ada konsultan yang bisa melakukan analisa dibidang bisnis yang rumit tersebut. Konsultan bisa membantu desain system manajemen perusahaan yang akan disesuaikan dengan fitur software. Oleh sebab itu mulailah mantap dengan memilih vendor yang berkualitas. Jangan mengandalkan pada programmer perorangan. Serta mulailah memikirkan laporan keuangan, akurasi stok, Piutang dagang, hutang dagang dan lain-lainnya yang penting diperusahaan. Nah, Semoga artikel ini membantu pembaca. Apabila pembaca sedang membutuhkan software dan bantuan system manajemen, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 0818521172 atau 081-252982900. Kami siap membantu.

Scroll to top