Tag: Software accounting Distributor

6 KESALAHAN UMUM DALAM PENANGANAN FAKTUR

 

Mengirim faktur ke klien Anda adalah langkah penting untuk menerima pembayaran. Tidak diragukan lagi, Anda memahami ini. Namun, sering kali karena tergesa-gesa mengirimkan faktur tersebut, Anda mungkin membuat beberapa kesalahan faktur umum yang menyebabkan penundaan pembayaran. Dalam artikel ini akan menampilkan beberapa kesalahan umum dalam faktur yang dapat Anda perbaiki / hindari dengan mudah:

Kesalahan # 1: Mengirimkan Faktur ke Orang yang Salah
Apakah ini terjadi pada Anda? Anda mengirim faktur ke sebuah perusahaan, hanya untuk mengetahui bahwa setelah dua hari mereka masih belum membayar. Anda menindaklanjuti, dan klien merespons dengan mengatakan bahwa mereka bukan kontak yang tepat dan Anda perlu mengirimkan faktur ke orang X. Anda sekarang telah menyia-nyiakan dua hari dan harus memulai kembali proses faktur. Alih-alih, ikat ujung-ujung longgar itu di awal hubungan dengan menanyakan siapa kontak penagihan utama Anda.

Kesalahan # 2: Tidak Menyatakan Istilah
Penting untuk menentukan persyaratan dan memberikan perincian terperinci tentang layanan dan biaya untuk menghindari creep cakupan yang dapat terjadi dengan proyek apa pun.
Penting juga untuk menyatakan kembali persyaratan ini dan menentukan layanan apa yang Anda berikan saat membuat faktur. Mengapa? Jadi Anda bisa melindungi diri Anda dari creep teropong ini. Klien terkadang dapat menuntut lebih banyak waktu Anda dengan meminta revisi dan perubahan tambahan setelah Anda ditagih. Mengulangi istilah melindungi Anda dari perilaku ini.

Kesalahan # 3: Tidak Menindaklanjuti
Anda telah mengirimkan faktur. Tiga minggu telah berlalu dan masih belum ada pembayaran. Apakah Anda sudah menindaklanjuti?
Saya tidak dapat memberi tahu Anda berapa kali saya telah mengirim faktur, ditindaklanjuti seminggu kemudian dan menerima permintaan maaf dan pembayaran pada hari yang sama.
Beberapa klien lupa membayar karena mereka sibuk, dan yang lain menunggu sampai Anda mendesak mereka (ya, klien ini ada). Dalam kedua kasus tersebut, melakukan follow up atau tindak lanjut akan memecahkan masalah keterlambatan pembayaran.

Kesalahan # 4: Tidak Memudahkan Pembayaran
Klien telah menerima faktur Anda, tetapi ada satu masalah: mereka tidak tahu bagaimana membayar Anda. Terdengar akrab? Anda perlu memberi tahu klien Anda cara membayar Anda, baik melalui transfer bank atau melalui platform pembayaran online.
Meskipun Anda telah menentukan metode pembayaran, tanyakan pada diri Anda, “Apakah saya telah mempermudah klien saya untuk membayar saya?” Jika kemampuan membayar tidak cukup dengan sekali klik, Anda harus mempertimbangkan untuk mengubahnya.

Kesalahan # 5: Biaya Kejutan
Tidak ada yang menyukai biaya kejutan, dan pelanggan Anda juga demikian. Jika Anda perlu melakukan pekerjaan tambahan yang melampaui perjanjian, bicarakan dengan klien Anda sebelum membuat faktur.

Kesalahan # 6: Mengirim Faktur yang Salah
Sudahkah Anda mengirimkan invoice, hanya menyadari bahwa tanggalnya salah, nomor invoice salah, ada kesalahan ejaan dan Anda belum mereferensikan PO atau menyertakan informasi yang diminta klien? Saya yakin Anda telah melakukan setidaknya satu dari kesalahan ini, terutama saat membuat faktur di Excel. Solusinya adalah mengoreksi faktur Anda sebelum mengirimnya untuk mencegah email bolak-balik terus-menerus.

Demikian beberapa kesalahan, tentu saja Anda bisa menghindari kesalahan ini dengan beberapa praktik ternaik seperti penggunaan software yang tepat. Jika Anda sering mendapatkan masalah perihal faktur dan mencari software accounting yang cocok. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com atau bisa langsung menghubungi nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

BERBAGAI TUGAS AKUNTANSI YANG HARUS ANDA LAKUKAN SETIAP HARI

Sangat mudah untuk menunda tugas akuntansi jika Anda adalah pemilik bisnis kecil; begitu banyak item lain di daftar tugas Anda yang tampaknya lebih mendesak. Namun, melakukan tugas ini setiap hari membantu Anda menemukan dan memperbaiki masalah seperti kekurangan uang tunai dan ketidaksesuaian inventaris secara tepat waktu, sementara itu relatif mudah untuk melacak siapa yang terlibat dan apa yang terjadi. Jika Anda hanya menangani tugas akuntansi setiap bulan, Anda mungkin tidak akan menemukan masalah seperti itu selama berminggu-minggu, ketika lebih sulit untuk mengetahuinya.
Ketika tanda terima, pesanan penjualan, tagihan, dan laporan keuangan Anda menumpuk, Anda kehilangan wawasan yang diberikan akuntansi terkini tentang kesehatan keuangan bisnis Anda. Saat Anda melihat buku Anda, Anda ingin tahu bahwa buku tersebut mencerminkan kenyataan. Jika rekening bank dan buku Anda tidak cocok, Anda bisa menghabiskan uang yang sebenarnya tidak Anda miliki – atau menyimpan uang yang dapat Anda investasikan dalam bisnis Anda.
Berikut sembilan tugas akuntansi yang harus Anda lakukan setiap hari. Jika Anda memiliki software akuntansi top, software ini dapat mengotomatiskan tugas-tugas akuntansi dasar ini dan lebih memudahkan Anda untuk selalu memperbarui keuangan Anda.

1. Segarkan data keuangan Anda.
Idealnya, perangkat lunak akuntansi Anda secara otomatis melakukan ini untuk Anda setiap hari, menyinkronkan umpan bank dan kartu kredit Anda dan data penjualan dari sistem POS Anda ke perangkat lunak akuntansi Anda. Jika tidak, Anda harus melakukannya secara manual. Ini memberi Anda tampilan terkini pada akun Anda, menunjukkan uang masuk dan keluar dari bisnis Anda.

2. Jika bisnis Anda menerima uang tunai, rekonsiliasi dengan penerimaan.
Melakukan ini pada akhir setiap hari membantu Anda menemukan kekurangan atau kelebihan uang tunai pada waktu yang tepat, sehingga Anda dapat mengetahui ke mana perginya uang dan mengidentifikasi kesalahan atau pencurian.

3. Review dan rekonsiliasi transaksi.
Jika perangkat lunak akuntansi Anda terhubung ke bank Anda dan disinkronkan setiap hari, tidak perlu menunggu laporan bank bulanan Anda. Banyak aplikasi akuntansi menyederhanakan rekonsiliasi dengan menyarankan kecocokan, jadi yang perlu Anda lakukan hanyalah meninjau dan menyetujuinya. Menghabiskan sedikit waktu untuk tugas ini setiap hari itu mudah dan menghilangkan tugas akhir bulan yang melelahkan. Ini juga saat yang tepat untuk meninjau transaksi yang tertunda untuk setiap kesalahan atau ketidaknormalan yang mungkin perlu dikhawatirkan, sehingga Anda dapat segera menyelidiki potensi masalah.

4. Catat pembayaran yang Anda terima; setor tunai dan cek.
Jika Anda menerima cek kertas dan pembayaran tunai, setorlah setiap hari untuk menjaga arus kas Anda tetap sehat dan catatan akun bisnis Anda selalu mutakhir. Jika sebagian besar piutang Anda adalah pembayaran elektronik dan Anda hanya memiliki beberapa cek kertas, lihat apakah bank Anda menerima setoran seluler dan berapa batas harian, mingguan dan bulanannya, karena ini dapat menghemat perjalanan Anda ke bank.

5. Catat dan kategorikan biaya.
Banyak perangkat lunak akuntansi memiliki aplikasi yang dapat Anda gunakan untuk melaporkan pengeluaran dan mengunggah kuitansi, jadi mudah untuk segera mengurusnya – cukup ambil gambar kuitansi dan catat tentang kegunaannya – daripada memilah-milah setumpuk tanda terima pada akhir bulan dan mencoba mengingat masing-masing, dan jika itu adalah biaya yang dapat ditagih, pekerjaan atau proyek mana yang menjadi miliknya.

6. Catat persediaan yang Anda terima.
Memasukkan inventaris ke dalam sistem Anda pada hari yang sama saat Anda menerimanya membuat sistem Anda tetap mutakhir, memberi Anda tampilan yang lebih akurat pada stok Anda. Jika Anda tidak melakukan ini, staf Anda mungkin kehilangan penjualan, memberi tahu pelanggan bahwa Anda kehabisan stok padahal sebenarnya, sebuah barang belum dimasukkan ke dalam sistem. Atau, jika staf Anda mengetahui ada item yang tersedia dan menjualnya, pembuatan faktur mungkin tertunda jika sistem Anda tidak diatur untuk memungkinkan jumlah inventaris negatif.

7. Faktur klien Anda.
Menagih klien pada waktu yang tepat membantu mereka membayar Anda tepat waktu. Produk atau layanan yang Anda berikan masih segar di benak mereka dan jika ada ketidaksesuaian dengan tagihan, akan lebih mudah untuk membicarakannya sekarang daripada sebulan atau lebih setelah fakta. Semakin lama Anda menunggu untuk menagih klien Anda, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menerima pembayaran.
Dalam artikel Forbes, John Rampton, pendiri perusahaan pembayaran online Jatuh tempo, mengatakan, “Kami sebenarnya menemukan bahwa ketika Anda menagih pada hari yang sama saat pekerjaan selesai (bukan menunggu dua minggu lebih untuk siklus penagihan Anda) Anda hampir 1,5 kali lebih mungkin untuk mendapatkan bayaran.”

8. Bayar vendor, atau setidaknya jadwalkan tagihan yang harus dibayar.
Saat Anda menerima tagihan, tinjau kesalahannya dan lihat persyaratannya. Jika vendor Anda menawarkan diskon pembayaran awal, jadwalkan pembayaran untuk memanfaatkannya. Jika tidak, atur pengingat pembayaran sehingga Anda dapat membayar tagihan tepat waktu dan menghindari biaya keterlambatan.

9. Buat cadangan data Anda.
Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak akuntansi berbasis cloud yang secara otomatis mencadangkan data Anda, cadangkan data keuangan Anda secara manual setiap hari. Melakukannya memberi Anda ketenangan pikiran bahwa Anda tidak akan kehilangan data jika Anda mengalami kegagalan perangkat keras, kerusakan file, atau masalah lainnya.
Satu keuntungan dari mencadangkan data Anda secara manual adalah bahwa itu juga memungkinkan Anda untuk kembali ke cadangan sebelumnya jika Anda menghapus sesuatu yang seharusnya tidak Anda miliki atau menemukan kesalahan yang akan lebih mudah diperbaiki dengan kembali ke versi tersimpan kemarin dan memasukkan kembali data daripada membuat penyesuaian yang signifikan. Pencadangan otomatis tidak memungkinkan Anda untuk kembali ke versi sebelumnya, tetapi mereka menangani tugas harian ini untuk Anda.
Jika Anda membutuhkan informasi lebih jelas perihal manajemen keuangan Anda, atau membutuhkan software accounting ang mampu mempermudah kerja Anda. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

ALASAN OTOMASI AKAN MENGUBAH CARA PERUSAHAAN ANDA BERBISNIS

Meskipun perusahaan Anda mungkin mengalami kehilangan waktu karena memasukkan dan memverifikasi informasi secara manual di beberapa spreadsheet atau akun, sejauh ini, Anda sudah bisa menanganinya, bukan? Apakah Anda benar-benar membutuhkan otomatisasi? Jawaban singkatnya adalah: Ya.
Anda harus mempersiapkan masa depan, mulai hari ini. Otomasi bukan tentang mengganti orang dengan mesin. Ini hanyalah langkah selanjutnya dalam evolusi akuntansi. Otomasi adalah:

  • Cepat. Ini memungkinkan akuntan untuk menghabiskan waktu mereka menggunakan data untuk membuat perusahaan yang berfokus pada nilai.
  • Lebih tepat. Tidak ada lagi kesalahan transposisi atau kesalahan manusia yang merugikan lainnya.
  • Mengurangi kelelahan. Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan kasar berarti pulang tepat waktu dan menempatkan kekuatan otak Anda menuju masalah yang lebih bermanfaat.
  • Menjadi penasehat. Anda tidak perlu melakukan tugas administratif sehari-hari seperti merekam entri, jadi Anda dapat fokus untuk berkonsultasi dengan klien Anda.
  • Skala. Kemampuan untuk mengembangkan perusahaan Anda tanpa penambahan jumlah karyawan, mungkin aka nada penambahan tapi hanya yang masuk akal secara bisnis.

Solusi otomatis akan membuat anggota tim Anda senang. Kami tidak bercanda. Otomatisasi akan mempermudah pekerjaan karyawan Anda sehingga mereka dapat menyelesaikan lebih banyak setiap hari.
Pikirkan seperti ini: Apakah Anda mengharapkan akuntan Anda menyelesaikan semua tugas mereka tanpa bantuan spreadsheet atau kalkulator?

Otomasi dapat melakukan sejumlah tugas yang saat ini ditangani oleh manusia, sekaligus menghilangkan faktor kesalahan manusia yang tak terhindarkan. Penggunaan otomasi di seluruh industri akuntansi telah menunjukkan potensinya untuk mengubah cara banyak akuntan menjalankan bisnis.
Pelanggan sudah mengharapkan manfaat otomatisasi dari akuntan mereka, termasuk peningkatan kecepatan dan akurasi, rekomendasi yang lebih disesuaikan, dan analisis data keuangan. Mereka menginginkan layanan ini dan menghargainya lebih dari kepatuhan, tetapi bagaimana Anda dapat memberikan layanan jika akuntan Anda terlalu sibuk mengatur spreadsheet?

Pandemi COVID-19 telah menekankan perlunya peran akuntansi yang dapat diandalkan dan hadir untuk klien mereka di era digital dan terpencil. Saat ini, setiap CPA dan profesional akuntansi siap untuk menuai manfaat dari otomatisasi dan hal mendasar dari proses ini adalah validasi data. Jika Anda lelah memerhatikan spreadsheet dan memeriksa untuk memastikan bahwa Anda telah memasukkan angka yang tepat, sekarang saatnya untuk mengotomatiskan proses validasi data Anda. Otomatisasi dapat memeriksa informasi untuk memastikan bahwa itu seakurat mungkin, termasuk:

  • Memastikan sumber informasi cocok. Apakah informasi di spreadsheet A sesuai dengan informasi dari Invoice B? Sistem Anda dapat memeriksa informasi itu untuk Anda secara otomatis, yang berarti klien Anda akan selalu bekerja dengan informasi yang akurat.
  • Memeriksa sumber terhadap laporan masa lalu. Apakah faktur sangat berbeda dari yang biasanya dikirim oleh perusahaan itu? Apakah pembayaran gagal untuk mencerminkan jumlah yang telah dibayar perusahaan tertentu di masa lalu atau jumlah yang biasanya dibayar perusahaan untuk layanan tertentu?
  • Mengkonfirmasi pembayaran. Dari menentukan apakah klien telah melakukan pembayaran penting hingga memeriksa pembayaran yang masuk, mungkin sulit untuk memastikan tidak ada yang terlewat selama prosesnya. Perangkat lunak pembukuan otomatis dapat mengikuti pembayaran dan debit ke semua akun klien. Sistem juga dapat menghitung ulang saldo secara otomatis dan melacak pengeluaran, sehingga lebih mudah untuk memberikan wawasan tentang pengeluaran klien Anda dan membuat saran yang dapat meningkatkan hasil keuangan mereka.
  • Meningkatkan tugas manual. Beberapa tugas masih memerlukan masukan manual, tetapi itu tidak berarti Anda harus menanganinya sendiri sepenuhnya. Software akuntansi dan pembukuan yang efektif dapat meningkatkan proses tersebut, memastikan akurasi dan kecepatan.

Otomatisasi tidak dapat menggantikan semua proses yang dilakukan akuntan, dan bisnis masih sangat jauh dari dapat mengandalkan otomatisasi sepenuhnya untuk menangani semua layanan pembukuan. Namun, akuntan menemukan bahwa otomatisasi memberikan bantuan penting untuk bisnis mereka, mengurangi hambatan pertumbuhan secara keseluruhan dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam tugas sehari-hari mereka. Demikian jika Anda membutuhkan software atau alat otomasi untuk aktivitas accounting Anda, Anda membutuhkan software accounting yang sesuai dengan bisnis Anda. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp di 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

FITUR PENTING PENDUKUNG LANGKAH OPTIMASI PADA BISNIS ONLINE

Bisnis e-commerce telah mengalami pertumbuhan luar biasa selama COVID-19, yang diharapkan karena pengecer toko fisik kebanyakan harus tutup sementara untuk mencegah penyebaran pandemi. Kini barang-barang penting seperti bahan makanan dan produk rumah tangga juga semakin banyak dibeli secara online yang menunjukkan perubahan signifikan dalam perilaku pembeli, yang mungkin memiliki efek jangka panjang bahkan ketika pandemi telah berakhir.
E-commerce saat ini bukan lagi arena bermain yang didominasi oleh perusahaan teknologi. Pengecer tradisional juga perlu tahu bahwa mereka perlu memperluas jejak kaki mereka secara virtual atau berisiko bangkrut. Bisnis e-commerce yang sukses perlu memiliki perangkat lunak yang tepat untuk memastikan fleksibilitas dan profitabilitas. Salah satu solusi inti yang perlu dipertimbangkan oleh bisnis e-commerce untuk berinvestasi adalah perangkat lunak akuntansi. Dan dalam artikel ini akan kami tunjukkan beberapa fitur software accounting yang mampu meningkatkan profit bisnis e-commerce Anda.

1. Kepatuhan Pajak Penjualan
Fleksibilitas untuk menjual produk apa pun kepada siapa pun, di seluruh negeri atau internasional, hadir dengan salah satu tantangan terbesar yang harus dihadapi bisnis e-commerce. Kemungkinannya juga tidak menguntungkan Anda, meskipun Anda beroperasi sepenuhnya secara online, Anda tetap harus mematuhi pajak penjualan setempat. Undang-undang dan peraturan perpajakan itu rumit. Banyak solusi akuntansi menyertakan modul pajak penjualan. Namun, modul hanya menghitung berdasarkan data dan angka yang Anda masukan.
Oleh karena itu, jika Anda memutuskan untuk berinvestasi dalam sebuah solusi, memprioritaskan solusi yang dapat mengotomatiskan proses pajak penjualan dan mematuhi peraturan setempat akan menghemat banyak waktu.

2. Pemenuhan Pesanan
Konsumen berharap dapat menerima pesanan mereka dalam waktu sesingkat mungkin. Janji pengiriman pada hari yang sama (atau pengiriman dua jam) telah membebani bisnis e-commerce yang mencoba mengoptimalkan pemenuhan pesanan untuk menjaga pelanggan tetap puas.
Fungsi pemenuhan pesanan yang kuat dapat membantu Anda merampingkan penjualan, pembelian, dan manajemen inventaris. Fungsi ini juga perlu memungkinkan Anda untuk memperbarui buku besar dan tingkat inventaris Anda secara real-time, memungkinkan Anda untuk mendapatkan visibilitas penuh dari seluruh perjalanan produk Anda dari gudang ke pusat distribusi, dan akhirnya ke konsumen.
Apa yang berpotensi menjadi kendala untuk mengoptimalkan pemenuhan pesanan adalah beberapa saluran penjualan. Data dari saluran penjualan ini perlu mengalir kembali dengan bebas ke fungsi manajemen inventaris untuk memberi Anda gambaran lengkap tentang semua tingkat inventaris dan untuk mencegah bisnis Anda kehabisan stok.

3. Laporan Rinci
Laporan adalah tempat Anda mendapatkan wawasan tentang kinerja produk tertentu dan mengidentifikasi area yang membantu Anda memperoleh lebih banyak keuntungan. Mengumpulkan data secara manual dari berbagai sistem untuk membuat laporan penjualan dapat menghabiskan semua waktu Anda yang berharga. Perangkat lunak akuntansi yang mencakup alat pelaporan yang memungkinkan Anda menghasilkan berbagai laporan sesuai permintaan dapat menghemat waktu dan membantu Anda mengarahkan bisnis ke arah yang benar. Lebih penting lagi, laporan harus menampilkan metrik kinerja penting, seperti: jumlah pesanan, total pendapatan
nilai pesanan rata-rata, tingkat konversi pesanan, jumlah produk yang dibeli, jumlah gerobak yang ditinggalkan. Memiliki data yang terperinci, akurat, dan divisualisasikan memungkinkan Anda menyempurnakan penawaran produk untuk pelanggan yang tepat pada waktu yang tepat.

4. Integrasi Pihak Ketiga
Setidaknya, solusi akuntansi harus terintegrasi dengan baik dengan platform e-commerce Anda saat ini. Bergantung pada kebutuhan spesifik Anda, solusi akuntansi mungkin perlu diintegrasikan dengan alat dan aplikasi lain untuk mengotomatiskan tugas harian Anda dan untuk menjaga agar semua data mengalir dengan lancar dari satu sistem ke sistem lainnya.
Banyak penyedia perangkat lunak menawarkan integrasi dengan alat pihak ketiga yang umum digunakan oleh bisnis e-commerce, seperti Google Analytics, platform media sosial, CRM, dll. Integrasi ini secara otomatis memperbarui tingkat inventaris, pajak, pembayaran, pelaporan, dan lainnya.

Melakukan tugas akuntansi harian pada file spreadsheet sederhana mungkin cukup saat bisnis pertama kali dimulai. Namun, spreadsheet rawan kesalahan dan membuat sistem data terfragmentasi, yang membuat manajer tidak mungkin membuat keputusan yang berdampak. Sangat penting untuk mendapatkan angka yang akurat. Tidak ada yang lebih merugikan daripada akuntansi yang buruk, karena dapat menyebabkan kegagalan bisnis.
Dengan cara e-commerce dan perilaku konsumen modern berkembang saat ini, manajer dan pemilik bisnis perlu memiliki pemahaman yang mendalam tentang inventaris dan menjaga biaya transaksi luar negeri tetap rendah. Apalagi bisnis juga harus mematuhi pajak penjualan terbaru. Jika Anda membutuhkan informasi software Accounting dengan fitur seperti kami sebutkan diatas. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

Scroll to top