BERITA

Informasi terkini seputar Manajemen, Accounting, Sumber daya manusia, Ritel Management, Teknologi Informasi

TIPS KELOLA HUTANG DAGANG SECARA EFEKTIF

Untuk bisnis modern apa pun itu, mereka pasti setuju bahwa hutang dagang adalah salah satu tugas berisiko yang pernah ada. Lagi pula, setiap bisnis perlu membayar hutangnya, Anda tidak boleh melakukan kesalahan ini.
Mengelola faktur dengan segera dan akurat adalah kunci untuk menjaga hubungan baik dengan pemasok. Sistem hutang dagang yang baik juga memastikan Anda tidak memiliki kewajiban dalam pembukuan Anda terlalu lama.

Apa itu hutang dagang?
Sederhananya, hutang dagang terdiri dari semua hutang bisnis Anda kepada kreditor. Ini dapat menjalankan spektrum penuh hutang, mulai dari penagihan freelancer per bulan hingga agen penyewaan mobil yang membuat faktur untuk armada kerja Anda.
Biasanya, hutang dagang mengacu pada hutang jangka pendek, yaitu hal-hal yang Anda rencanakan untuk dilunasi dalam tahun ini, idealnya dalam tahun tersebut.
Hutang jangka panjang, seperti hipotek dan pinjaman lain yang membutuhkan waktu lebih dari dua belas bulan untuk dilunasi, biasanya dirinci sebagai kewajiban terpisah, dan tidak termasuk dalam hutang dagang.
Hutang dagang adalah kewajiban untuk bisnis. Ini membuatnya sangat penting untuk mengelola secara efektif dan bertanggung jawab, karena hal itu membantu menjaga kepercayaan pada kemampuan Anda untuk membayar hutang. Plus, itu adalah hal yang menghormati kreditor Anda. Mari kita luangkan waktu sejenak untuk membahas perbedaan utama: hutang dagang vs. piutang usaha. Ya, dalam artikel ini akan kami sampaikan beberapa cara untuk melakukan kelola hutang dagang.

1. Sederhanakan Proses Hutang Anda

  • Kurangi jumlah pemeriksaan berjalan; dua per bulan paling banyak.
  • Ketika staf akuntansi menyiapkan pemeriksaan berjalan, mereka harus menyiapkan cadangan faktur dan faktur disetujui oleh kepala departemen yang sesuai sebelum datang kepada Anda untuk ditandatangani.
  • Buat Hutang Usaha mengetahui plafon pengeluaran tunai untuk setiap pemeriksaan cek sehingga mereka kemudian dapat memilih faktur paling penting untuk dibayar.
  • Berdayakan staf Anda dengan keputusan yang akan membuat hidup Anda lebih mudah dan tidak berbahaya bagi mereka. Keputusan untuk melakukan pembayaran sebagian pada saldo yang lebih besar, atau menunda pembayaran kepada vendor yang memiliki toleransi lebih tinggi pada tanggal jatuh tempo adalah beberapa contohnya.

2. Gunakan Teknologi

  • Menganalisis dan mengurangi kesalahan seperti membayar jumlah yang salah, memasukkan nomor cek yang digunakan untuk membayar vendor secara tidak benar, dan membayar terlalu dini atau terlambat.
  • Pastikan modul hutang Anda diatur dengan benar sehingga transaksi mengalir dengan baik. Anda mungkin perlu menggunakan konsultan untuk memastikan perangkat lunak akuntansi dan modul hutang Anda dikonfigurasi dengan benar, atau Anda dapat menyebabkan lebih banyak masalah daripada yang Anda selesaikan.
  • Minta staf Hutang Dagang memasukkan persyaratan untuk setiap vendor di mana sistem dapat default, seperti Net 30, Net 60, dll. Persyaratan sering kali disediakan oleh vendor, dan biasanya dicetak di muka faktur mereka.
  • Jalankan laporan penuaan sehingga Anda tahu apa yang sedang dikerjakan. Anda mungkin memiliki pemeriksaan kecil yang dijalankan selama periode ini, tetapi mungkin akan ada pemeriksaan besar yang tidak Anda ketahui sampai melihat laporan ini.
  • Gunakan cek cetak laser, yang akan memperbarui sistem secara otomatis, menandai faktur mana yang telah dibayar dan dengan nomor cek apa.

3. Mengurangi Penipuan Hutang

  • Di mana pun uang tunai / cek ditangani (masuk atau keluar) dapat menjadi area berisiko tinggi untuk penipuan perusahaan.
  • Dalam Hutang Dagang, ini sering dilakukan dengan mendirikan “vendor palsu”. Seringkali vendor ini adalah perusahaan yang dimiliki oleh karyawan yang tidak jujur. Faktur untuk layanan yang tidak pernah diberikan dibuat, dan bisnis Anda membayar faktur ini, pada dasarnya membayar karyawan.
  • Menerapkan kebijakan & prosedur untuk memitigasi risiko. Dalam contoh di atas, setel parameter sistem sehingga orang yang memotong pemeriksaan tidak memiliki kemampuan untuk menyiapkan vendor baru.
  • Setiap vendor baru yang disiapkan harus meminta penjelasan kepada pemilik sebelum membuatnya.
  • Pemisahan tugas, persetujuan yang tepat oleh kepala departemen, dan pemeriksaan langsung akan membantu mengurangi risiko penipuan.

4. Persyaratan Vendor Dapat Dinegosiasikan

  • Biasanya faktur akan datang dengan Net 30, Net 60, 2% 10 Net 30, dll.
  • Terlepas dari persyaratan yang diberikan, Anda dapat menghubungi vendor Anda dan menegosiasikan persyaratan untuk perusahaan Anda sendiri.
  • Vendor akan sering memberikan diskon atau ketentuan khusus kepada pelanggan yang membeli dalam jumlah besar dan secara rutin.
  • Meskipun persyaratan normal tidak dapat diubah, jika Anda mengalami masalah dan harus membayar terlambat, sebaiknya hubungi dan diskusikan dengan vendor Anda daripada menghindarinya.

5. Mengurangi Dampak CFO pada Verifikasi & Penandatanganan

  • Biasanya CFO menandatangani cek tetapi seharusnya tidak memasang check run.
  • Hutang Dagang harus menjalankan penuaan, memilih faktur mana yang akan dibayar, mengumpulkan faktur, mencetak cek, dan memverifikasi bahwa semua faktur disetujui sebelum membawanya ke CFO.
  • CFO hanya memeriksa jumlah faktur dengan cek sebelum menandatangani.
  • Jika perusahaan Anda mengelola kas lebih aktif, beri tahu Hutang Usaha di awal tentang “anggaran” mereka. Mereka akan tahu yang terbaik vendor apa yang bisa menunggu sampai pemeriksaan berikutnya dijalankan.

Terlepas dari ukuran perusahaan Anda, Anda dapat mulai mengelola proses hutang dagang Anda secara lebih efektif untuk menghemat waktu, uang dan merampingkan proses Anda. Jika Anda ingin lebih mendalami tentang kelola account payable atau hutang dagang. Silahkan hubungi kami melalui email grodeu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami langsung melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

Tinggalkan Balasan

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Scroll to top
Selamat datang di Groedu software konsultasi
Send via WhatsApp