Kategori: Accounting

BAGAIMANA MENGHADAPI PENILAIAN RISIKO YANG TEPAT PADA PIUTANG?

 

Dua elemen paling penting untuk kesehatan bisnis Anda adalah pelanggan Anda, dan arus kas Anda. Ketika salah satu atau keduanya keluar jalur, bisnis Anda berisiko. Penilaian risiko menyeluruh atas portofolio piutang Anda secara berkala – setidaknya setiap tahun dan kemudian dalam kasus situasi pasar yang tidak biasa, misalnya, pandemi – dapat menyelamatkan bisnis Anda, baik dari segi kesehatan keuangan dan mempertahankan hubungan pelanggan yang kuat. Lalu ada enam komponen inti untuk penilaian risiko.

1. Melakukan penilaian kredit nasabah lebih dari satu kali.
Biasanya ini adalah bagian dari proses orientasi dengan pelanggan – penilaian kredit di mana Anda mengevaluasi kesehatan dan kesejahteraan bisnis dan situasi keuangan pelanggan Anda sehingga Anda dapat menentukan persyaratan kredit yang akan Anda perpanjang. Tetapi melakukan ini di awal hubungan hanyalah langkah pertama. Melakukan tinjauan rutin – setidaknya setiap tahun – tentang status keuangan dan kelayakan kredit pelanggan Anda melindungi bisnis Anda dan hubungan Anda dengan pelanggan Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengatasi potensi keretakan keuangan yang mungkin mereka hadapi dan terlebih dahulu menegosiasikan perubahan yang membuat kedua belah pihak senang.

2. Tinjau laporan Piutang Penuaan Anda.
Laporan ini menunjukkan kepada Anda faktur pelanggan yang belum dibayar dan memo kredit yang belum diproses berdasarkan jumlah hari jatuh tempo faktur tertentu. Ini adalah cara sederhana untuk melacak faktur yang terlambat dan menentukan seberapa baik fungsi kredit dan penagihan Anda bekerja.
Jika laporan Anda mulai mencerminkan tren penurunan, mungkin sudah saatnya untuk menyelidiki penyebab keterlambatan pembayaran sebelum masalah pelanggan Anda diterjemahkan menjadi masalah arus kas yang serius bagi bisnis Anda. Mempertahankan kontak rutin dengan pelanggan Anda dan memiliki proses pengumpulan yang jelas dan terdokumentasi akan membantu Anda memantau tren tersebut dengan cermat. Selain itu, penting untuk memahami perbedaan antara praktik pembayaran standar industri dan tanda peringatan dini bahwa pelanggan Anda mengalami tekanan keuangan. Berfokus pada penyimpangan dari pola pembayaran tipikal adalah kuncinya.

3. Tentukan proses Anda untuk menangani tren pembayaran yang ‘memburuk’.
Anda memiliki proses penagihan yang berjalan standar untuk setiap faktur, tetapi bagaimana Anda menangani pelanggan yang stabil hingga Covid-19 melanda, dan sekarang jauh di belakang? Bergantung pada pelanggan, riwayat yang Anda tetapkan, dan tingkat risiko default pembayaran yang dirasakan, Anda dapat menahan kredit setelah laporan penuaan mencapai ambang tertentu atau meminta tim penagihan internal Anda memfasilitasi panggilan dengan pelanggan. Jika langkah-langkah tersebut tidak menyelesaikan masalah, Anda memerlukan rencana eskalasi yang mencakup pemberitahuan tertulis dan kemungkinan tindakan hukum. Kunci untuk mengelola ini adalah memiliki komunikasi yang konsisten dengan pelanggan Anda dan proses yang jelas untuk menangani perubahan pola pembayaran mereka yang meminimalkan risiko terhadap bisnis dan arus kas Anda.

4. Pertimbangkan biaya untuk bisnis Anda.
Bagian dari strategi penilaian risiko Anda harus mencakup pemahaman tentang biaya tersembunyi yang terkait dengan manajemen risiko. Meskipun nilai sebenarnya dari faktur yang lewat jatuh tempo sudah jelas, hitunglah dampak keuangan bagi bisnis Anda untuk biaya lunak, seperti orientasi dan pelatihan, biaya hukum, dan perangkat lunak baru untuk membantu proses penagihan. Jika Anda harus meningkatkan upaya penagihan terhadap pembayaran yang memburuk, dan berpotensi meningkatkan proses penilaian kredit Anda di muka (sebelum pelanggan memperpanjang kredit), semua biaya ini berdampak pada bisnis dan keuntungan Anda.

5. Pahami industri pelanggan Anda.
Semakin banyak yang Anda ketahui tentang industri pelanggan Anda, semakin baik Anda dapat membentuk proses kredit-ke-tunai Anda sendiri untuk memastikan kesuksesan bagi Anda berdua. Misalnya, jika pelanggan Anda melakukan pengiriman, ketahui proses dan biaya pengiriman mereka. Jika mereka di bidang manufaktur, apa siklus produksi dan persediaan mereka? Apa pertimbangan peraturan dan kepatuhan yang harus mereka penuhi yang dapat memengaruhi cara mereka mengelola bisnis dan keuangan mereka? Pemahaman Anda yang lebih dalam tentang praktik bisnis dan persyaratan industri mereka berarti Anda dapat menyesuaikan bisnis Anda untuk mendukung kebutuhan mereka dengan cara yang masih menguntungkan bagi Anda. Dan itu membangun kepercayaan dengan pelanggan Anda karena mereka tahu bahwa mereka bekerja dengan mitra yang “mendapatkan” mereka dan bisnis mereka.
Ini juga dapat mengarah pada hubungan pelanggan yang lebih erat jika Anda menggunakan kesempatan untuk menghabiskan waktu bersama pelanggan Anda. Interaksi pribadi dapat meningkatkan pemahaman tentang strategi perusahaan dan pandangan masa depan, dan pada akhirnya mendorong peningkatan dukungan kredit. Pengembangan hubungan pribadi sering kali menciptakan tingkat kenyamanan dan kepercayaan yang lebih tinggi dengan tim manajemen pelanggan dan kemampuan mereka untuk mengelola kewajiban secara efektif. Pendekatan ini juga memberi Anda kesempatan untuk mewaspadai beberapa tanda yang lebih lembut dari masalah keuangan yang akan datang, seperti keputusan manajemen yang dipertanyakan, pergantian yang tinggi di antara manajemen senior dan masalah dengan suksesi.

6. Tingkatkan keterampilan tim koleksi Anda.
Percakapan koleksi sulit pada hari yang baik. Memastikan tim Anda tidak hanya memiliki proses yang terdokumentasi dan jelas untuk diikuti, tetapi pelatihan dan dukungan untuk mengelola tugas dan percakapan mereka dengan cara yang positif dan mendukung, adalah kunci untuk mempertahankan loyalitas pelanggan yang kuat. Sebuah tim yang jelas dalam proses dan pengambilan keputusan mereka, yang diberdayakan untuk bertindak tegas, dan yang memiliki pelatihan keterampilan yang tepat akan efektif dalam memastikan arus kas Anda stabil dan pelanggan Anda senang.
Penilaian risiko bukanlah aktivitas satu kali, atau aktivitas tunggal. Bahkan ketika fokus Anda adalah pada piutang, itu memerlukan perhatian dan kolaborasi manajemen dan beberapa departemen untuk memastikan Anda menilai risiko bisnis Anda secara efektif, mendukung hubungan pelanggan Anda dan mengelola arus kas.

CARA MUDAH DAN SUKSES MEMBUAT ESTIMASI UNTUK PROYEK ANDA

Proyek apa pun dapat dimulai dengan baik, dan dengan cepat menjadi sulit jika harapan yang tepat belum ditetapkan. Anda mungkin tiba-tiba menyadari bahwa Anda melakukan lebih dari apa yang telah disepakati. Scope creep itu nyata (belum lagi mahal untuk Anda). Dan jika semua orang tidak berada di halaman yang sama sejak hari pertama, Anda akan kehilangan banyak waktu dan Anda mungkin berharap dapat menetapkan persyaratan yang lebih baik.
Untuk membantu memastikan keberhasilan proyek, software yang mampu membantu Anda membuat estimasi memungkinkan Anda dengan mudah membuat cakupan pekerjaan yang terperinci, mengelola ekspektasi, dan mendorong komunikasi yang lebih baik dengan klien Anda di seluruh proyek Anda.

Mengapa Saya Harus Menggunakan Perkiraan?
Perkiraan dan Proposal (yang merupakan Estimasi yang lebih rinci) adalah dokumen pertama yang berguna untuk disusun sebelum Anda memulai proyek apa pun. Karena mereka merinci biaya, layanan, jadwal dan hasil, Estimasi adalah dokumen panduan untuk membangun rencana dan jadwal.

Apa yang Harus Anda Sertakan dalam Perkiraan Anda?
Berikut adalah 7 komponen yang akan mendorong klien untuk menyetujui Estimasi lebih cepat dan mengelola ekspektasi di setiap tahap proyek:
• Pelayanan yang disediakan
• Ruang lingkup proyek
• Biaya
• Pengecualian
• Garis waktu
• Tanggal penyelesaian
• Persyaratan yang diperlukan untuk proyek

Bagaimana Estimasi Dapat Membantu Anda?
Berikut adalah 4 manfaat yang akan membantu Perkiraan Anda diterima lebih cepat dan memaksimalkan efisiensi proyek.

1. LIHAT STATUS ESTIMASI
Segera setelah Anda mengirim, Anda dapat melihat apakah klien Anda telah melihatnya. Mampu melihat status Perkiraan Anda (draf, dikirim, dilihat, atau ditagih) memungkinkan Anda mengetahui apakah Anda perlu menindaklanjuti dengan klien.

2. DAPATKAN PERKIRAAN ANDA LEBIH CEPAT DISETUJUI DENGAN OTOMASI
Setelah dikirim, klien Anda menerima email dengan tautan ke Perkiraan di mana mereka dapat dengan mudah menerimanya dengan mengklik tombol Terima.

3. KOLABORASI MELALUI DISKUSI BUILT-IN
Pada setiap Estimasi, Anda dapat menambahkan komentar yang memungkinkan diskusi internal. Saat Anda berkomentar, klien Anda akan diberi tahu melalui email. Mereka kemudian dapat melihat komentar atau membuat komentar mereka sendiri. Fitur ini menggerakkan proyek Anda melalui pipeline lebih cepat, dengan memungkinkan Anda untuk melibatkan klien Anda dan langsung menjawab pertanyaan apa pun.

4. MUDAH MENGUBAH ESTIMASI MENJADI FAKTUR
Anda dapat mengonversi Estimasi yang diterima menjadi Faktur langsung dari Estimasi.

SIKLUS AKUNTANSI UNTUK BISNIS KECIL ANDA

Siklus akuntansi adalah beberapa langkah yang dilaksanakan selama periode akuntansi. Proses ini diterapkan untuk mengelola transaksi keuangan perusahaan.

Langkah pertama adalah menyiapkan sistem akuntansi. Pada akhir siklus akuntansi, pembukuan sekarang siap untuk ditutup. Mengembangkan bagan akun adalah bagian dari menyiapkan sistem akuntansi. Di sinilah perusahaan menyimpan data keuangannya. Dokumen sumber ini di akun mana pun adalah bukti bahwa suatu transaksi telah terjadi, dan harus dicatat sebagai entri dengan cepat. Contohnya termasuk pesanan pembelian, faktur, dan cek yang dibatalkan. Entri dibuat untuk membuat catatan formal. Saat Anda menggunakan akuntansi ganda, dua entri dibuat. Debit dan kredit dimasukkan untuk transaksi. Sebuah buku besar juga harus dibangun untuk usaha kecil. Ini adalah catatan akuntansi utama.

Langkah selanjutnya adalah menyiapkan neraca saldo. Hal ini dicapai dengan menjumlahkan semua kredit dan debit dari periode di mana mereka terjadi. Jurnal penyesuaian mencakup hal-hal seperti depresiasi, pendapatan yang masih harus dibayar, biaya dibayar di muka, dan biaya yang masih harus dibayar. Semua item ini berdampak pada saldo bulanan.

Mempersiapkan laporan keuangan adalah langkah terakhir dari siklus akuntansi. Semua informasi dari buku besar dan jurnal akuntansi ini digunakan untuk mengembangkan laporan laba rugi, laporan arus kas, dan laporan laba ditahan.
Ayat jurnal penutup juga merupakan bagian dari siklus akuntansi. Entri penutup datang pada akhir siklus akuntansi. Mereka digunakan untuk menetapkan saldo akun sementara untuk laporan berikutnya. Ini termasuk kewajiban dan biaya.

Mengembangkan dan mempersiapkan sistem akuntansi seseorang adalah kompleks. Ini juga memakan waktu dan usaha besar untuk bisnis apa pun, terutama bisnis kecil. Itu selalu bijaksana untuk menggunakan CPA atau mengalihdayakan perusahaan jasa akuntansi. Jangan takut dengan biaya juga. Perusahaan akuntansi outsourcing menawarkan banyak paket yang dapat Anda pilih. Anda harus dapat menemukan paket yang sesuai dengan anggaran dan tujuan perusahaan Anda.

Memiliki sistem akuntansi yang baik adalah sumber kehidupan bisnis Anda. Dengan catatan yang baik, Anda akan dapat membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
Kantor akuntan outsourcing akan dapat beradaptasi dengan kebutuhan akuntansi unik perusahaan Anda. Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada bisnis Anda. Beban menjaga buku akan dihilangkan dari tugas sehari-hari Anda. Biarkan firma akuntansi outsourcing merampingkan proses untuk Anda. Mereka memiliki banyak keahlian dan teknologi perangkat lunak terbaik. Dengan bantuan kantor akuntan outsourcing, Anda memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada aspek yang menghasilkan pendapatan dari perusahaan Anda. Selain itu, kantor akuntan outsourcing akan membantu Anda mengurangi kewajiban pajak Anda. Tidak ada yang lebih baik dari itu.

Tidak dapat diremehkan betapa pentingnya bagi perusahaan untuk memiliki catatan keuangan yang akurat dan terperinci, dan siklus akuntansi adalah bagian besar dari semuanya untuk bisnis kecil mana pun. Intinya untuk bisnis apa pun adalah menghasilkan pendapatan dan menghasilkan keuntungan. Dengan sistem akuntansi yang baik, bisnis Anda akan menuju kesuksesan. Anda membutuhkan jasa atau software akuntansi? Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

KENALI 4 KESALAHAN DALAM MANAJEMEN ARUS KAS

Terkadang pemilik bisnis sering menghabiskan banyak waktu dengan berbagai operasi sehari-hari dan memiliki sedikit waktu tersisa untuk melakukan manajemen arus kas atau mencari tahu tentang keuangan perusahaan. Manajemen arus kas yang salah dapat menyebabkan kegagalan total untuk bisnis.
Kegagalan untuk memantau dan mengelola arus kas dapat mengekspos bisnis ke berbagai risiko. Jika sebuah perusahaan terus-menerus menghabiskan lebih dari yang dihasilkannya, ia memiliki masalah arus kas. Ini dapat menyebabkan Anda kehilangan peluang bagus untuk mengembangkan bisnis Anda. Hal ini terjadi karena perusahaan tidak dapat berkembang jika sumber daya tidak mencukupi. Tidak ada gunanya meningkatkan penjualan jika Anda tidak memiliki personel atau sumber daya untuk memenuhi pesanan tambahan. Berikut ini adalah beberapa kesalahan umum yang harus dihindari perusahaan dalam mengelola kas perusahaan:

Kesalahan 1: Tidak memantau arus kas
Manajemen keuangan perusahaan yang baik melibatkan pengelolaan rekening bank perusahaan, pemeriksaan bulanan atas laporan laba rugi, dan mengawasi kewajiban pajak. Berkat angka arus kas, bisnis tahu bagaimana kinerja mereka secara finansial, memungkinkan pengambilan keputusan yang berkualitas.
Ketidaktahuan tentang pendapatan dan pengeluaran di masa depan adalah kegiatan yang berisiko dan dapat merugikan secara ekonomi. Jika Anda tidak memantau keuangan, bisnis Anda tidak dapat mengelolanya dan mempersiapkan masa depan. Oleh karena itu, langkah pertama yang harus dilakukan adalah mendapatkan gambaran pendapatan dan pengeluaran. Salah satu tujuannya adalah untuk mengidentifikasi dan menghilangkan faktor-faktor yang dapat menyebabkan pemborosan dalam keuangan bisnis.

Kesalahan 2: Tidak memiliki prospek jangka panjang
Memiliki gagasan yang baik tentang pendapatan dan pengeluaran masa lalu dan saat ini adalah titik awal yang baik. Untuk mengelola keuangan perusahaan Anda secara efektif, Anda perlu mengantisipasi kekurangan dana sebelum muncul situasi. Upaya dan waktu yang dihabiskan untuk merencanakan dan mengoperasikan arus kas jauh lebih berharga.
Berkat rencana arus kas yang baik, perusahaan dapat lebih mudah memantau pembayaran tagihan yang diterima dan kewajiban lain yang dimiliki perusahaan saat harus dibayar. Selain itu juga dapat lebih efektif dalam merencanakan pengembangan perusahaan dan menghindari kekurangan dana. Informasi tentang arus kas yang memadai juga diperlukan saat membayar kredit dan memenuhi persyaratan bank.

Kesalahan 3: Mengabaikan pembayaran yang terlambat
Keterlambatan resi untuk faktur dapat menyebabkan masalah bagi bisnis. Kenyataannya, ketika pelanggan menunda pembayaran, Anda akan kesulitan membayar vendor. Perhatikan bahwa untuk memiliki posisi arus kas yang menguntungkan, bisnis harus memiliki jumlah kas yang lebih signifikan daripada yang keluar. Tetapi jika pelanggan tidak membayar tepat waktu, arus kas keluar akan lebih besar daripada arus kas masuk karena mereka tidak memiliki cukup uang.
Ketidakmampuan untuk membayar semua pengeluaran juga dapat menyebabkan efek domino. Salah satunya adalah Anda akan kesulitan memenuhi semua pesanan karena tidak memiliki dana untuk membeli bahan. Hal ini mengakibatkan Anda tidak dapat membayar gaji, sewa, dan hal-hal lain yang dibutuhkan perusahaan untuk operasi sehari-hari. Karena ini terus berlanjut, mungkin tidak ada pilihan selain menggunakan uang pribadi atau uang yang dicadangkan untuk ekspansi bisnis di masa depan untuk menutupi kekurangan tersebut.

Kesalahan 4: Tidak menggunakan alat yang tepat untuk manajemen arus kas
Perencanaan arus kas yang andal adalah sumber keunggulan kompetitif. Terkadang bisnis belum memanfaatkan satu platform terpusat yang dapat bekerja secara efektif dan menyederhanakan perencanaan arus kas. Dengan bantuan solusi otomatis, banyak hal dalam operasi perusahaan dapat berjalan lebih efisien, mulai dari pembuatan faktur, berbagi dokumen dengan rekan kerja, dan meningkatkan kinerja aktivitas perusahaan secara keseluruhan.
Sistem informasi yang baik akan membantu Anda dalam menjalankan bisnis Anda. Perencanaan arus kas dan perangkat lunak manajemen yang benar memudahkan untuk bekerja dengan perencanaan varian. Mereka dapat mencatat penjualan potensial sesuai dengan kemungkinan penerapannya, termasuk tenggat waktu dan syarat pembayaran, berdasarkan riwayat pembayaran mereka.

Menggunakan perangkat lunak akuntansi khusus untuk membantu Anda menyusun arus kas terperinci. Sistem berbasis cloud memungkinkan Anda dan tim Anda untuk mengumpulkannya secara real-time. Banyak bisnis yang mulai untung dan kemudian berakhir bangkrut karena jumlah kas yang masuk tidak sebanding dengan kas yang keluar. Perusahaan yang tidak mempraktikkan manajemen kas yang baik mungkin tidak dapat melakukan investasi yang menguntungkan. Anda berminat untuk mendapat software accounting yang terintegrasi dan berbasis cloud untuk merampingkan proses bisnis Anda? Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung mnghubungi kami melalui nomro whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.

Scroll to top